Файл: Общие положения по выполнению кассовых операций Понятие операционной кассы.pdf

При расчётах с населением наличными денежными средствами предприятия должны установленных законом случаях применять контрольно-кассовую технику^[13]. Основные типовые проводки по кассе в бухучете представлены в таблице 1.

Таблица 1. Типовые проводки по учету кассовых операций.

В соответствии с положениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации^[14], руководители предприятий обязаны оборудовать кассу, обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность^[15].

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается^[16].

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т.п. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.^[17]

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам^[18].

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены определенные унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. Данные унифицированные бланки являются обязательными к применению и подтверждают достоверность бухгалтерского учета кассовых операций хозяйствующего субъекта.

Учреждение осуществляет кассовые операции в соответствии с установленным порядком ведения кассовых операций. Этот документ устанавливает порядок приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денежных средств, порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения операций по кассе на учреждение может налагаться штраф налоговыми органами^[19].

Порядок учета денежных документов в кассе – основные бланки:

• Приходный кассовый ордер (форма КО-1). По нему принимаются все наличные денежные средства, а также ценные бумаги, которые приходят в кассу.
• Расходный кассовый ордер (форма КО-2). По нему выдаются финансовые средства, а также ценные бумаги из кассы.
• Журнал, в котором происходит регистрация всех приходных и расходных ордеров (форма КО-3).
• Книга кассовых операций (кассовая книга), в которой отражаются все движения денежных средств, а также фиксируется их остаток на конец рабочего дня (форма КО-4).
• Книга, в которой отображается учет всех выданных и принятых финансовых средств кассиром предприятия или ИП (форма КО-5).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Лица, вносящие денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершенные хозяйственные операции. На основании предоставленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При составлении приходного кассового ордера ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Как правило, нумерация приходных кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера один продолжается до конца текущего года.

Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами, и прописью.

В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции (например, получено по чеку с таким-то номером). В случае если по приходному кассовому ордеру на основании кассовых чеков оформляется поступление выручки, то по строке "В том числе" должна указываться сумма НДС, которая записывается цифрами. Если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".

При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

- наличие на документах подписи главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного;

- правильность оформления полученных документов;

- наличие сопроводительных документов, прилагаемых к приходным кассовым ордерам;

- соответствие хозяйственной операции, указанной в приходном кассовом ордере, наименованию операции в квитанции к нему.

При приеме денег кассир обязан проверить соответствие сумм, вносимых денежный средств суммам, указанным в сопроводительных документах, приходном кассовом ордере и квитанции к нему.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам.

К таким документам, например, относятся платежные и расчетно-платежные ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами^[20].

Все операции с денежными средствами, которые находятся в кассе учреждения, считаются кассовыми операциями. Кассовые операции в крупных учреждениях ведет кассир, а если такой должности (ставки) нет, то ведение кассы возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера. В кассе организации могут храниться не только денежные средства, но и документы, относящиеся к бланкам строгой отчетности. Проверяющая функция возлагается на главного бухгалтера, старшего бухгалтера или директора. Проведение операции оформляется штампом «Погашено» или «Оплачено».

Таким образом, грамотный и своевременный учет кассовых операций заключается в обеспечении сохранности денежных средств в кассе и контроля за использованием их по целевому назначению в соответствии с нормативно-законодательными актами, полном и своевременном документировании всех операций по движению денежных средств в кассе предприятия, соблюдении расчетной и финансовой дисциплины, своевременном и достоверном ведении аналитического учета.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством.

Действующее законодательство России обязывает предприятия любых форм собственности организовать надлежащий учет денежных средств в кассе. Представителям малого предпринимательства наравне с ИП разрешается использовать упрощенный порядок^[21].

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое утверждено 5 января 1998 года под номером 14-п. В нем устанавливаются общие правила обращения наличных денег, также он обязывает все организации, которые ведут предпринимательскую деятельность, хранить свои наличные средства в банковских учреждениях на специальных коммерческих счетах. В нем также указывается, что некоторую часть денег компания может хранить в кассе.