Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

На современном этапе большое внимание теоретиков и практиков социального управления организациями различных форм собственности привлекают проблемы регулирования организационных коммуникаций. Обусловлено это тем, что от эффективности взаимодействия напрямую зависит общая результативность осуществляемой деятельности. Также важно понимать, что «социальное управление, рассматриваемое как коммуникация, представляет собой единство трех важнейших компонентов: процесс передачи, обработки и хранения информации; целеполагание; обратная связь для корректировки действий по достижению целей». Поэтому важным представляется понимание сущности коммуникативных процессов, протекающих в организации, основных направлений и тенденций их трансформации.

Важность коммуникаций определяется их влиянием на эффективность и результативность организации. Роль коммуникации в организации и, следовательно, ее функции определяются в первую очередь потребностями самой организации. Как важный элемент функционирования организации, коммуникация, тем не менее, может использоваться на примитивном уровне без эффективного управления организацией и ее взаимодействия с внешней средой.

Повышение роли коммуникационных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее средой, с целью осуществления оптимальных коммуникационных процессов, благоприятных для организации. Эффективное общение на практике имеет важное значение для успеха организации. Однако именно коммуникации представляют собой один из самых дискуссионных процессов в области управления, в отношении которого ясность и понимания еще не достигнуты. В связи с этим актуально определить роль коммуникаций и возможности использования коммуникационных ресурсов в организации, а также выявить их проблемы с учетом современных требований.

Предметом в данной работе выступают организационные коммуникации как процессы, влияющие на обеспечение слаженного и гармоничного функционирования всех частей организации.

Объектом является управление коммуникациями в ООО«ПРОФКЛИМАТ».

Целью данной работы является выявление проблем коммуникаций в современном предприятии, а также их устранение с целью повышения эффективности менеджмента в ООО «ПРОФКЛИМАТ».

Для достижения указанной цели были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть понятие коммуникаций, элементы коммуникационного процесса, а также задачи руководителя фирмы по его обеспечению;

- определить основные условия эффективности коммуникации в организации;

- рассмотреть основные факторы, которые могут снижать эффективность коммуникаций в организации;

- раскрыть современные проблемы коммуникаций в организациях;

- провести анализ практики коммуникации в организации на примере ООО «ПРОФКЛИМАТ»;

- выявить проблемы коммуникаций в организации и разработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в ООО «ПРОФКЛИМАТ».

В работе использованы методы диалектического, исторического и логического анализа, метод сравнения и обобщения; а также системно-функциональный и системно-структурный принципы исследования и специфические приемы: качественный анализ и графическая интерпретация информации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Роль коммуникаций в организации

Деятельность любой фирмы представляет собой совокупность различных операций, которые взаимосвязаны между собой. Одной из задач руководителя является донесение информации до всех структурных подразделений. И в этом случае возникает ряд проблем. Например, руководителю нужно организовать обмен информацией между субъектами, донести данные без искажения, организовать работу всего коллектива, поставить правильные, четкие и понятные задачи. Это только самые основные и часто возникающие проблемы, особенно в «молодых» фирмах. На помощь руководителям в таком случае приходят коммуникации. Коммуникация от латинского «communicatio» - сообщение, передача и от «communicare» - делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать - принятый в исследованиях термин, которым обозначают операционные системы, повседневно обеспечивающие единство и преемственность человеческой деятельности. Руководитель, на современном этапе развития бизнеса, должен хорошо разбираться не только в основном виде деятельности фирмы, но и в основах психологии, этики, культуры делового общения. Различные подразделения должны взаимодействовать между собой для более эффективной работы предприятия, поэтому вопрос построения хороших коммуникационных связей особенно актуален для руководителей, которые наиболее заинтересованы в результативности работы фирмы.

Существует два основных вида коммуникаций в организации:

1. вертикальные - передача информации между руководителем и подчиненными;

2. горизонтальные – передача информации между сотрудниками одного уровня.

Для того, чтобы контакт появился в организации, необходимо появление элементов коммуникационного процесса. Первоначально необходим источник информации, который создает то, что нужно передавать. А вот передаваемый объект является уже вторым элементом рассматриваемого процесса, который называется «сообщение».

Далее необходимо передать информацию, и она, в свою очередь, движется по третьему элементу – «канал прямой или обратной связи». Ну и коммуникационный процесс невозможен без последнего элемента – «получатель», т.к. без него все вышеперечисленное не имело бы смысла. На самом деле, в обычной жизни мы ежедневно становимся участниками данного процесса, поэтому он не настолько сложен, так как знаком всем с детства. Просто коммуникации в организации имеют ряд особенностей:

- информация должна передаваться быстро;

- необходима обратная связь;

- информация должна быть важной, понятной, относящейся к работе предприятия;

- сообщение должно быть достоверным, полным и актуальным;

- экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее).

