Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Проблемы коммуникаций в современных организациях).pdf

Введение

Актуальность проблемы. Изобретение коммуникации предполагало эффективный обмен информацией для взаимопонимания, для согласованного взаимодействия, для общения и т.д. Человек без коммуникации не мыслит своего существования, своей деятельности. Без коммуникативного обмена не сможет работать ни одна организация. Коммуникации пронизывают все направления ее жизни. Коммуникация – это важный инструмент для интеграции структурных подразделений и членов организации.

Коммуникация – это средство, которое повышает эффективность работы всей организации, обеспечивает необходимый уровень взаимодействий с деловыми и социальными партнерами, компаниями - конкурентами, поставщиками, инвесторами, потребителями продукции или услуг и т.д. Именно четко действующие системы межфирменных коммуникаций помогают решению всех возникающих в организации проблем.

Коммуникационная компетентность - это знания, умения, навыки в области организации взаимодействия в деловой сфере^[1].

Цель работы –  разработать рекомендации по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов.

Реализация цели предполагает решение следующих задач:

1.Рассмотреть теоретические основы оптимизации коммуникаций в организации.

2.Провести анализ проблем коммуникаций в ИП Зотов.

3. Сформировать мероприятия по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов

Объект исследования – ИП Зотов (г.Владимир). Предмет исследования - коммуникации в ИП Зотов.

Методы исследования - методы анализа и синтеза, табличный метод, сравнительно-аналитический метод, метод моделирования и другие.

Теоретическая база исследования включает в себя нормативно-правовые акты, учебные пособия, монографии, материалы периодической печати и сети Интернет.

Степень научной разработанности проблемы. Литература по данной проблеме весьма обширна. Состоянию и развитию коммуникаций в организации, а также их эффективности посвящены работы многих российских и зарубежных исследователей (И.А.Авдеева, Дж.Адаир, Ю.П.Березуцкая, О.А.Казакова, М.В.Колтунова, А.А.Лобанов, А.П.Панфилова, Л.Л.Попова, Е.В.Райкова, Т.П.Шкляр и многие другие).

Практическая значимость работы заключается в том, что она представляет интерес для всех, кто изучает вопросы менеджмента, связанные с коммуникациями.

Структура работы состоит из введения, трех глав, разделенных на параграфы, заключения, библиографического списка.

В первой главе рассматриваются теоретические основы оптимизации коммуникаций в организации. В ней представлены особенности деятельности предприятия малого бизнеса в РФ. Показаны коммуникации в управлении организациями. Представлена роль коммуникаций в управлении персоналом.

Вторая глава посвящена анализу проблем коммуникаций в ИП Зотов. Дан анализ практики коммуникаций в ИП Зотов. Определены проблемы коммуникаций в ИП Зотов. Выявлены возможности решения проблем коммуникаций в ИП Зотов.

Третья глава рассматривает формирование мероприятий по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов. В ней определены основные направления в совершенствовании коммуникаций в ИП Зотов. Разработана программа мероприятий по совершенствованию коммуникаций в ИП Зотов.

1. Теоретические основы коммуникаций в организации

1.1 Коммуникации в управлении организациями

Прежде всего, рассмотрим значение понятий «коммуникация», «деловая коммуникация». В настоящее время термин «коммуникация» имеет несколько значений.

Коммуникация – это:

средства связи любых объектов материального и духовного мира;

общение, передача информации от человека к человеку (межличностная коммуникация);

общение и обмен информацией в обществе (социальная коммуникация)^[2].

Наиболее частым определением коммуникации является следующее: «передача информации от человека к человеку; тип взаимодействия между людьми, предполагающий информационный обмен»^[3].

Деловая коммуникация – это вид коммуникации. Под деловой коммуникацией понимают «процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности»^[4]. Но есть и другие определения данного понятия.

Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности^[5].

Деловая коммуникация – это вид общения, который является нормативно одобряемым, жестко регламентированным и функционирует в какой-либо социальной сфере для решения определенных задач^[6].

От эффек­тивности деловой коммуникации зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом, их стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений. Для эффективной коммуникации необходимо, чтобы партнеры понимали друг друга, то есть, говорили на одном языке, имели общий социальный опыт.

По Джону Адаиру, в деловой коммуникации есть ряд составляющих, представим их на рисунке 1^[7].

Социальный контакт предполагает, что люди – участники процесса коммуникации, должны находиться в контакте друг с другом. Общее средство коммуникации означает, что обе стороны в процессе должны использовать общий язык или средства коммуникации.

Рисунок 1. Составляющие деловой коммуникации

При деловой коммуникации должны быть реализованы следующие важные условия (рисунок 2)^[8].

Рисунок 2. Условия деловой коммуникации

Таким образом, очевидно, что условий для реализации достаточно много, и каждое условие весьма специфично.

В частности, рассмотрим формальные ограничения, которых также множество. В таблице 1 представим наиболее часто встречающиеся формальные ограничения и их описание^[9]. Очевидно, что формальные ограничения разнообразны.

Рассмотрим коммуникационный процесс. В нем можно выделить 4 базовых элемента:

-отправитель информации;

-сообщение;

-канал передачи информации.

Таблица 1 - Формальные ограничения

- получатель^[10].

Стало быть, коммуникация - это разновидность взаимодействия между субъектами, опосредованного некоторым объектом.

В 1948 г. американский политолог Г. Лассуэл предложил простую и наглядную модель коммуникативного процесса, включающую пять элементов: Кто? (перелает сообщение) - коммуникатор; Что? (передается) - сообщение; Как? (осуществляется передача) - канал; Кому? (направлено сообщение) - аудитория; С каким эффектом? - эффективность^[11].

Этапы процесса коммуникации выглядят следующим образом:

зарождение идеи;

кодирование и выбор канала;

передача;

декорирование^[12].

Представим описание этапов процесса коммуникации в таблице 2^[13].

Также в коммуникационном процессе огромное значение имеет обратная связь. Обратная связь – это реакция получателя на полученное сообщение^[14].

Как правило, она осуществляется с помощью разнообразных сигналов.

Таблица 2 - Этапы процесса коммуникации

Сигналами могут быть развернутое вербальное сообщение, уточняющий вопрос, кивок, удивленный взгляд, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Обратная связь дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение, как оно понято и вызвало ли ожидаемую реакцию. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.

То есть, получатель пытается передать то, что он понял из сообщения, проходя те же этапы коммуникационного процесса (см. таблицу 2).

Адекватная обратная связь – это важный залог установления доверительных отношений. Эффективная обратная связь включает в себя множество важных характеристик (рисунок 3)^[15].

Как было ранее указано, установление доверительного общения – это важный фактор обратной связи.

Рисунок 3. Характеристики обратной связи

Также в деловых коммуникациях следует рассмотреть такой аспект как помехи, шум. В теории коммуникации шумом называют то, что искажает смысл^[16].

К шуму можно отнести физический шум, невнимательность собеседника, непонимание информации из-за недостаточности знаний, различия в мировоззрении и восприятии, несоответствие информации конкретным условиям, другое.

Определенные шумы есть всегда, именно поэтому всегда некоторая часть информации искажается. Однако высокий уровень шума существенно искажает информации, блокирует коммуникацию.

Также можно указать, что степень искажения информации тем значительнее, чем больше число людей, через которых информация проходит.

Таким образом, коммуникации в организации играют огромную роль, и должны быть эффективными.

1.2 Роль коммуникаций в управлении персоналом

Прежде всего, в управлении используются формальные коммуникации.

Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки, они отражают иерархическую структуру управления^[17].

Однако, в широком смысле, в управлении могут использоваться все виды деловых коммуникаций, представим их в таблице 3.

Таблица 3- Виды деловых коммуникаций

Горизонтальные коммуникации направлены на координацию деятельности и обмен информацией между сотрудниками различных структурных подразделений, находящихся на одном уровне иерархии.