Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ практической реализации функций менеджмента на примере ООО «Ин-Телс»).pdf

Роль менеджмента для современных организаций неоспорима, поскольку он способствует: 

• достижению поставленных целей – он организует факторы производства, собирает и организует ресурсы, эффективно объединяет ресурсы для достижения целей. Он направляет групповые усилия на достижение заранее определенных целей. Четко определив цель организации, появится возможность избежать потерь времени, денег и усилий. Менеджмент превращает неорганизованные ресурсы людей, машин, денег и т.д., эти ресурсы координируются, направляются и контролируются таким образом, что предприятие работает для достижения целей;
• оптимальному использованию ресурсов – руководство продуктивно использует все физические и человеческие ресурсы. Это приводит к эффективности в управлении. Менеджмент обеспечивает максимальное использование ограниченных ресурсов путем выбора наилучшего возможного альтернативного использования в промышленности из различных областей применения. Менеджмент использует экспертов, профессионалов, и эти услуги приводят к использованию их навыков, знаний и правильного использования и позволяют избежать потерь. Если работники и машины производят максимум, нет никаких ресурсов на работу;
• снижению затрат. Максимальный результат достигается благодаря минимальному вводу данных при правильном планировании и использовании минимального ввода и получения максимального результата. Руководство использует физические, людские и финансовые ресурсы таким образом, что приводит к наилучшему сочетанию. Это помогает в снижении затрат;
• созданию разумной системы – нет дублирования функций, формируется надежная организационная структура, которая является одной из целей управления, которая соответствует цели организации, и для ее достижения она устанавливает эффективные отношения власти и ответственности, т.е. кто перед кем подотчетен, кто может давать указания кому, кто является начальством и кто подчинен. Менеджмент заполняет различные должности с правильными людьми, имеющими правильные навыки, обучение и квалификацию;
• установлению равновесия – менеджмент позволяет организации выживать в изменяющейся среде. Он поддерживает связь с меняющейся средой. С изменением внешней среды, первоначальная координация организации должна быть изменена. Таким образом, менеджмент адаптирует организацию к изменяющемуся спросу рынка / меняющимся потребностям общества. Он отвечает за рост и выживание организации;
• формированию основы для процветания общества – эффективное управление ведет к повышению экономичности производства, что, в свою очередь, способствует повышению благосостояния людей. Хороший менеджмент облегчает трудную задачу, избегая потери дефицитных ресурсов. Это улучшает уровень жизни. Это увеличивает прибыль, которая выгодна бизнесу, и общество получит максимальный результат при минимальных затратах, создавая возможности трудоустройства, которые приносят доход в руки. Организация приходит с новыми продуктами и исследованиями, полезными для общества.

Таким образом, менеджмент представляет собой многоаспектное явление и охватывает происходящие процессы в организации, связанные как с её внутренней средой, так и с внешней средой воздействия на неё. Менеджмент играет важную роль в организации. Решая разные задачи по степени сложности, управление организацией является особым видом деятельности по целенаправленной координации действий персонала.

1.3 Основные функции менеджмента

Традиционно термин «менеджмент» относится к действиям, связанным с четырьмя общими функциями, перечисленными ниже.

1. Планирование, включая определение целей, задач, методов, ресурсов, необходимых для выполнения методов, обязанностей и сроков выполнения задач. Примерами планирования являются стратегическое планирование, бизнес-планирование, планирование проекта, кадровое планирование, реклама и планирование продвижения по службе.

2. Организация ресурсов для достижения целей оптимальным образом. Примерами являются организация новых отделов, кадров, офисных и файловых систем и реорганизация бизнеса.

3. Лидерство, в том числе для определения направления деятельности организации, групп и отдельных лиц, а также для оказания влияния на людей следовать этому направлению Примерами являются определение стратегического направления (видение, ценности, миссия и / или цели) и продвижение методов управления эффективностью организации для достижения этого направления.

4. Контроль или координация, в том числе системы, процессы и структуры организации для эффективного и действенного достижения целей и задач. Это включает в себя постоянный сбор отзывов, а также мониторинг и корректировку систем, процессов и структур соответственно. Примеры включают использование финансового контроля, политик и процедур, процессов управления эффективностью и мер по предотвращению рисков.

В теоретических целях может быть удобно разделить функции менеджмента, но практически эти функции по своей природе дублируют друг друга, то есть они очень неразделимы. Каждая функция сливается с другой, и каждая влияет на производительность других.

Прежде, чем рассмотреть основные функции, необходимо дать определение самому понятию функций менеджмента. Функция – широко распространенное в естественных и гуманитарных науках понятие, термин произошел от латинского «functio» – исполнение, осуществление и означает обязанность, круг или вид деятельности, назначение, роль [22].

В менеджменте под функцией понимают особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на объект. Иными словами, функция менеджмента – вид управленческой деятельности, содержание процесса управления и совокупность обязанностей субъекта управления. Конечным результатом выступает выработка управленческого воздействия, направленного на достижение определенной цели.

Основные функции современного менеджмента:

• планирование;
• организация;
• мотивация;
• координация;
• контроль.

Рассмотрим указанные функции подробнее.

