Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ практической реализации функций менеджмента на примере ООО «Ин-Телс»).pdf

2.1 Краткая характеристика ООО «Ин-Телс»

Объектом исследования данной курсовой работы является компания ООО «Ин-Телс», которая была основана в марте 2011 г. в г. Челябинск.

ООО «Ин-Телс» является рекламным агентством, специализацией которого можно назвать размещение рекламы в прессе, на радио и телевидении в Челябинской области и регионах России.

Штат сотрудников РА «Ин-Телс» постоянно расширяется и на текущий момент в компании работают порядка ста сотрудников. В рамках агентства работает дизайн-студия, типография и собственная библиотека региональных печатных СМИ.

РА «Ин-Телс» ежемесячно размещает около 5 000 заявок в СМИ Челябинской области и регионов России.

Основными преимуществами РА «Ин-Телс» можно считать оперативность работы и наличие достоверных данных о региональных СМИ.

Основными целями работы РА «Ин-Телс» являются:

1. Максимальное удовлетворение запросов клиентов, которое достигается с помощью следующих средств:

1.1 Размещение рекламы заказчика в печатных изданиях (сотрудничество с более чем 580 печатных СМИ в разных регионах России).

1.2 Размещение рекламы на ТВ-каналах (более 100 ТВ-каналов).

1.3 Размещение рекламы на радиостанциях (более 60 станций).

1.4 Размещение наружной рекламы в любом городе России.

1.5 Размещение рекламы в сети Интернет.

1.6 Изготовление видео- и аудио-роликов.

1.7 Изготовление сувенирной продукции (ручки, блокноты и т.д.).

1.8 Изготовление всех видов полиграфии (визитки, календари и т.д.).

1.9 Дизайн сайтов, оригинал-макетов, дизайн упаковки и т. д.

1.10 Разработка концепции рекламной компании, медиапланирование.

1. Создание благоприятной внутрифирменной обстановки и повышение благосостояния сотрудников.
2. Завоевание ведущих позиций на рынке.
3. Публичная ответственность и поддержание высокого статуса и имиджа РА «Ин-Телс».
4. Техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам.

Рекламное агентство «Ин-Телс» видит свою миссию в применении современных, ориентированных на результат рекламных технологий, которые помогают клиентам развивать свой бизнес и реализовывать свои корпоративные цели.

Стратегической целью рекламного агентства «Ин-Телс» является становление как лидера среди российских рекламных агентств посредством освоения новых регионов, диверсификации видов деятельности, обеспечения надежности и высокого качества проведения рекламных кампаний и акций.

Руководствуясь целью, рекламное агентство «Ин-Телс» выполняет следующие задачи:

1. Индивидуально подходит к работе с каждым заказчиком.
2. Постоянно увеличивает свою долю на рынке рекламных услуг.
3. Комплексно подходит к производству рекламной продукции.
4. Систематически улучшает качество своих услуг и продукции.
5. Максимально использует имеющиеся сырьевые, людские и финансовые ресурсы.

Ценности агентства:

• • 1. Профессионализм – глубокое знание рекламных технологий, своевременное и качественное выполнение поставленных заказчиком задач, постоянное совершенствование профессиональных знаний и умений.
    2. Инициативность – активность и самостоятельность сотрудников агентства в предложении заказчику оптимального варианта проведения рекламной кампании или акции.
    3. Результативность – командный дух в работе, доверие, доброжелательность и сотрудничество в процессе проведения рекламной кампании или акции, использование приемов и стратегий, направленных на достижение оптимального результата.
    4. Ответственность – ответственный подход к проведению рекламных кампаний и акций, к собственному рабочему времени и рабочему времени заказчика.
    5. Добросовестность – открытый и честный обмен информацией с заказчиком, готовность совместно выработать оптимальное решение по проведению рекламной кампании или акции.

Как уже было сказано выше, в настоящее время в РА «Ин-Телс» работают около 100 человек. В организационной структуре выделяются следующие подразделения:

1. Административный отдел: руководство «Ин-Телс», служба персонала, служба обеспечения работы офиса.
2. Отдел работы с клиентами: отдел продаж и отдел рекламного менеджмента. Главная задача этого отдела – обеспечение максимальной прибыли за счет предоставления клиентам ассортимента услуг компании и привлечения новых клиентов.
3. Отдел размещения и медиапланирования, основной задачей которого является обеспечение медиаподдержки отдела работы с клиентами.
4. Производственный отдел, куда входит технический отдел и отдел дизайна и полиграфии. Основной задачей этого отдела является разработка креативных проектов и изготовление рекламной продукции.
5. IT отдел, основной задачей которого является осуществление компьютеризации деятельности компании и развитие Интернет технологий.
6. Бухгалтерия, основной задачей которой является осуществление контроля над наличием и движением финансовых ресурсов компании.

Рекламное агентство «Ин-Телс» активно развивается, расширяет число клиентов и увеличивает охват территории работы.

Клиентами и партнерами РА «Ин-Телс» являются такие компании, как Билайн, Эр-Телеком, Сеть магазинов «Двери и пол», Строительный двор, такси «Максим», Торговый дом «Сафари», Мегафон и цифровой супермаркет DNS, Банк Траст и т.д.

Так же клиентами компании стали местные сетевые магазины, фитнесс клубы, рестораны, развлекательные центры и т.д. Многие, из которых сотрудничают с «Ин-Телс» с момента создания.

2.2 Функции системы менеджмента ООО «Ин-Телс»

Рассмотрим каждую из функций менеджмента и особенности их организации в ООО «Ин-Телс».

В ООО «Ин-Телс» функции планирования исполняет как лично директор, так и руководители отделов рекламного агентства. Работа выстраивается на основе разграничения функций сотрудников, персональной ответственности каждого сотрудника за качественное и своевременное выполнение своих обязанностей.

