Файл: Товарные запасы и управление ими в оптовой торговле, на примере ЗАО «Тандер».pdf

Неснижаемый остаток рассчитывается для каждой позиции в отдельности. У продукции различное время хранения и реализации, разные сроки поставок, продаются они тоже по-разному. Что-то уходит за несколько часов (хлебобулочные изделия, молочка, полуфабрикаты), в то время как другие позиции стоят на витрине месяцами (деликатесы, элитный алкоголь). На рисунке 3 наглядно представим все элементы, которые входят в систему управления товарными запасами.^[3]

Рисунок 3 Элементы системы управления товарными запасами

Мы рассмотрели понятие товарные запасы и их элементы, теперь рассмотрим такой момент, что даже в небольшом розничном магазине сотни наименований товара. Уследить за всем нереально, поэтому нужен системный подход. рассмотрим современные методы управления товарными запасами.

Итак, нам известна величина товарного запаса и неснижаемого остатка, которые нужно поддерживать на складах, делая своевременные заявки поставщику. Для этого есть несколько подходов.

1.Ручное управление

Название говорит само за себя ручка, блокнот или пара журналов вам все равно понадобятся. Суть в следующем: вы ежедневно проверяете товарные запасы на предмет неснижаемого остатка и, в случае чего, заказываете товар у поставщика. Несмотря на свою примитивность, подход с успехом можно применять в магазинах и торговых точках с небольшой товарной номенклатурой - не более десятка позиций. Никакой автоматизации тут не нужно, это все равно, что палить по воробьям из крупнокалиберной пушки.

Вести такой учет можно как удобно: в тетрадке, вордовском файле, писать заметки на смартфоне или скачать на него простенькое приложение для товароучета. Главное держать ситуацию под контролем и вовремя делать заявки снабженцам.

2.Товароучет в Excel

Это уже начальная ступень автоматизации товароучета. Здесь данные заносятся не в тетрадь или журнал, а в экселевский документ. Удобно тем, что программа самостоятельно рассчитывает показатели при изменении исходных данных. По крайней мере от математики вы будете избавлены. Изменили количество нескольких позиций в соответствующей ячейке таблицы - система автоматически рассчитала стоимость товарного запаса в денежном эквиваленте.

Для того, чтобы вести товароучет в Excel, понадобится скачать один из специальных шаблонов, предметно заточенных под эти цели. Есть платные и бесплатные инструменты с различным функционалом. При всех плюсах, учет в таблицах эксель не решает главной задачи - автоматизации управления товарными запасами. Контролировать процесс придется вручную, а значит, неизбежны ошибки и неточности.( На рисунке 4 наглядно показан учет товаров в Excel.)

Рисунок 4 Пример ведения учета в Excel-таблицах

Для того, чтобы минимизировать ошибки есть самый совершенный на данный момент инструмент управления - товароучетные программы.

Управление товарными запасами при помощи программ складского учета.

Здесь все делается в автоматическом режиме при минимальном участии человека. Вы просто задаете величину неснижаемого остатка, при достижении которого программа сама делает заявки поставщикам. Риск остаться без товара в разгар продаж исключается полностью. Как это работает: товароучетка интегрируется с онлайн-кассами и каждый проданный товар моментально списывается с остатков. При достижении неснижаемого порога программа формирует и отправляет заявку снабженцам, а товар привозят на склад. Персонал при этом не задействован вовсе.^[4]

Для этих целей подойдет система товарного и складского учета “ЕКАМ”. Функционал программы не ограничивается контролем товарных запасов - она умеет гораздо больше:

1. встроенная CRM-система позволяет контролировать работу сотрудников и выявлять наиболее эффективных;

2. программа лояльности дает возможность управлять скидками, акциями и спецпредложениями;

3. все документы автоматически формируются и сохраняются в облаке. При необходимости их можно распечатать, поставить подписи и печати (если заверить электронной подписью, то и распечатывать не нужно) и отправить адресату;

4. доступ к программе возможен из любой точки мира, где есть интернет. Войти в личный кабинет можно с компьютера или смартфона с установленным на него мобильным приложением.

1.2 Классификация товарных запасов

При планировании запасов мы руководствуемся научно обоснованными правилами относительно запасов и движения товаров, хотя преувеличение или отсутствие запасов не допускаются. Избыточные запасы вызывают избыточные запасы и порчу товаров, уменьшают товарооборот, приводят к дополнительным расходам на хранение и так далее. Недостаточные запасы вызывают перебои в торговле, несоблюдение коммерческого плана, ухудшают коммерческие услуги, снижают степень удовлетворения потребностей населения.

В целом наличие товарно-материальных запасов как категории грузопотока обусловлено необходимостью обеспечения нормального процесса товарооборота.

Любой продукт до продажи классифицируется как инвентарь. С экономической точки зрения такая форма существования товара является статичной (физически она может находиться в движении). Это обстоятельство, в частности, означает, что инвентарь является мгновенным. Запасы меняются в размерах - они постепенно участвуют в обращении товаров, продаются и больше не являются запасами. Однако, поскольку инвентарь заменяется другими партиями, то есть регулярно обновляется, они представляют собой постоянно существующее количество, размер которого варьируется в зависимости от конкретных коммерческих условий.^[5]

Товарные запасы различают по следующим признакам: назначению, месту нахождения, срокам, размерам.

По назначению товарные запасы подразделяют на запасы текущего хранения, сезонного накопления, досрочного завоза.

Запасы действующего склада предназначены для обеспечения бесперебойной продажи товаров населению в период получения двух регулярных партий товаров в сети магазинов, на складах и в пути.

Для определения текущего запаса необходимо исключить запасы товаров сезонного хранения, досрочные поставки из их общего количества и добавить товары в пути и отгруженные товары, расчетные документы по которым не были переданы в банк и на инкассо.

Разрыв между производством товаров и их потреблением характерен для запасов сезонного накопления. Производство таких товаров носит временный характер и потребляется в большинстве районов города. и наоборот, производится круглый год и потребляется в ограниченное время. Сезонные товары включают картофель, овощи, фрукты, елочные украшения, меховые изделия и так далее.

Товарные запасы досрочного завоза создаются в районах, куда завоз товаров в силу географических или климатических условий не может осуществляться регулярно в течение всего года (районы Крайнего Севера и др.).

По месту нахождения различают товарные запасы в розничной сети, на оптовых базах и складах, в пути.

По срокам товарные запасы подразделяют на отчетные, начальные и конечные.

Отчетные запасы определяются на конкретную дату из отчетных данных (например, 1 марта, 15 апреля). Первоначальные запасы рассчитываются на основе фактических запасов на последнюю отчетную дату, ожидаемых поступления и продажи товаров за следующий период до начала планируемого периода, поэтому они являются запасами, ожидаемыми на конец отчетного периода или в начале планируемого периода. Окончательная инвентаризация - это инвентаризация в конце периода планирования.

По размерам различают товарные запасы минимальные, средние и максимальные.

Минимальные запасы накапливаются в период до следующей поставки товаров, максимальные - в период следующей поставки товаров, средние запасы рассчитываются как среднее арифметическое минимальных и максимальных запасов.

Товарные запасы могут быть выражены в натуральных показателях (тоннах, метрах, штуках, и так далее), в стоимостных (рублях), и в днях оборота по продаже товаров.

Товарный запас в днях характеризует величину товарного запаса, находящегося на предприятии торговли на определенную дату, и показывает, на сколько дней этот запас обеспечит бесперебойную торговлю (в ассортименте).^[6]

Товарные запасы в днях исчисляются следующим образом:

Здн =З/Тдн;

Здн=Т/Д;

Здн=ЗхД/Т ,

где Здн - товарный запас в днях,

З - сумма товарных запасов,

Тдн - средний дневной товарооборот за период,

Т - объем товарооборота,

Д - число дней в периоде.

Изменение запасов в днях имеет большое значение для торговых предприятий, поскольку позволяет оценить, сколько дней для данного объема торговли (при условии непрерывной продажи этих товаров) может быть достаточно запасов.

