Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Информационные технологии в управлении бизнесом и производством).pdf

- Business Studio (ГК «Современные технологии управления»). Более популярная российская разработка из семейства изучаемого ПО. Пожалуй (на наш личный взор), успешно совмещает (как это может быть) некоторые более полезные возможности BPwin и ARIS, кое-чем напоминая по своему решению iGrafx (но не по стоимости). Если для заказчика принципиально соотношение стоимость/возможности, наверняка, это лучший выбор для российских компаний. Имеет один недочет, в связи с тем, что чрезвычайно плотно интегрирована с MS Office (Word, Excel, Visio), а поэтому все шероховатости этих решений автоматически переносятся и на Business Studio.

Обычно, заказчик не учитывает того, что было указано выше. Чрезвычайно нередко его ведет мысль о том, что нужно обрисовать процессы, не выстраданная им, а «свалившаяся» на него снаружи:

- Из умной книжки (ведь «еще Портер писал что-то про это, а у нас этого нет!») либо во время обучения, к примеру, на ставшей на данный момент престижной степени МВА;

- От ИТ директора либо продавцов дорогих информационных систем («эта программа точно решит все трудности, поглядите на список удачных компаний, которые ее используют, в этом есть награда программы, но для ее внедрения нужно обрисовать процессы»);

- От молодого и энергичного зама, который тоже ее где-то услышал и успешно «продал программку для бизнес-действий» собственному шефу, не донеся самых основных ее нюансов.

В этом случае, итоговая задачка звучит как-то так: «нам нужно обрисовать наши бизнес-процессы, давайте находить спеца по описанию и оптимизации бизнес-процессов». Если начать интересоваться, а зачем, то ответы, вероятнее всего, будут логически чрезвычайно не связанными с итоговой задачей. А далее вероятны два принципно различных варианта.

В первом исполнитель без излишних вопросов, которые нервируют заказчика, добросовестно приступает к описанию процессов. Всех, либо тех какие ему предложат: «давайте начнем с процесса выставления подрядным организациям и возврата подтверждающих документов, об этом чрезвычайно просит бухгалтерия». Обычно, при всем этом употребляются знакомые и простые нотации описания процедур (либо кросс-чарт, либо EPC). Работа идет чрезвычайно споро, без излишних вопросов (описываем, что произнесут либо как есть). Однако в итоге итог выходит незамудреным. Как говорят спецы ИТ: «при попытке заавтоматизировать бардак — выходит автоматический бардак», с процессами выходит еще ужаснее — бардак в квадрате. Описанные процессы, которые описаны конкретно так, как это случается в жизни, и на бумаге трудны и запутанны. Последующим шагом исполнитель может попробовать что-или улучшить (как досадно бы это не звучало, называют это звучно — улучшить). Однако при этом он, обычно, учитывает точку зрения ограниченного круга лиц, не учитывает всех вероятных связей с другими процессами, особенностей корпоративной культуры, и потому, по сути, не улучшает ничего. Однако при этом израсходовано существенное число времени и ресурсов. После чего, вероятнее всего, заказчиком принимается решение, что описание действий не помогло.

2-ой вариант, обычно, встречается еще пореже. Исполнитель начинает задавать вопросы: а зачем нужно обрисовывать, а что охото получить в итоге, а как это соединено товарищ с другом причинно-следственными связями, а каковы аспекты оптимизации. И вот здесь, вероятнее всего, «верный» исполнитель может получить суровый негатив от своего заказчика. И не только поэтому, что у него просто нет ответов на его вопросы, а потому, что задачка, которую продвигает заказчик, «висит» в воздухе, не опираясь на реальную причинно-следственную цепочку задач.

