Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Проблемы коммуникаций в современных организациях).pdf

Вертикальные коммуникации предполагают нисходящие и восходящие информационные потоки. Так, нисходящие коммуникации – это коммуникации от руководителя к подчиненным. Восходящие коммуникации – наоборот, от работников к руководителю.

В диагональных коммуникациях участвуют работники отделов и структурных подразделений различных уровней иерархии. Они используются в тех случаях, когда передача информации между работниками компании другими способами затруднена.

Большое значение имеют доверительные коммуникации, во время которых один человек доверяет другому свои мысли и чувства о чем-то сокровенном, важном, интимном. Доверительное общение в принципе невозможно без установления психологического контакта.

Признаки доверительного общения представим на рисунке 4^[18].

Рисунок 4. Признаки доверительного общения

Официальные коммуникации направлены на развитие и поддержание контактов в целях решения оперативных служебных задач.

Также в управлении персоналом огромное значение имеют цифровые технологии и коммуникации в Интернете.

На предприятии большое внимание в настоящее время уделяется способам передачи деловой информации.

Они многочисленны, наиболее часто востребованными являются следующие способы (рисунок 5)^[19].

Рисунок 5. Способы передачи деловой информации

Кроме того, передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть, применения специальной программы электронной цифровой подписи.

Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись также является ненавязчивой рекламой бизнеса. Следует использовать электронную подпись постоянно, это позволит респондентам идентифицировать партнера по переписке.

2. Анализ проблем коммуникаций в ИП Зотов

2.1 Анализ практики коммуникаций в ИП Зотов

Прежде всего, дадим характеристику ИП Зотов как организации.

ИП Зотов – это киоск, торгующий продовольственными товарами, на автовокзале в городе Владимире. ИП Зотов как предприятие начало свою работу с октября 2018 года. То есть, предприятие находится на этапе становления.

Организационная структура – линейная.

Линейная структура – самая традиционная и самая простая среди всех организационных структур.

Основными видами деятельности ИП Зотов являются:

-осуществление оптовой и розничной торговли продовольственными товарами, вино-водочными и табачными изделиями, пивом;

-оказание услуг по обеспечению питанием населения г. Владимира и гостей города.

Персонал – это 5 работников. То есть, речь идет о микропредприятии. Из них – 2 человека – это продавцы, работающие посменно.

Возраст работников – от 20 лет до 40 лет (рисунок 6).

Рисунок 6.Возраст работников

Все работники имеют среднее специальное и высшее образование (рисунок 7).

Рисунок 7. Образование работников

По показателю гендера – среди работников 2 мужчины и 3 женщины.

Все работники имеют стаж работы и определенный опыт.

Движение работников – отсутствует, ибо все работники только приступили к своим должностным обязанностям. То есть, проблема текучести кадров для предприятия не актуальна.

Потребители – это население города Владимира, гости города. Предприятие расположено в таком специфическом месте, как автовокзал. Здесь много людей, уезжающих рейсовыми автобусами с автовокзала, спрос на продукты питания всегда – довольно высокий. Одни покупатели покупают продукты в дорогу, для других важно привести некие презенты. Третьи заинтересованы в продуктах ежедневного спроса, поэтому предприятие стремится учитывать в своем ассортименте все пожелания и потребности.

Поставщики, с которыми работает ИП Зотов, это 24 оптовых предприятия. Среди них можно указать:

-торгово-производственная компания «Владимирская соковая компания»;

- кондитерская «Елена»;

- компания «Пищеснаб»;

- торговая компания «Константа»;

- компания «СуздальАгро»;

- торгово-производственная компания «АйС»;

- плодоовощная база «Айсель»;

- и другие.

ИП Зотов появился на рынке, где конкуренция – довольно жесткая. Основными конкурентами можно считать такие предприятия как ИП Акулов П.Л., ИП Хватов, ИП Расулов Э.Л.О., «Фермерский дворик», другие.

ИП Зотов стремится создать имидж и репутацию успешного делового партнера, обязательного и ответственного.

Процесс документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ИП Зотов, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ИП Зотов.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

1) Входящие. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими, то или иное, время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

2) Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

3) Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка).

4) Внешние источники информации. Бухгалтер ИП Зотов получает информацию через правовую систему «Гарант». Обновление производится 1 раз в неделю. Также бухгалтер получает консультации юристов. Обновление программы «1С Бухгалтерия» производят 1 раз в месяц.

Интернет – новости и рассылки идут с государственных сайтов. Например: www.nalog.ru (бухгалтерия и кадры).

В компании есть как положительные, так и отрицательные стороны в системе коммуникации.

Представим положительные и отрицательные стороны системы коммуникации в исследуемой компании.

