Файл: Функции менеджмента (Теоретические основы современного менеджмента).pdf

• • 1. Планирование

Любая организация ставит перед собой цели, от достижения которых зависит ее существование, и стремится к их реализации.

Планирование – это процесс, результатом которого является четкая формулировка целей и определение средств и методов, при помощи которых поставленные цели могут быть достигнуты в условиях действия ограничений по ресурсам и времени.

В процессе планирования менеджмент компании решает сразу несколько важных задач:

1. Обоснование деятельности организации.

2. Обеспечение целенаправленного развития организации в целом и отдельных структурных подразделений в частности. Как правило, менеджеры ставят такие цели, которые обеспечивают улучшение экономических характеристик и имиджа компании, укрепление ее конкурентной позиции, а значит – обеспечивают ее целенаправленное развитие.

3. Мотивация трудовой активности персонала. Составляя планы, менеджеры указывают, за какой этап работы отвечает каждый сотрудник организации, к какому времени и с каким качеством он должен выполнить свои задачи и отчитаться перед руководством. Все это оказывает сильное мотивирующее воздействие на персонал организации. Чем точнее сотрудники понимают цели своей работы, свои права и обязанности, тем более они заинтересованы в эффективном и производительном труде.

4. Основание для принятия управленческих решений. В эффективной организации большая часть решений заготовлена заранее. Это рационально, т.к. при наступлении определенного времени сотрудники уже знают, что и как им нужно делать.

5. Создание критериев для оценки и контроля результатов деятельности. Эта задача указывает на связь планирования с функцией контроля. Менеджеры могут правильно контролировать работу организации только в том случае, если им известны критерии (иначе говоря – стандарты и нормы), описывающие желаемый результат. Хорошо составленный план содержит такие критерии и нормы, а значит – является основанием для эффективного контроля.

6. Информационное обеспечение процессов управления. Планы составляются на различные периоды времени, они относятся к работе всей компании в целом и ее подразделений и даже отдельных сотрудников. Они охватывают все сферы деятельности организации, содержат в себе информацию обо всех имеющихся и будущих ресурсах. Все это позволяет рассматривать систему планов компании как своеобразную «базу данных» обо всех аспектах деятельности организации в каждый период времени. Такая база данных помогает менеджерам лучше понимать происходящие в организации события и прогнозировать их развитие.

---

Прогнозирование – это процесс предугадывания развития событий до их наступления. Без прогнозов невозможно составить качественный и реалистичный план работы. Ведь при составлении некоторых планов менеджерам часто приходится опираться не на имеющуюся у них (фактическую) информацию о произошедших (или происходящих) событиях, а на предположения о возможности таких событий в будущем. Для этого руководителям приходится использовать различные методы получения прогнозных оценок.

Прогнозные оценки необходимы для того, чтобы правильно выбрать стратегические цели развития организации. Как правило, прежде чем сформулировать стратегические цели, менеджмент проводит анализ состояния своей компании и ее внешнего окружения. Такой анализ часто называют SWOT-анализом (Рис. 4).

Рис. 4 SWOT анализ^[7]

SWOT-анализ – это выявление сильных и слабых сторон организации, а также внешних угроз и возможностей, влияющих на ее деятельность.

Планы организации можно разделить на несколько уровней Рис. 5.

Рис. 5 Уровни планирования

Первоначально формулируется миссия компании. На ее основе разрабатывается стратегический план развития компании. Затем формируются тактические планы, а на их основе – оперативные (текущие планы).

Миссией организации принято называть представление менеджмента компании о ее предназначении, уникальности, социальной значимости и ценностях.

Миссия указывает на смысл существования организации, ее предназначение, ценности, принципы работы и уникальность.

Стратегические планы относятся ко всей организации в целом и рассчитаны на воплощение в долгосрочной перспективе – пять или более лет. Задачей стратегического планирования является обеспечение изменений внутри организации для ее адекватной реакции на изменения, происходящие во внешней среде.

Некоторые компании могут ставить стратегические цели на более отдаленные периоды времени (например, на десять и более лет). Однако в неблагоприятных экономических условиях период стратегического планирования может уменьшаться до одного-двух лет.

В тактических планах указываются действия конкретных подразделений организации, обеспечивающие достижение стратегических целей. Тактические планы обычно рассчитаны на срок до 1 года. Успешное последовательное исполнение нескольких тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании.

---

В оперативных (текущих) планах определяются цели конкретных отделов и даже отдельных сотрудников организации на ближайшее полугодие или квартал (три месяца) с детализацией по месяцам и даже дням. Кроме того, в организациях могут реализовываться различные проекты, для них разрабатываются отдельные планы – планы проектов.

• • 1. Организация

Любая коллективная деятельность предполагает совместные действия разных людей, направленные на достижение общих целей. Если эти люди не будут должным образом организованы, то и их действия не будут эффективными.

Организация имеет два значения и рассматривается как структура компании и распределение полномочий в рамках иерархии и как функция менеджмента. Организация (как процесс или функция) – обеспечивает эффективность и результативность совместной деятельности людей.

Организация – крайне важная функция менеджмента, так как благодаря ей предприятие или организация превращаются в единый организм, способный слаженно действовать в любых ситуациях.

Организовать – значит распределить между людьми (исполнителями) задачи, ресурсы, полномочия и ответственность и обеспечить их совместную, скоординированную работу.