Вдруг просто начинает выясняться ряд особенных деталей, которые, по сути, неприятны заказчику:

- В компании нельзя обрисовать процессы «как есть» (а это является теоремой для компаний, в первый раз задумавшихся об описании действий) просто поэтому, что их в компании часто нет. Деятельность производится, делая упор на опыт служащих (а он у всех различный), решения по задачам принимаются ситуационно (и, как следствие этого, они тоже не одинаковы в разных вариантах). Даже часто совершаемые процессы — и те в компании совершаются не так, как думает управление, а так, как комфортно исполнителям (часто, совершенно не так, как об этом думают главы). Потому нужно не описывать, а создавать ряд процессов, как циклической, стандартизированной деятельности;

- При описании процессов выясняется, что имеющийся бизнес не оптимален по своей сущности (к примеру, нет мотивированных характеристик, часть нужной деятельности не выполняется, а часть производится неоптимальным методом, неправильная система мотивации, отсутствует грамотный учет издержек)

- Бизнес значительно подвержен наружным и/либо внутренним рискам;

- При описании бизнес-процессов потребуется провести значительные перемены в модели бизнеса (к примеру, в зонах ответственности, которые выполняются задачках, отношениях меж подразделениями и людьми, системе мотивации).

Кроме того, вдруг может выясниться, что в случае, если описанные процессы несколько видоизменены и не отражают точно существующую действительность (а это будет, вероятнее всего, конкретно так, если исполнитель не решит неприкрыто «схалтурить»), то нужен очередной проект: по внедрению модифицированных действий в практику внедрения их в компании заказчика. А этот проект востребует еще огромных сил для того, чтоб на самом деле поменять то, как люди в компании работают: с привычного, устоявшегося уклада, на новый — необыкновенный, выдуманный не ими.

Столкнувшись со всеми описанными выше вопросами, когда необходимо не просто обрисовать процессы — нужно поменять значительную часть бизнеса, случается, что не у каждого заказчика располагается внутренний мотив для этого. В этом случае, для исполнителя принципиально будет поначалу найти конкретно его — данный несчастный мотив. В противном случае работа по описанию действий может просто не начаться. Отлично это либо плохо? Если не искать «вселенской правды», то, наверняка, отлично, при этом для обеих сторон:

- Несостоявшийся заказчик не потратил времени и средств в погоне за миражом. Кроме того, к моменту, когда он, может быть, созреет в понимании того, для чего ему на самом деле необходимо описание бизнес-процессов, у него не будет прошедшего негативного опыта, который может тянуть его камнем на дно, не давая запустить ту работу, которая может принести ему пользу;

- Несостоявшийся исполнитель не получит средств за работу, но при этом он не получит и заведомо проблемный проект, который не отнимет значительную часть его жизни, нервишек, репутации, а позволит заняться ему чем-то более полезным. А несостоявшееся взаимодействие станет вероятным, когда несостоявшийся заказчик созреет для выполнения работ.

Однако, естественно, это быстрее удовлетворительное решение, минимизирующее сиюминутные опасности, но не приносит никому выигрышей на более продолжительном горизонте. Более удачное решение просит несколько большего, чем умение обрисовывать бизнес-процессы. В любом случае, описание бизнес-процессов — это задачка, требующая не только опыта и знаний от непосредственного исполнителя, но и знаний, готовности и желания пройти данный сложный путь от заказчика.

Как можно не совершать описанные ошибки? Все просто. Необходимо так не поступать. Ниже приведен перечень задач, которые стоит решить, до того как будут выделены главные средства (ресурсы) и приобретено особое ПО, покажутся новые люди и нарисуют 1-ые «квадратики», напишут 1-ые строчки порядков. Потому что это лишь самое начало вероятного проекта по изменениям, то никто нам не мешает израсходовать мало выше, чем это принято, времени, и подумать о том, что и как компания желает получить и сколько она готова заплатить.

Для этого стоит, по меньшей мере, сделать последующее:

- Найти какие конкретно бизнес-задачки (бизнес-характеристики) бизнес желает сделать лучше. Для этого, есть вероятность, необходимо будет переосмыслить видение бизнеса;

- Найти аспекты оптимизации для бизнес-действий: что компания желает в них сделать лучше и насколько сделать лучше. Принципиальным моментов в этой задачке будет осмысление очевидных ограничений — что в организации точно недопустимо, а что точно поменять нельзя;

- Найти программку действий по достижению поставленных задач, которая может включать в себя описание бизнес-процессов, а может и не включать. Непременно детально проработать в программе деяния по переходу на новые процессы;

- Избрать достаточный для избранной программы действий и поставленных задач нужный набор инструментов, которое наилучшим образом соответствует поставленным целям;

- Лишь после того, как описанная в первых пунктах работа совершена, выискать достойных исполнителей для намеченной цели.

