Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

Одной из общих теорий оценки эффективности коммуникаций в организации на сегодняшний день является метод комплексной оценки эффективности бизнес-коммуникаций. Она включает в себя оценку эффективности всех сфер коммуникации: экономической, социальной, организационно-управленческой, психологической, коммуникативной, информационной и технологической.

Экономическая эффективность коммуникаций рассчитывается как процент от числа подрядчиков, чьи коммуникации принесли организации чистую прибыль, к общему числу подрядчиков, с которыми организация имеет связь.

Эффективность социальной коммуникации – степень удовлетворенности работников эффектами коммуникации, рассчитываемая в процентах от числа работников, удовлетворенных социальными эффектами коммуникации в организации, от общего числа работников, затронутых социальным эффектом коммуникации. Этот эффект заключается в основном в улучшении условий труда и всестороннем развитии персонала.

Организационно-управленческая эффективность бизнес-коммуникаций рассчитывается в процентах от числа сотрудников, основные функции которых включают коммуникативную деятельность и которые обладают высоким уровнем организационной культуры, к общему числу сотрудников.

Коммуникативная эффективность определяется оценкой коммуникативной компетентности сотрудников, участвующих в коммуникациях. Коммуникативная компетентность - это умение находить и поддерживать необходимые контакты, взаимодействовать в группе, а также умение определять цели и виды общения, выбирать коммуникативные стратегии, оценивать их эффективность и учитывать намерения партнера. Существует два вида коммуникативной компетенции: для профессиональной деятельности и для повседневного общения. В первом типе существуют статусно-ориентированные коммуникации - различные типы коммуникаций для начальства, коллег и подчиненных.

Технологическая эффективность зависит от степени использования технологических и технических средств в процессе коммуникации: интернет, телефон, телевидение, почта, электронная почта, факс, радио, программное обеспечение и др.

К основным факторам, которые могут снизить эффективность коммуникаций в организации, относятся:

1. Искажение информации - по разным причинам: непреднамеренное, из-за трудностей в межличностном общении, сознательное, из-за несогласия с передаваемой информацией, страха наказания или в результате фильтрации;

2. Информационная перегрузка-превышение количества людей, вовлеченных в коммуникацию, и завышение их способности обрабатывать информацию;

3. Неэффективная структура – слишком много иерархических уровней в организации;

4. Некомпетентность персонала является профессиональной, коммуникативной и методической;

5. Внутри-и межличностные конфликты.

Для повышения эффективности коммуникаций в организации могут быть применены следующие меры:

- создание системы обратной связи;

- Управление информационными потоками;

- осуществление управленческих мер, направленных на облегчение перемещения информации по вертикали и горизонтали;

- создание системы сбора предложений по повышению эффективности коммуникаций;

- использование внутренних систем: корпоративных сайтов, печатных изданий, стендов, корпоративного радио и телевидения, а также использование современных информационных технологий.

1.3 Современные проблемы коммуникации в организации

Коммуникации в современной организации, как процесс передачи и восприятия информации (коммуникативных сообщений) от источника сообщения к получателю и получение обратной связи, являются одним из основных процессов, обеспечивающих эффективную взаимосвязь частей всей системы организации. Роль коммуникации заключается в обеспечении слаженного и гармоничного функционирования всех частей организации.

Коммуникации как социально обусловленный процесс выполняют функции объединения деятельности организации в единую систему и координирования этой деятельности.

Спецификой коммуникаций современной организации в условиях стремительного развития и внедрения цифровых технологий в ее деятельность является появление новых способов социального взаимодействия, новых каналов коммуникации и вместе с ними новых проблем. Коммуникации в современной организации представляют собой систему передачи и восприятия информации по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств. Отличительной чертой коммуникаций является их сложность, т.к. учитывается взаимодействие коммуникаций с внешней средой наравне с существующими в зависимости от структуры организации внутренними формальными и неформальными межличностными, межгрупповыми и межфункциональными коммуникациями.

Основные проблемы коммуникации, существующие в современной организации, можно разделить на две большие группы: функциональные проблемы и проблемы восприятия. К функциональным проблемам относятся:

1) Искажение коммуникационного сообщения. Под искажением следует понимать информацию, не соответствующую объективной ситуации. Искажения могут возникать вследствие нескольких факторов: намеренное искажение, которое передает заведомо ложную информацию о явлениях, действиях или процессах в компании, что приводит к нарушению информационной функции коммуникации; и непреднамеренное искажение, возникающее по причинам недостатка информации и несистемном взгляде на ситуацию, передаваемую в коммуникации.