Если организационная деятельность распространяется не на отдельную группу людей, а на компанию в целом и предполагает сохранение организационных принципов в течение длительного времени, то говорят, что менеджеры создают организационную структуру компании(организационную структуру управления).

Организационная структура (организационная структура управления) – это совокупность всех подразделений компании и всех взаимосвязей между ними в соответствии с иерархией.

Структуру организации можно определить как простую совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению этих задач.

Решение о выборе типа и особенностей организационной структуры принимается высшим руководством компании, а ее проектирование базируется на стратегических планах. Структура организации может динамически изменяться в зависимости от требований стратегических целей компании, а также тактики, избранной для достижения этих целей.

Важнейший параметр структуры предприятия – количество уровней иерархии (уровней управления. Различные сочетания этих двух параметров дают различные типы структур управления: многоуровневые с узкими сферами контроля на каждом уровне, «плоские» (имеющая малое число уровней) с широкими сферами контроля на каждом уровне.

---

Различают четыре типа организационных структур:

• линейная (простая);
• функциональная;
• дивизиональная;
• матричная.

Комбинации типов структур управления дают возможность строить более сложные типы.

В линейной (простой) структуре каждый руководитель обеспечивает руководство подчиненными подразделениями по всем видам деятельности, т.е. является линейным руководителем. Выполняемые работы в такой организации однотипны, а персонал не разделяется по функциям или квалификации Рис. 6.

Рис. 6 Линейная структура

Функциональная оргструктура создается путем выделения в организации функциональных областей, каждая из которых имеет свою четко определенную задачу (бизнес-функцию) и обязанности. Как правило, в компаниях выделяются такие бизнес-функции, совместное выполнение которых обеспечивает производство продукции и ее сбыт (или оказание услуг клиентам). К таким функциям чаще всего относятся:

• маркетинг (изучение рынка);
• научные исследования и опытно-конструкторские разработки;
• закупки (сырья, материалов, оборудования и т.п.);
• производство продукции;
• сбыт продукции;
• управление финансами предприятия.

Рис. 7 Функциональная структура

Дивизиональная организационная структура управления создается в том случае, когда организация начинает производить разнообразные виды продукции, выходит на новые рынки (регионы, страны) или ориентирует свою деятельность на различные группы клиентов.

Рис. 8 Дивизиональная структура управления

На Рис. 8 показана упрощенная схема дивизиональной ОСУ продуктового типа. Как видно, в состав крупной компании входят три завода (дивизиона), производящих разные виды продукции (мясопродукты, молочные продукты и соки). В этом случае говорят, что в основу построения компании положен принцип продуктовой (товарной) департаментализации. Всей компанией в целом управляет ее топ-менеджмент (иногда говорят, что стратегическое управление осуществляет штаб-квартира компании), а во главе каждого завода находится директор. Директорам предоставлены широкие права по управлению своими дивизионами. Они могут выбирать поставщиков, партнеров, клиентов, вносить изменения в технологию производства, принимать решения по распределению бюджета завода и т.п. Однако вопросы стратегического развития и некоторые другие общие для компании задачи они решают под руководством топ-менеджмента. Как видно, дивизиональная структура управления является децентрализованной, что повышает самостоятельность дивизиональных менеджеров.

---

Проектно-матричные организационные структуры иногда называют структурами адхократического типа. Термин адхократия (от лат. ad hoc – «специально для этого») говорит о том, что структура компании может быстро изменяться, адаптируясь к изменяющимся условиям работы. Например, в компаниях, использующих сложные технологические инновации, часто требуется объединять специалистов разных профессий в слаженно функционирующие проектные команды Рис. 9. После завершения проекта команда расформировывается, а ее участники входят в состав вновь создаваемых команд и начинают работу над другими проектами.

Рис. 9 Проектно-матричная структура управления

• • 1. Мотивация

Если организация как функция менеджмента заключается в распределении власти между членами группы, то мотивация предполагает реализацию властных полномочий в уже устоявшейся системе властных отношений.

Основная задача функции мотивации заключается в том, чтобы сотрудники организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. С помощью этой функции менеджмент создает такие условия, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. Таким образом, объектом мотивации в организации является персонал – сотрудники, а субъектом – менеджер, руководитель.

Существует большое количество теорий мотивации, которые принято делить на две группы. Первую группу составляют содержательные теории мотивации, в основе которых лежит анализ потребностей и их влияние на мотивы, побуждающие человека к действию. Вторая группа теорий мотивации – это процессуальные теории. Они не отрицают существования потребностей, но считают, что поведение человека во многом определяется его восприятием и ожиданием в конкретной ситуации, а также теми действиями, которые он выбирает для достижения, желаемого для себя результата^[8].

Мотивация труда — это побуждение человека к производственной или непроизводственной деятельности для удовлетворения своих материально-бытовых потребностей и запросов, которое достигается за счет его труда. Термином «трудовая мотивация» определяют процесс стимулирования исполнителя или группы людей к деятельности, направленной на достижение целей организации, к продуктивному выполнению принятых решений или запланированных работ. В теоретическом аспекте разработка вопросов мотивации осуществляется в двух основных направлениях: во-первых, в развитии теории удовлетворенности трудом, которая определяет факторы, побуждающие к трудовой деятельности и ее стимулировании; во-вторых, в развитии теорий процесса, которые концентрируют внимание на выборе поведения, способного обеспечить нужные результаты. Все люди по своей природе разные, а значит, неодинаковы и их взгляды на власть, признание, успех, ответственность, продвижение по службе, финансовое вознаграждение.

---