Как видно из списка приведенных задач, для зачинателя изменений на первом шаге необходим быстрее даже не технический спец по описанию, а бизнес-соперник, в какой-томере «адвокат дьявола», может быть даже, не постоянный работник компании. Тот человек, который сумеет задать правильные вопросы, кое-где возразить и поспорить с заказчиком, но позволит ему посмотреть на компанию и его задачку со стороны, поможет заказчику недопустить обрисованных в статье неправильных решений в его движении к улучшению.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА БИЗНЕС – ПРОЦЕССОВ ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «ЯСЕНЬ»

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия

ЗАО «ЯСЕНЬ» было зарегистрировано 31 августа 2010 года и специализируется в области технического обслуживания, ремонта офисных машин и вычислительной техники.

ЗАО «ЯСЕНЬ» занимается комплексным информационно-техническим обеспечением как предприятий, так и отдельных физических лиц.

Работы по техническому обслуживанию вычислительной техники предусматривают решение следующих задач:

- проведение диагностики компьютера, установка или переустановка операционной системы, драйверов и комплекта программного обеспечения;

- восстановление рабочего состояния операционной системы и очистка от вирусов;

- профилактика системного блока компьютера или ноутбука с очисткой контактов памяти, охлаждающих устройств, вентиляторов, замена термопасты процессора и удаление загрязнений с помощью специальных средств;

- ремонт блоков питания, сетевых адаптеров, материнской платы;

- модернизация персонального компьютера или ноутбука;

- восстановление BIOS в стационарном компьютере или ноутбуке;

- ремонт блоков бесперебойного питания, принтеров, многофункциональных устройств, Web-камер и прочего периферийного оборудования.

Также ЗАО «ЯСЕНЬ» выполняет работы по ремонту лазерных принтеров, копировальных аппаратов. При проведении ремонтных работ выполняются работы по осмотру техники, тестированию, проверке работоспособности, чистки без разборки.

Организационно-штатная структура ЗАО «ЯСЕНЬ» приведена в приложении 1.

Как видно из приложения, управляет ЗАО «ЯСЕНЬ» генеральный директор, в подчинении у которого находится главный бухгалтер, начальник службы обеспечения, инженер отдела кадров и начальник службы технического обслуживания.

Главный бухгалтер управляет бухгалтерией, которая занимается ведением бухгалтерского и налогового учета, управлением финансовыми ресурсами и планированием деятельности предприятия.

Служба обеспечения включает отдел закупок материалов для ремонта компьютерной и периферийной техники, приема заявок от клиентов и отдел маркетинга, который занимается стимулированием сбыта оказания услуг.

Инженер отдела кадров выполняет функции по управлению персоналом, учета кадров и разработки системы стимулирования сотрудников предприятия.

Важное значение в деятельности предприятия занимает служба технического обслуживания, выполняющая ремонтные, испытательные работы.

Среди клиентов ЗАО «ЯСЕНЬ» пользуется спросом программа для удаленного сетевого управления «Web Smart Device Monitor», схема которой приведена на рисунке 2.

Рисунок 8 – Схема удаленного мониторинга копировальной техники и печатающих устройств с помощью программы «Web Smart Device Monitor»

Программа для удаленного сетевого управления «Web Smart Device Monitor» позволяет вести мониторинг и контроль сетевых многофункциональных устройств, принтеров, сканеров и других устройств.

Данное программное решение позволяет автоматизировать процессы поиска печатных устройств, управления группами пользователей в локальной вычислительной сети и в удаленном режиме обновлять микропрограммы и пакетное конфигурирование.

За работоспособность компьютерной сети, программного обеспечения на предприятии отвечает отдел информационных технологий.

Отдел информационных технологий ЗАО «ЯСЕНЬ» выполняет следующие задачи:

- подготовку рекомендаций по рациональному использованию компьютерной техники, справочно-информационных и аналитических материалов;

- участие в составлении методических пособий, инструкций, нормативных документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;