2) Структурные проблемы организации. При наличии сложной организационной структуры могут нарушаться связи между подразделениями организации, в связи с чем коммуникационные потоки выстраиваются неравномерно, информация не достигает необходимых реципиентов, нарушается механизм получения обратной связи. Также к структурным проблемам можно отнести наличие конфликтов в организации, которые в ряде случаев способны воздействовать на коммуникационный поток, искажая его в интересах конфликтующей стороны, либо нарушая коммуникационные связи между подразделениями организации.

3) Проблемы выбора каналов коммуникации. При налаживании системы коммуникаций в организации необходимо применять системный метод, предполагающий адаптацию к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды организации. Так, при открытии филиала в другом городе, организация должна проработать способы и каналы, по которым будет осуществляться коммуникация с территориальным подразделением. В условиях цифровой экономики возрастает роль цифровых каналов коммуникации - интернет, внутренние корпоративные сети, мобильные приложения для обмена информацией и так далее. Эффективность каналов коммуникации должна регулярно контролироваться, в случаях ее спада, необходимо предпринимать комплексные меры по улучшению канала коммуникации, либо перехода на другой канал.

4) Переизбыток информации. Проблема информационной перегрузки возникает, когда члены организации получают чрезмерный поток информационных сообщений, на который они вынуждены реагировать. В случае перегрузки информации, члены организации могут пропускать нужные для принятия решений информационные сообщения, что в конечном итоге может привести к принятию неверных управленческих решений и влиять на эффективность взаимодействия как внутри организации, так и вовне при коммуникации с внешней средой.

К группе проблем восприятия относятся следующие основные проблемы:

1) Различия в восприятии коммуникации. При осуществлении коммуникации необходимо учитывать особенности аудитории, на которую она направлена. Коммуникационное сообщение должно отвечать критериям ясности, однозначного трактования и осуществляться с учетом социальных, профессиональных, возрастных и других особенностей аудитории. Так, в международных организациях коммуникация должна осуществляться также с учетом кросс-культурных особенностей и различий, которые проявляются в социальных установках и ценностных структур членов организации. Коммуникация без учета особенностей культуры членов организации влечет за собой ее неверное трактование, что может стать причиной конфликта в организации.

2) Получение обратной связи. Неудовлетворительная либо отсутствующая обратная связь свидетельствует о невозможности оценки эффективности коммуникации. Данная проблема приводит к нарушению целостности системы организации, сбоям при получении информации о результатах принятия того или иного управленческого решения, возникновению конфликтов в организации, вплоть до повышения текучести персонала.

Для преодоления проблем коммуникации организации необходимо предпринимать комплексные меры, включающие в себя: формирование и регулирование коммуникационных потоков в организации, отслеживание эффективности каналов коммуникации, налаживание механизма обратной связи и использование современных технологий в сфере осуществления коммуникаций.

2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ В ООО «ПРОФКЛИМАТ»

2.1 Характеристика организационно-экономической деятельности организации

Компания «ПрофКлимат» была образована в результате слияния трех узкопрофильных инженерных компаний, действовавших на рынках проектирования, строительства и водоснабжения г. Самары с 2009 г., и имеет богатый опыт и квалифицированных сотрудников.

Основной областью деятельности компании является инженерное проектирование, организация работы котельного оборудования, монтаж и пусконаладочные работы систем отопления, водоснабжения и канализации на территории загородных домов и коттеджей, объектов жилого и промышленного назначения. Компания осуществляет весь спектр услуг, начиная от проектирования инженерных коммуникаций, подбора необходимого оборудования и монтажа систем отопления, водоснабжения и канализации, и заканчивая сервисным гарантийным и послегарантийным обслуживанием. Основным направлением, компания считает выполнение работ под «ключ», но по желанию заказчика, возможно и частичное участие в исполнении готового проекта. Также возможна диагностика и устранение неполадок в уже обустроенных системах.

Компания «ПрофКлимат» осуществляет индивидуальный подход к каждому клиенту и имеет гибкую систему скидок. В первую очередь скидки распространяются на постоянных клиентов компании, а так же предоставляются заказчикам, рекомендованными партнерами или другими клиентами.

Теперь стоит рассмотреть основные экономические показатели ООО «ПрофКлимат» за последние три года и представить их в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Основные экономические показатели ООО «ПрофКлимат» за 2017-2019 гг.