Так же для построения благоприятной внутренней среды на предприятии, руководителю нужно непосредственно коммуницировать с работниками. Люди, занятые в основном производстве, могут помочь в принятии важных решений, так как они видят ситуацию с практической точки зрения. Поэтому руководителю необходимо прислушиваться к мнению своих подчиненных, рассматривать их жалобы и предложения, реагировать на их обращения, а так же, при необходимости, просить устных пояснений к отчетам, так как могут возникнуть факторы, влияющие на отчетность, но не вошедшие в документацию по объективным причинам. Таким образом, могут быть своевременно выявлены и предотвращены скрытые угрозы.

К счастью, в наше время автоматизированные системы помогают облегчить коммуникационный процесс. Электронная почта, возможность видеоконференций, телефонная связь, различные программы внутрикорпоративной связи - все это позволяет передавать информацию очень быстро, получать ответы, решать различные вопросы даже на расстоянии, а так же контролировать работу сотрудников, что особо актуально для руководителей, которые зачастую в силу своего служебного положения находятся не на рабочем месте.

Но не стоит забывать о традиционных методах коммуницирования таких как собрание, совещание, особенно когда требуется срочное решение определенных задач, а нужное решение еще не найдено. В таких ситуациях могут помочь приемы как:

- метод мозгового штурма (метод, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения);

- метод Дельфи (метод анонимного анкетирования);

- метод критики (метод, при котором участники обсуждения критикуют все предложенные идеи и выбирают наиболее приемлемую) и т.д.

Коммуникационная система - это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Получается, работа над коммуникациями организации - это целая система. И чтобы вся эта система работала правильно и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такая система требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений и отделов выполнялись быстрее.

Таким образом, можно сделать вывод, что коммуникации необходимы для эффективной и результативной работы организации. А их основной задачей является обеспечение передачи информации между структурными подразделениями, что, в свою очередь, является основой функционирования предприятия.

1.2 Влияние коммуникаций на эффективность менеджмента в организации

Сложившаяся система коммуникаций в организации способствует устранению таких организационно-управленческих проблем, как несогласованность деятельности различных структурных подразделений в совместной деятельности, нестабильность отношений с внешней средой, неполная рабочая осведомленность структурных подразделений и др.

Эффективность коммуникации в организации нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности и управления, так как они являются необходимым условием и элементом управленческой деятельности. Поэтому коммуникации в организации будут эффективны, если они способствуют достижению целей управления, используя быструю передачу информации, необходимое психологическое воздействие, а также обеспечивают взаимопонимание между объектом и субъектом управления.

Эффективность коммуникации в организации зависит от координации действий субъектов управления, их взаимопонимания в достижении общих целей и укреплении партнерских отношений. В современных условиях развития общества с хорошо развитой деловой активностью и обширными коммуникациями внутри него становится все более важным уметь определять эффективность коммуникаций в организации.

В результате коммуникационных процессов в организации возникает так называемый коммуникационный эффект. По словам В. Б. Кашкина, к ним относятся::

- изменение реквизитов получателя информации;

- изменение настроек (жизненных представлений получателя информации);

- изменение поведения индивида (голосование в качестве избирателя, покупка товара или услуги, следование рекомендациям вышестоящего руководства или не опоздание на работу).

К другим коммуникативным эффектам относятся: эмоциональный эффект, усиление позиции индивида, эстетический эффект, утилитарный эффект, удовлетворение познавательного интереса и др.

Эффекты коммуникации обычно рассматриваются на двух уровнях: на уровне индивида и на уровне социальных групп. Таким образом, для человека важны процессы приобретения информации, необходимой для его жизнедеятельности, поиска духовно-нравственных ориентиров, социализации, а также процессы эмоционально-психологического расслабления. При рассмотрении эффектов коммуникации на уровне социальных групп важным критерием является изменение общественного мнения (в глобальных вариантах и общественного сознания) под влиянием социальных коммуникаций.

Эффективная коммуникация в организации предполагает выполнение следующих условий:

1. Взаимодействие всех участников общения, несмотря на симпатии и антипатии.

2. Наличие определенного объекта и цели общения.

3. Соблюдение формальности взаимодействия, должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, наличие субординации и делового этикета.

4. взаимозависимость всех участников коммуникации в достижении целей организации и в реализации индивидуальных интересов.

5. Контроль над коммуникациями участников (включая манипуляции на высоком уровне, игры и т.д.).

Оценка эффективности коммуникации является необходимым условием для управления коммуникационными процессами в организации. Для оценки эффективности необходимо выбрать определенные критерии и показатели эффективности коммуникаций в организации. Оценка основывается на понимании понятия «эффективность» как взаимосвязи между заранее определенной целью и достигнутым результатом.

Отсутствие универсальных критериев и показателей является одной из основных проблем при оценке эффективности коммуникаций в организации. Как правило, показатели подбираются индивидуально в зависимости от типа конкретных коммуникаций, а также от лица, которое ставит задачу оценки эффективности деятельности (топ-менеджмент, акционеры, собственники и др.). Сегодня существует большое количество локальных показателей эффективности, но универсальных практически нет. Поэтому существует настоятельная необходимость в создании общей системы оценки эффективности коммуникаций в организации, включающей как универсальные, так и локальные показатели.