К положительным сторонам следует отнести такие особенности системы коммуникации как:

1.Коммуникационные потоки можно разделить на внутреннюю коммуникацию и внешнюю коммуникацию

2.Есть формальная и неформальная коммуникации.

3.Коммуникационные потоки можно представить следующим образом:

-вертикальные коммуникационные потоки идут от руководителя к рядовым членам (приказ, постановка задач, убеждение, поддержка, контроль, кризисная коммуникация) и от рядовых членов к руководителю (отчет, запрос, служебная записка);

- горизонтальные коммуникационные потоки - между равными по рангу членами трудового коллектива (производственная коммуникация, обмен мнениями, перекур, беседа в кафе после работы);

-внешние коммуникационные потоки - это любые сообщения, связанные с пересечением условной границы компании (реклама и корпоративная реклама, презентации, кризисная коммуникация).

4.В ИП Зотов предусмотрены некоторые охранные механизмы для предотвращения деструктивной коммуникации (гриф «для внутреннего пользования», «для служебного пользования»). Охранные механизмы ограничивают число участников коммуникации определенным кругом лиц.

5.Есть коммуникационная сеть, которая опирается на внутрифирменное общение и носит, в целом, неформальный характер.

6.Все личные взаимоотношения преследуют следующие цели:

- формирование правильного представления об окружающем мире и обществе, в том числе, - и о себе самом;

- выражение чувств и эмоциональный контакт с окружающими;

- влияние на поведение других, в том числе, - его изменение в желательную сторону;

- деловые цели.

Опираясь на успешный опыт других компаний и мнение экспертов в области внутренних коммуникаций, следует указать, что эффективная система внутриорганизационных коммуникаций – это залог успеха бизнеса.

Таким образом, достижение поставленных целей и успех ИП Зотов, в целом, прямо зависит от эффективности коммуникаций в компании.

Определение проблем коммуникаций в ИП Зотов

Проблемы коммуникаций весьма различны. Можно выделить:

- проблемы внутренних коммуникаций;

- проблемы межличностных коммуникаций;

-другие.

Выделим на примере указанных групп проблем те причины, которые приводят к затруднениям и проблемам. Это:

- сложившиеся стереотипы мешают общению между людьми;

-предвзятое отношение к своему собеседнику препятствуют нормальному диалогу;

- незаинтересованность и невнимательность собеседников друг к другу;

- неправильная оценка собеседника;

- барьеры в общении;

-другое^[20].

Барьеры в коммуникации представим в таблице 4.

Таблица 4 - Барьеры в коммуникации

Можно представить и другие классификации проблем в коммуникациях, ибо проблематика, как ранее указывалось, обширна.

В такой молодой организации как ИП Зотов весьма затруднительно выявить проблемы коммуникаций.

Однако есть уже некоторые тенденции проявления отрицательных сторон системы коммуникаций в ИП Зотов. Их с некоторой долей условности мы и назовем проблемами коммуникаций.

Указанные отрицательные стороны представим на рисунке 8.

В более подробном изложении это выглядит следующим образом:

К отрицательным сторонам системы коммуникации в ИП Зотов следует отнести такие недостатки как:

1.Не всегда соблюдаются важнейшие принципы системы коммуникации.

2.В формальной коммуникации, в основном, преобладает авторитарный стиль.

3.Не всегда соблюдается необходимый баланс между документированной (формальной) информацией и вербальными средствами.

4. Частыми являются слухи, не соответствующие реальной жизни.

5.Слабо используются инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций, которые подразделяются на четыре основных вида - информационные, аналитические, коммуникативные и организационные.

Рисунок 8. Проблемы коммуникации в ИП Зотов

6.Отсутствие собственных корпоративных порталов – сайта компании, интранетов, упрощающих процесс коммуникации.

7.Слабо преодолеваются барьеры коммуникации.

Так, например, авторитарный стиль в общении проявляется таким образом, что приказы, запреты и т.д. никогда не подлежат разъяснениям, комментариям со стороны руководства. Часть персонала явно негативно относится к такому стилю в коммуникации.

Важнейшие принципы системы коммуникации, которые нарушаются в ИП Зотов, - это принципы открытости, регулярности, достаточности, простоты и понятности, достоверности, комплексности и своевременности. В частности, не всегда внутренняя документация понятна персоналу, но получить объяснения и комментарии в большинстве случаев – сложно.

Также важно отметить, что в настоящее время нет четко выработанной модели коммуникации, что является определенной проблемой и требует своего разрешения в ближайшей перспективе. Удивительного здесь ничего нет, ибо компания существует слишком малое время, чтобы иметь отлаженную систему коммуникаций.

Возникает вопрос: если такое малое количество персонала работает в ИП Зотов, то откуда берутся столь многочисленные отрицательные стороны, которые проявляются уже через месяц в системе коммуникации предприятия?