Файл: Основные функции в системе менеджмента (Формирование функций менеджмента).pdf

9. технологический контроль и испытания;

10. сбыт продукции;

11. организация работы с кадрами;

12. организация труда и заработной платы;

13. материально-техническое снабжение;

14. капитальное строительство;

16. финансовая деятельность

[ГОСТ 24525.0-80]

1.3 Основные функции менеджмента

При всем многообразии задач, решаемых менеджерами, управление можно рассматривать как непрерывный процесс реализации нескольких взаимосвязанных функций. Такие функции называют основными (или базовыми) функциями менеджмента, поскольку их выполняют менеджеры всех уровней, независимо от специфики управленческой деятельности.

Основные функции менеджмента: планирование, организация, координация, контроль, мотивация.

[Михненко П. А. Теория менеджмента: Учебник / П. А. Михненко. – 4-е изд., стер. – М.: Университет «Университет», 2018. – C69]

1.4 Планирование

Планирование – процесс разработки планов организации, т. е. такой этап управления, на котором определяются цели деятельности организации; ресурсы, необходимые для достижения этих целей; способы достижения поставленных целей. Планирование представляет собой начальный этап управления, так как без четкого представления о целях деятельности не имеет смысла приступать к работе. Кроме того, важно понимать, какие ресурсы (оборудование, деньги, специалисты, технологии и т. п.) выделяются для достижения этой цели и как они будут использоваться. Пожалуй, одним из главнейших элементов любого плана является указание на сроки выполнения каждого его пункта (сроки достижения целей).

[Михненко П. А. Теория менеджмента: Учебник / П. А. Михненко. – 4-е изд., стер. – М.: Университет «Университет», 2018. – C.70.]

Менеджмент формирует систему целей развития компании, одна из которых является самой главной, отвечающей на вопрос «где мы хотим быть?». А это значит, что для определения путей достижения целей менеджерам приходится составлять систему планов, иначе говоря, планы организации можно разделить на несколько уровней. Прежде всего менеджмент и собственники компании формулируют так называемую миссию организации. Миссия указывает на смысл существования организации, ее предназначение, ценности, принципы работы и уникальность.

Миссия (философия организации) – представление собственников и менеджмента компании о ее предназначении, уникальности, социальной значимости и основных ценностях. В миссии не принято указывать, что в качестве главной цели компания рассматривает получение прибыли. Прибыль необходима для нормальной работы любой компании. Хорошо сформулированная миссия указывает, что для данной компании является ценным то, что она дает своим клиентам, покупателям, чем она лучше других фирм. Формулировка миссии позволяет компании ответить на следующие вопросы:

1. Кто наши клиенты?

2. Что мы делаем для людей?

3. В каких сегментах рынка мы работаем?

4. Какие технологии мы используем?

5. Какую этику мы исповедуем?

6. Какова концепция нашего управления?

7. В чем наши конкурентные преимущества?

8. Каковы наши обязательства перед сотрудниками?

Долгосрочное планирование – процесс разработки долгосрочных (на пять и более лет) планов деятельности организации на основе прогнозов, построенных по принципу экстраполяции – распространения известных в прошлом тенденций на будущий период. Система планов организации, в основе которой лежит долгосрочный план, как правило, дополняется среднесрочными (чаще всего – от 2 до 5 лет) и краткосрочными (до одного года) планами.

Таким образом, подход к классификации планирования по периодам времени (горизонту планирования) позволяет выделять:

1. долгосрочное планирование (пять и более лет);

2. среднесрочное планирование (от двух до пяти лет);

3. краткосрочное планирование (до одного года).