Процесс планирования основывается на оперативной информации, предоставляемой другими подразделениями. После этого планы работы и прогнозы рассматриваются на более высоком уровне, это заместитель по финансовым вопросам и директор, они их утверждают и передают информацию непосредственным исполнителям, осуществляющим процесс производства и продажи рекламных услуг. Это относится к оперативному планированию, т.е. является выбором средств решения задач, поставленных вышестоящим руководством. Это краткосрочное планирование. Его ключевая задача состоит в выборе необходимых ресурсов и средств для выполнения заданных объемов работ или стоящих оперативных задач.

ООО «Ин-Телс» обладает достаточно мощной производственной базой, оно может выполнять намного больше заказов, но отсутствие долгосрочного планирования деятельности ограничивает возможности предприятия и приводит к тому, что оно может себя реализовывать лишь в краткосрочной перспективе. Частые простои из-за отсутствия заказов отрицательно отражаются на платежеспособности компании.

Долгосрочное планирование позволит предприятию выжить в долгосрочной перспективе, добавит гибкости и сделает его готовым к изменениям, выявит новые возможности в конкурентной борьбе. Из-за отсутствия стратегического планирования у ООО «Ин-Телс» нет возможности выявить возможности и угрозы, которые могут иметь место на предприятии в будущем, для того, чтобы определить стратегию и общую политику компании.

Кроме того, система планирования на предприятии ООО «Ин-Телс» не учитывает предпринимательского риска, слабо прорабатываются или вообще не прорабатываются альтернативные варианты различных плановых решений, и самое главное – предприятие не верит в планирование как в средство, которое всегда подскажет соответствующее направление. То есть на предприятии произошла подмена процесса планирования производственно-хозяйственной деятельности разработкой плана текущей деятельности.

Более того, все плановые решения принимаются только с учетом внутренней среды и почти не учитывает окружающую внешнюю. Предприятие не знает рыночных подходов и методов стратегического планирование и не может не только влиять на рынок, но и адаптировать свои возможности к постоянно меняющейся обстановке.

Таким образом, можно сделать вывод, что недостатки плановой деятельности на предприятии ООО «Ин-Телс» заключаются в следующем:

• отсутствие элемента стратегического планирования, что ставит предприятие в неравные условия перед конкурентами;
• участие минимального количества людей в работе над планом в долгосрочном периоде, что приводит к несогласованности действий сотрудников;
• отсутствие непрерывности в планировании. Все текущие планы должны разрабатываться с учетом выполнения прошлых, они послужат основой составления планов в будущем. Этим обеспечивается их преемственность;
• отсутствие гибкости системы планирования, невозможность пересмотреть решение в критический момент времени;
• отсутствие альтернативных возможностей достижения цели.

Можно сделать вывод, что перед руководством ООО «Ин-Телс» стоит важнейшая задача – совершенствование системы организации планирования деятельности предприятия.

Второй функций менеджмента является организация, с помощью этой функции менеджмента обеспечивается выполнение установленных плановых заданий с целью реализации принятой стратегии развития предприятия.

Выполнение задач в рамках функции организации осуществляется путём создания организационной структуры предприятия. Организационная структура ООО «Ин-Телс» представлена в приложении А.

Она относится к линейно-функциональному типу, основные достоинства созданной организационной структуры:

• за счет четкости и надежности коммуникаций появляется возможность без задержки доводить до исполнителей и реализовывать управленческие решения;
• исключается дублирование управленческих функций и тем самым достигается экономия затрат.

Недостатком структуры является тот факт, что каждое звено заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели фирмы.

Таким образом, существенных проблем в организации как функции менеджмента в ООО «Ин-Телс» не существует, однако компании имеет смысл несколько изменить существующий процесс взаимодействия сотрудников, с тем, что сделать его более оперативным, а также осуществить более четкое понимание сотрудниками целей работы всего предприятия в целом.

Рассмотрим особенности реализации функции мотивации в ООО «Ин-Телс». Работа любого рекламного агентства находится в прямой зависимости от работы персонала, который взаимодействует с заказчиками. И именно от мотивации персонала, от его заинтересованности в достижении общих целей рекламного агентства напрямую зависит, останется ли заказчик доволен уровнем и качеством предоставления услуг и обратится ли он еще раз в данное рекламное агентство. На рисунке 1 представлены существующие в рекламном агентстве «Ин-Телс» методы стимулирования сотрудников.

Рисунок 1 – Методы стимулирования сотрудников «Ин-Телс»

Процентное распределение методов стимулирования сотрудников в рекламном агентстве «Ин-Телс» представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 – Процентное распределение методов стимулирования сотрудников

Как видно на рисунке 2, в рекламном агентстве «Ин-Телс» гораздо большее внимание уделяется нематериальному стимулированию, и всего лишь 31% – материальному. Данное распределение говорит о том, что существующую систему стимулирования персонала необходимо совершенствовать.

Координация – еще одна из важнейших функций менеджмента, реализуемых в ООО «Ин-Телс».

Целью координации в ООО «Ин-Телс» является установление взаимодействия и взаимопомощи в работе различных подразделений компании, руководителей и специалистов, и кроме того предотвращение препятствий и отклонений от установленного режима работы.

На рисунке 3 представим анализ инструментов обеспечения информационных и коммуникативных связей в компании, которые и являются основой функции координации.

Рисунок 3 – Инструменты организации информационных связей

После анализа организации информационных связей и процесса координации в компании можно сделать вывод, что существенных проблем нет. Поскольку в компании не так много сотрудников, а также создана дружественная атмосфера, все взаимодействие очень оперативное, иногда неформальное, но от этого еще более эффективное, поскольку максимально оперативное и отвечающее современным технологиям.