1. Планирование. Планирование ориентировано на будущее и определяет направление деятельности организации. Это рациональный и систематический способ принятия решений сегодня, который повлияет на будущее компании. Это своего рода организованное предвидение, а также корректирующее задним числом. Это включает в себя предсказание будущего, а также попытки контролировать события. Это предполагает способность предвидеть последствия текущих действий в долгосрочной перспективе в будущем.

Питер Друкер определил планирование следующим образом: «Планирование – это непрерывный процесс систематического принятия настоящих предпринимательских решений с наилучшим возможным знанием их будущего, систематической организации усилий, необходимых для выполнения этих решений, и сравнения результатов этих решений с ожиданиями посредством организованной и систематической обратной связи».

Эффективная программа планирования включает в себя влияние как внешних, так и внутренних факторов. Внешними факторами являются нехватка ресурсов; как капитальные, так и материальные, общая экономическая тенденция в отношении процентных ставок и инфляции, динамичный технологический прогресс, усиление государственного регулирования интересов сообщества, нестабильная международная политическая среда и т. д.

Внутренними факторами, влияющими на планирование, являются ограниченные возможности роста из-за насыщения, требующего диверсификации, изменения структуры рабочей силы, более сложных организационных структур, децентрализации и т.д.

1. Организация. Из всего множества значений термина «организация» в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

• организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
• организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

Таким образом, функция организации заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Иными словами, это процесс кооперации ресурсов для достижения целей организации [38].

Другими словами, планирование готовит почву для реализации целей организации, а функция организации создает рабочую структуру, деятельность которой направлена на реализацию плана. Задача организации как функции управления состоит в определении миссии, роли, ответственности и подотчетности каждого элемента структуры организации.

Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала, следуя ряду принципов:

• определение и детализация целей фирмы, выявленных в ходе планирования;
• определение видов деятельности по достижению этих целей;
• распределение задач сотрудников и объединение персонада в управляемые рабочие группы, отделы;
• координация деятельности каждой группы посредством установления рабочих взаимоотношений (иерархия подчиненности и делегирование полномочий);
• единство цели организации для каждого из ее членов;
• определение сферы влияния менеджмента (отвечает ли каждый менеджер в группе за вмененное ему в подчинение число работников).

Таким образом, функция организации предполагает определение мероприятий, которые необходимо выполнить для достижения целей компании, назначение этих мероприятий соответствующему персоналу и делегирование необходимых полномочий для осуществления этих мероприятий скоординированным и согласованным образом.

1. Мотивация в системе менеджмента – деятельность, целью которой является активизация персонала, повышение эффективности трудовой деятельности сотрудников для реализации целей, поставленных в планах. Причем, мотивация предполагает не только финансовое стимулирование сотрудников, но и повышение заинтересованности персонала в стремлении самореализации в профессиональной деятельности [49, с. 154-171]. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду – высокими. Задачи менеджера, реализующего функции мотивации, состоят в следующем:

• определение набора критериев, наиболее сильно влияющих на поведение сотрудников, что позволит получить понимание об условиях, благотворно влияющих на мотивы к труду;
• создание благоприятной для мотивации сотрудников атмосферы;
• активное взаимодействие с вмененными в подчинение сотрудниками, в частности, обратная связь (для сотрудников необходимо понимание не только о том, какие задачи они должны выполнять, но и насколько они с этим справляются) [21, с. 36-40.].

Мотивация – означает вдохновлять, стимулировать или поощрять подчиненных с рвением работать. Для этой цели могут использоваться положительные, отрицательные, денежные, неденежные стимулы.

1. Координация – важнейшая функция менеджмента, обеспечивающая достижение согласованности в работе всей иерархии организации путем установления коммуникаций между ними. Наиболее часто используемыми формами координации являются собрания и совещания, отчеты и документация, компьютерные средства и средства радио- и телевещания. С их помощью становится возможным взаимодействие между элементами всей структуры организации, маневрирование ресурсами, единство и согласование всех стадий процесса управления.
2. Функция контроля, которая состоит из тех мероприятий, которые проводятся для обеспечения того, чтобы события не отклонялись от установленных планов. Деятельность заключается в установлении стандартов для выполнения работ, измерении производительности и сравнении ее с этими установленными стандартами и принятии корректирующих действий по мере необходимости для исправления любых отклонений.

Согласно Koontz & O'Donell, «контроллинг – это измерение и коррекция эффективности деятельности подчиненных для того, чтобы убедиться, что цели и планы предприятия желательны для их достижения».

Контролирующая функция включает в себя:

• создание стандартов производительности;
• измерение фактического исполнения;
• измерение фактических результатов с заранее определенным стандартом и выявить отклонения;
• принятие корректирующих действий.

На основе состава и объема работ по функциям определяют рациональную построение аппарата управления (отделов, служб, секторов) и численность специалистов по каждой функции, разрабатывают документы организации и регламентирования (положения о службах, должностные инструкции и др.).

Подводя итог проведенного анализа, отметим, что все эти пять функций управления тесно взаимосвязаны. Однако эти функции очень неразличимы и практически неузнаваемы на работе. Однако для организации эффективного менеджмента необходимо сосредоточить внимание на каждой функции в отдельности и разобраться с ней.

2. Анализ практической реализации функций менеджмента на примере ООО «Ин-Телс»