Надежность такой системы планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры, и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации. В основе стратегического планирования лежит анализ как внутренних так и внешних конкурентных сил и поиск путей использования внешних возможностей. Главная задача стратегического планирования – обеспечение гибкости и нововведений в деятельность организации, необходимых для эффективного достижения ее основных целей в изменяющейся внешней среде. Поэтому отличительной особенностью всей системы планирования стало стремление к улучшению реакции компании на динамику рынка. Таким образом, понятия «долгосрочное планирование» и «стратегическое планирование» не идентичны. Стратегическое планирование – процесс разработки стратегического плана, основанного на анализе внутренней и внешней среды организации и обеспечивающего эффективное достижение целей в условиях меняющейся внешней среды. Как правило, стратегические планы затрагивают работу всей организации в целом и чаще всего рассчитаны на воплощение в долгосрочной перспективе – пять или более лет. Задачей стратегического планирования является обеспечение изменений внутри организации для ее адекватной реакции на изменения, происходящие во внешней среде. Формируя стратегический план, менеджмент компании тем самым пытается дать ответы на вопросы «что изменилось в нашем окружении?» и «как нам следует измениться, чтобы стать лучше?» Некоторые компании могут ставить стратегические цели на более отдаленные периоды времени (например, на десять и более лет). Однако в неблагоприятных экономических условиях период стратегического планирования может уменьшаться до одного-двух лет. В 1990-х гг. большинство крупных компаний начали переходить от стратегического планирования к стратегическому менеджменту – комплексу стратегических управленческих решений, определяющих долговременное развитие организации в условиях высокоподвижной и крайне неопределенной внешней среды. Стратегический менеджмент – комплекс мероприятий, определяющих долговременное развитие организации в результате конкретных действий, обеспечивающих быстрое реагирование организации на изменения внешней среды, пересмотр и корректировку общего направления развития. Мнение о том, что стратегическое (или долгосрочное) планирование непременно является признаком стратегического менеджмента, ошибочное. Главной задачей стратегического менеджмента считается разработка стратегии организации – определение направления движения организации в желаемое состояние, оставляющее свободу выбора с учетом изменяющейся ситуации. Стратегия – способ управления организацией, направленный на укрепление ее позиций, большее удовлетворение потребителей и достижение поставленных целей. Причем реализация стратегии может обеспечиваться формированием как стратегических, так и тактических планов, рассчитанных на период времени более короткий, чем горизонт самой стратегии. В тактических планах указываются действия конкретных подразделений (как правило, крупных департаментов) организации. Успешное исполнение тактических планов обеспечивает претворение в жизнь стратегического плана компании. В оперативных (текущих) планах определяются цели конкретных отделов и даже задачи отдельных сотрудников организации. Основными задачами оперативного планирования являются:

1. детализация и распределение рабочих заданий (по кварталам, месяцам, неделям, дням) для обеспечения полной загрузки всех подразделений;

2. разработка календарно-плановых нормативов работы подразделений и сотрудников;

3. конкретизация и доведение до подразделений и исполнителей заданий с указанием сроков их выполнения;

4. планирование материальной (технической) обеспеченности выполнения заданий;

5. обеспечение взаимосвязи (коммуникаций) всех подразделений и исполнителей;

6. оперативное регулирование (координация) для предотвращения или быстрого устранения перебоев и отклонений от норм.

Таким образом, по степени детализации часто выделяют:

1. стратегическое планирование;

2. тактическое планирование;

3. оперативное планирование.

Прямое сопоставление этих видов планирования с классификацией по периодам времени не всегда оказывается верным.

Исходя из других признаков классификации, можно выделить следующие виды планирования:

1. по степени охвата организации – общеорганизационное планирование (для всей организации в целом), планирование по видам деятельности (например, планирование производства новой продукции), планирование на уровне конкретного подразделения (например, планирование работы цеха, отдела, филиала);

2. по функциям – производственное, финансовое, кадровое и тому подобное планирование;

3. внутри функции или департамента (например, для функции маркетинга) – планирование ассортимента, рекламы, объемов продаж и т. п.

Как правило, в организациях планированию подлежат конкретные мероприятия, товары, услуги и работы, а также структуры, технологии и процедуры. Например, планирование расширения организации, планирование усовершенствования технологического процесса и т. п. План как результат планирования является для исполнителей директивным документом и может включать как обязательные, так и рекомендательные показатели. Причем с увеличением периода (горизонта) планирования число индикативных (рекомендательных) показателей может возрастать. Это связано с тем, что при долгосрочном планировании результат не может быть определен абсолютно точно, так как он зависит от изменения условий хозяйствования и имеет вероятностный характер.

Различают три основные формы организации процесса планирования:

1. «сверху вниз»;

2. «снизу вверх»;

3. «цели вниз – планы вверх».

Планирование «сверху вниз» предполагает, что руководство разрабатывает планы, которые надлежит выполнять подчиненным. Такая форма планирования дает положительный результат только в условиях авторитарной иерархической системы управления. Планирование «снизу вверх» основано на том, что планы формируются подчиненными и утверждаются руководством. Это более прогрессивная форма планирования, однако на крупных предприятиях в условиях углубленной специализации труда создать таким образом единую систему взаимосвязанных планов оказывается весьма сложно. 

Для того чтобы быть эффективным, планирование деятельности организации должно соответствовать ряду важных принципов.

Принцип единства. Организация – это целостная система, поэтому ее составные части должны развиваться в едином направлении. Планы каждого подразделения должны быть связаны с планами всей организации.

