Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Проблемы коммуникаций в современных организациях).pdf

Ответ прост и, в принципе, предсказуем. Помехи в системе коммуникации возникают по вине руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Именно ключевые фигуры организации, которые должны бы по логике заниматься созданием эффективной системы коммуникации, напротив, создают препятствия для коммуникации.

Это происходит за счет следующих уловок и манипуляций:

- давление на сотрудника;

- искажение информации, которая передается вербальным способом;

-нападки;

- проявления косвенной агрессии;

-другое.

Такое поведение направлено на то, чтобы сформировать у работников определенное организационное поведение. Как правило, его называют приспособительным, и это, в принципе, не свидетельствует об уважении и доверии к персоналу.

В такой ситуации необходимо выявить возможности решения проблем коммуникаций в ИП Зотов.

Поскольку ситуация складывается таким образом, что в сложившихся проблемах виновно руководство компании, то возможности решения проблем мы будем предлагать в аспекте защиты персонала от неэффективных коммуникаций.

Кроме того, будут даны общие рекомендации и схемы создания эффективных коммуникационных процессов, которые в настоящее время широко используются в прогрессивных компаниях.

Для этого, прежде всего, нам необходимо выявить возможности решения проблемы коммуникаций в ИП Зотов.

2.3 Выявление возможностей решения проблем коммуникаций в ИП Зотов

Правильная организация коммуникаций - это процесс обучения персонала, который носит не разовый, а системный характер и должен иметь подкрепление не только в стандартах, обязательно прописанных в документах, но и быть закреплённым самой корпоративной культурой организации.

Для предотвращения проблем должны соблюдаться следующие условия (рисунок 9).

Одним из средств предотвращения проблем в коммуникациях является внедрение системы внутренних коммуникаций (далее - СВК).

Есть определенная схема создания эффективной СВК из семи основных этапов.

Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания, есть ли корпоративный сайт, информационная рассылка, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводится ли в компании анкетирование, обучение и т.д.^[21].

Рисунок 9. Условия для предотвращения проблем

Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка стандартов СВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению.

Инструменты повышения эффективности СВК делятся на 4 основных вида^[22]: (рисунок 10).

Рисунок 10. Инструменты повышения эффективности СВК

Использование указанных инструментов дает возможность выявления решения проблем коммуникаций в ИП Зотов.

В частности, были выявлены следующие возможности решения проблем коммуникаций в ИП Зотов:

- создание целостной модели коммуникации в организации;

- преодоление слухов, сплетен, коммуникационного шума, искажения информации и т.д.;

- преодоление коммуникационных барьеров;

- преодоление дисбаланса между разными видами коммуникаций;

- внедрение в организацию демократического стиля общения вместо преобладающего в настоящее время авторитарного;

- другое.

Таким образом, можно сделать определенные выводы. В организации ИП Зотов принято решение проблемы коммуникации решать масштабно и на соответствующем уровне. То есть, комплексно, на уровне создания целостной эффективной модели коммуникации. Это даст возможность на длительное время сформировать надлежащий коммуникационный процесс и избавить исследуемую организацию от последствий проблемных коммуникаций.

Кроме того, эффективная коммуникация помогает сотрудникам вместе с руководством сформировать высокоэффективную команду. Сотрудники больше доверяют своему руководителю. Уменьшается ненужная конкуренция, снижается конфликтность персонала, число конфликтов, в целом, уменьшается.

В результате – более высокая производительность труда, ответственность и добросовестное отношение к своим должностным обязанностям.

То есть, решающее значение эффективной коммуникации очевидно.

Нами был проведен SWOT– анализ (таблица 5).

При выполнении SWOT– анализа основной целью стало не только открытие угроз и возможностей, но и оценка их с точки зрения того, насколько важным для организации является учёт в стратегии своего поведения каждой из выявленных угроз и возможностей.

Долгосрочной целью ИП Зотов в настоящее время является увеличение прибыли за счет расширения рынка.

Таблица 5 - SWOT-анализ

Таким образом, SWOT-анализ показал, что есть определенные проблемы в коммуникациях в ИП Зотов. Именно поэтому важно сформировать мероприятия по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов.

Выводы по второй главе:

ИП Зотов – это киоск, торгующий продовольственными товарами, на автовокзале в городе Владимире. ИП Зотов как предприятие начало свою работу с октября 2018 года. То есть, предприятие находится на этапе становления.

Персонал предприятия – это 5 человек.

Проблемы в коммуникации есть и многочисленные.

Например, распространены такие коммуникационные барьеры как: - слухи; - искажения информации; - недопонимание в силу ряда причин; -другие.

Для преодоления коммуникационных проблем необходима правильная организация коммуникаций, создание эффективной коммуникационной модели, проведение конкретных мероприятий по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов.

3. Формирование мероприятий по оптимизации коммуникаций в ИП Зотов

3.1 Определение основных направлений в совершенствовании коммуникаций в ИП Зотов

Направления развития системы коммуникации в ИП Зотов нами были сформированы с опорой на те отрицательные стороны, которые показала оценка системы коммуникации в исследуемой организации (они перечислены ранее в настоящем исследовании).

Направления развития системы коммуникации в ИП Зотов представим на рисунке 11.

Рисунок 11. Направления развития системы коммуникации

Очевидно, что направлений развития системы коммуникаций в исследуемом предприятии достаточно много. Многие из них – весьма трудоемкие направления. Их реализация потребует определенных затрат.

На ряде отдельных примеров представим, как данные направления могут быть реализованы в практической деятельности компании.

1.Демократический стиль в коммуникации.

На наш взгляд, он должен идти от руководителя компании и проявляться во всем.

Так, можно представить следующие рекомендации руководителю:

- применять основные меры по осуществлению результативного прогнозирования деятельности компании;

- работать с неформальным лидером;

- анализировать общественное мнение;

- изучать индивидуально-психологических особенностей сотрудников и др.

Директору важно использовать:

- регулярное деловое общение с сотрудниками;

- своевременное выявление конфликтных ситуаций;

-принятие управленческого решения, способного устранить причину конфликта;

-побуждение сотрудников компании к взаимным уступкам, то есть, к компромиссу и др.

Есть недопустимые вещи как для руководителя, так и для сотрудников :

- игнорировать оппонента и продолжать выполнять другую работу.

- игнорировать вопросы и сомнения оппонента.

- поспешно или небрежно отвечать на вопросы оппонента или иным образом высказывать нетерпение и желание прервать разговор.

- негативно отзываться о работе своих коллег.

- негативно отзываться о работодателе.

Таким образом, существуют достаточно подробно регламентированные правила взаимодействия в условиях общей работы, которые призваны создать демократический стиль в коммуникации.

2.Преодоление организационных слухов.

Представим способы преодоления слухов, которые являются большой проблемой во всех «женских» коллективах:

1. Игнорирование неправдоподобных слухов с одновременной демонстрацией опровергающих фактов. В случае же, если игнорировать распускаемую сплетню нельзя, можно воспользоваться таким инструментом, как подтверждение слуха.  

2.Опровержение слуха.  Официальное опровержение уместно лишь при условии, что данный источник пользуется уважением и доверием в коллективе, а также когда  слух является довольно абсурдным.

3.Раскрытие содержания слуха, его причин, изложение альтернативной версии или версий.

4.Ирония. Высмеивание «нелепой» информации в процессе яркого и богатого различными метафорами выступления представителями руководства  или авторитетным лицом порой бывает очень эффективным «противоядием» против слухов и  сплетен.

5.Доведение  слуха  до абсурда. Подразумевает распространение информации, не противоположной содержанию, а наоборот, усиливающей тенденцию, лежащую в основе первоначального слуха. Счастливые перспективы или драматизм ситуации доводятся до таких масштабов, что воспринимается как нереальные. Главное, чтобы коллектив понял и осознал, что имеет дело с «нелепым» слухом.

6.Запуск «контрслуха». Если нет уверенности в авторитетности официального источника, уместно распространить информацию, по содержанию противоположную сюжету слуха. Здесь важно привлечь внимание   к каждой детали, так как малейший просчет может привести к «эффекту бумеранга», и доверие к слуху усилится.

7.Дискредитация автора. О возможном авторе сюжета (источнике) слуха распространяется компрометирующая информация. Если дискредитировать автора невозможно, стоит попробовать снизить доверие к слуху путем оповещения аудитории о существовании некоего врага, распространяющего слухи с целью нанесения какого-то ущерба организации.

8.Назначение  «ответственного за слух», то есть,  лицо, у которого всегда можно проверить сказанное. Часто эта роль отводится менеджерам по персоналу, представителю профсоюза или специалисту по связям с общественностью.

9.Публичное  разоблачение «сплетника».  Крайне негуманный способ, но  иногда - действенный. Осуждение сплетника отбивает желание распускать слухи у тех, у кого оно могло возникнуть. Но «разоблаченный» не всегда раскаивается, а скорее его манипуляции становятся более утонченными. Также здесь важно найти реального распространителя слуха, а не просто «козла отпущения».

10.Устранение   причин слуха.  Начинать войну против слухов и сплетен лучше всего именно с этого инструмента. В случае, если не получается искоренить причину — тогда можно обращаться и к остальному арсеналу.

3.Преодоление барьеров коммуникации.

Для преодоления барьеров коммуникации руководитель компании должен обратить внимание на следующее:

1.Развитие навыков коммуникации сотрудников компании. Некоторые рекомендации, как это лучше сделать представим на рисунке 12.

2.Развитие у сотрудников технических навыков коммуникации.

3.Создание организационной культуры, которая поощряет открытые коммуникации. Кроме того, для преодоления коммуникационных барьеров, возникающих на уровне компании, важно исключить неравенство в статусе сотрудников и, конечно, обеспечить адекватное техническое оснащение.

4. Обеспечение условий для построения эффективной системы коммуникаций.

Рисунок 12. Навыки активного слушания

Прежде всего, необходимо в ИП Зотов использовать средства налаживания внутренних коммуникаций, которые пока, что не совершенны.

Средства налаживания внутренних коммуникаций представим в таблице 6.

Таблица 6 - Средства налаживания внутренних коммуникаций