Товарные запасы торговых предприятий классифицируются по:

1. местонахождению (в предприятиях торговли, промышленности, в пути);

2. срокам (запасы на начало и конец периода);

3. единицам измерения: абсолютные (в стоимостном и натуральном выражении) и относительные (в днях товарооборота);

4. назначению;

5. текущего хранения (для обеспечения повседневных нужд торговых предприятий);

6. сезонного назначения (для обеспечения бесперебойной торговли в периоды сезонных изменений спроса или предложения);

7. досрочного завоза (для обеспечения бесперебойной торговли в отдаленных местностях в период между сроками завоза товаров);

8. целевые товарные запасы (для осуществления определенных целевых мероприятий).

Размер товарно-материальных запасов в основном определяется объемом и структурой товарооборота торгового предприятия. Поддержание оптимальной пропорции между величиной оборота и размером товарно-материальных запасов является одной из важных задач предприятий торговли. В противном случае из-за нехватки запасов возникают трудности с товарной поддержкой товарооборота предприятия; избыточные запасы приводят к дополнительным убыткам, увеличению потребности в кредитах и ​​увеличению стоимости уплаты процентов по ним, увеличению стоимости хранения акций, что в совокупности ухудшает общее финансовое состояние торговых предприятий. Поэтому вопрос количественного измерения стоимости товарно-материальных запасов торгового предприятия и определения соответствия стоимости потребностям торговли является весьма актуальным.^[7]

1.3 Система показателей статистики товарных запасов и товарооборота

Современная система показателей для статистики запасов и товарооборота должна содержать, помимо макро показателей, показатели, которые помогут оценивать и координировать деятельность малых экономических единиц.

Система показателей для статистики запасов и оборота должна соответствовать целям и задачам исследования.

Рассматриваемая система показателей представляется в следующем виде:

1. Объем товарных запасов (в натуральном и стоимостном выражении) как в целом, так и по предприятиям, фирмам и т.д., регионам.

В разрезе рассматриваемой группы могут быть выделены такие показатели, как:

− резервный (старховой) объем товарных запасов - постоянное количество товарной массы, которая гарантирует своему владельцу бесперебойную работу торгового предприятия, склада в непредвиденных случаях;

− минимально допустимый объем товарных запасов, достижение которого свидетельствует о необходимости их пополнения;

− максимальный объем товарных запасов - максимально возможная их величина. Этот показатель зависит в первую очередь от числа заказов.

2. Структура товарных запасов.

Эта группа характеризуется показателями запасов отдельных товаров, товарных групп и комплексов в натуральном и стоимостном измерении, в процентах к общему итогу, по отношению друг к другу. Здесь выделяют показатель доли переходящего запаса в формировании товарных запасов, характеризующий их долю в общем объеме созданных ресурсов:

дЗп=Зн/Зн+П

где дЗп - доля переходящего запаса;

Зн - товарные запасы на начало периода;

П - все формы и виды поступлений товаров за счет всех источников..

3.Уровень товарных запасов как в целом, так и по отдельным товарам.

Средний запас за период времени. Объем запасов учитывается в определенный момент времени, и в связи с этим они носят временный характер; Кроме того, запасы колеблются в процессе продаж как из-за аритмичного предложения, так и под влиянием изменений рыночной ситуации. Все это делает невозможным оценку их уровня и заставляет исследователя использовать расчет среднего запаса. В зависимости от объема информации, средний запас может быть рассчитан с использованием простой арифметической формулы, если данные о его фактическом объеме доступны в начале (n W) и конце (k W) месяца:

Змес=Зн+Зк/2

где мес З - среднемесячные товарные запасы.

4. Запасоемкость.

Этот и следующий показатели призваны устранить влияние фактора размерности торговой организации, предприятия или фирмы с тем, чтобы обеспечить сравнимость уровня товарных запасов. В крупных предприятиях или фирмах товарных запасов должно быть больше, чем в мелких. Запасоемкость показывает, сколько товарных запасов приходится на единицу товарооборота:

Зе=Зк/О

где Зе - запасоемкость;

О - объем товарооборота.