Принцип участия. Каждый член организации становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности. В процесс планирования должны вовлекаться все, кого он затрагивает. Планирование, основанное на принципе участия, называется партисипативным.

Принцип непрерывности. Внешняя среда организации неопределенна и изменчива, поэтому компания должна корректировать и уточнять свои планы с учетом этих изменений. Процесс планирования должен осуществляться постоянно.

Принцип гибкости. В компании должна быть обеспечена возможность изменения планов при возникновении непредвиденных обстоятельств. 5. Принцип точности. Любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая необходима для его правильного исполнения.

1.5 Организация

Организация – функция, заключающаяся в правильном распределении задач, ресурсов, полномочий и ответственности между исполнителями и обеспечении высокой эффективности их совместной работы. Когда организационные задачи касаются всего предприятия в целом (или его крупных частей), то говорят, что менеджмент формирует организационную структуру компании.

[Михненко П. А. Теория менеджмента: Учебник / П. А. Михненко. – 4-е изд., стер. – М.: Университет «Университет», 2018. – C.71.]

В самом общем случае организация как объект представляет собой группу людей, сознательно и целенаправленно работающих вместе для получения значимого для всех результата.

Организовать совместную деятельность – это значит:

1. сформулировать цель деятельности;

2. определить необходимое количество исполнителей соответствующей квалификации;

3. осуществить декомпозицию цели – разделить цель на взаимосвязанные задачи;

4. распределить между исполнителями задачи, ресурсы, полномочия и ответственность в соответствии с их квалификацией;
5. обеспечить эффективное взаимодействие исполнителей в соответствии с целью совместной деятельности.

Декомпозиция цели подразумевает, что правильное и своевременное выполнение каждым исполнителем своей части работы приведет в итоге к достижению общей цели организации. Для продуктивной работы необходимо обеспечить координацию работы исполнителей организации. Другими словами, работа группы людей может считаться организованной, если каждый исполнитель знает:

1. что он должен делать;

2. какими ресурсами (инструментами, деньгами, временем и т. п.) он для этого располагает;

3. что он уполномочен требовать или может ожидать от других исполнителей в группе;

4. какую ответственность он несет за порученные ему задачи;

5. как (в каком порядке, по какому алгоритму) исполнители должны взаимодействовать между собой.

Организационная деятельность в самом общем случае предполагает:

1. распределение задач между исполнителями;

2. обеспечение эффективного взаимодействия между ними.

Любая организационная деятельность характеризуется следующими признаками: наличие общей цели или совокупности целей деятельности; совместная деятельность людей; особая система организационных отношений между людьми; управление совместной деятельностью людей; технологичность деятельности; наличие определенной организационной культуры. 

1.6 Мотивация

Мотивация (как функция менеджмента) – активизация деятельности персонала и побуждение его к результативному и эффективному труду для достижения целей организации. С помощью этой функции менеджмент создает условия на предприятии, в которых становится выгодно и удобно работать всему коллективу. Слово «мотивация» означает особое внутреннее (психологическое) состояние человека, побуждающее его действовать определенным образом. Однако в менеджменте этим термином обозначается одна из функций управления – действия руководителя, направленные на формирование таких мотивов поведения сотрудников, которые побуждали бы их действовать не только в своих интересах, но и в интересах компании. Если сотрудники осознают свою выгоду, понимают и принимают цели и ценности своей компании, то значительно повышается их сознательность и производительность труда.

[Михненко П. А. Теория менеджмента: Учебник / П. А. Михненко. – 4-е изд., стер. – М.: Университет «Университет», 2018. – C.71.]

Потребность – ощущение человеком физиологического или психологического недостатка чего-либо. Вознаграждение – все то, что человек считает ценным для себя. Каждый человек постоянно испытывает какие-то потребности – в пище, отдыхе, развлечениях, общении с другими людьми, саморазвитии и т. п. Желая удовлетворить свои потребности, человек ставит перед собой цели. Различные потребности порождают разные мотивы поведения, т. е. устремления, склонности. Мотивы определяют поведение человека, его поступки. Поступки приводят к достижению цели. Однако достигнув поставленной цели, человек может понять, что не полностью удовлетворил свою потребность. В результате он вновь начнет действовать определенным образом. Если же потребность окажется полностью удовлетворенной, то на мотивы последующего поведения человека будут влиять другие потребности и т. д. Из подобного понимания процесса мотивации через потребности вытекает так называемый закон результата, который гласит: «Степень удовлетворения потребностей, полученная при достижении поставленной цели, влияет на поведение человека в сходных обстоятельствах». Мотивация – одна из основных функций менеджмента, посредством которой обеспечивается активизация деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации.