Файл: Учет труда и заработной платы (Законодательное регулирование учета оплаты труда).pdf

Лицевая карточка

Сводная ведомость

Индивидуальная карточка по НДФЛ

Сводный журнал по счету 70

Развернутый журнал-ордер по счету 68-2

Развернутый журнал-ордер по счету 69

Главная книга по счету 68-2, 69, 70

Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Отчет о движении денежных средств

Индивидуальные карточки по страховым платежам

Развернутый журнал-ордер по счету 70

Рапорт по учету выработки

Рисунок 2. Схема документооборота по начислению заработной платы

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником.

Всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании.

К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию: приказ о приеме на работу (Т-1); трудовую книжку; приказ об оформлении отпуска (Т-6); приказ об увольнении (Т-8); приказ о направлении работника в командировку (Т-9).

С 2013 г. организации вправе задействовать вместо унифицированных бланков первичных документов собственные учетные бланки (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). В данном случае - те, что относятся к учету кадров. Однако в силу удобства форм, а также по причине сложившихся деловых обычаев ООО «Логос» продолжает использовать именно их.

Трудовой договор - основной документ, оформляемый между работником и администрацией ООО «Логос» при поступлении его на работу. Если работодатель допустил сотрудника до работы, а трудовой договор с ним не оформил, он может быть оштрафован Государственной трудовой инспекцией по ст. 5.27 КоАП РФ. Трудовой договор с работником заключается обязательно в письменной форме. При его оформлении в ООО «Логос» за основу взята унифицированная форма ТД-1, в которой указаны все необходимые сведения, обязательные и дополнительные условия.

Унифицированная форма Т-1 используется при составлении приказа, которым оформляется прием сотрудника на работу в ООО «Логос». Бланк унифицированной формы Т-1 и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Приказ по форме № Т-1 оформляется на работников, которые устраиваются по трудовому договору. Собственно, заключенный трудовой договор и является основанием для издания приказа. После подписания приказа руководством работник должен быть ознакомлен с ним под подпись. ООО «Логос» продолжает в своей работе использовать унифицированные формы кадровых документов.

Унифицированная форма Т-3 применяется для указания структуры, штатного состава и штатной численности организации. Рассмотрим эту форму подробнее. Унифицированная форма Т-3 - это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, она содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно ее. Штатное расписание содержит: перечень структурных подразделений ООО «Логос»; наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации; сведения о количестве штатных единиц; информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда, в том числе по организации в целом. Поскольку главная цель документа - определение структуры, штатной численности и размера ФОТ, в нем не приводятся фамилии работников и их расстановка по должностям.

Унифицированная форма Т-6 задействуется при оформлении ООО «Логос» отпусков для штатных сотрудников. При задействовании унифицированной формы Т-6, локальные нормативные акты (приказы) об оформлении работодателем отпусков штатным сотрудникам должны быть предоставлены в двух экземплярах - первый передается в кадровую службу, а второй - в бухгалтерию ООО «Логос».

Унифицированная форма Т-8 используется ООО «Логос» при издании приказов об освобождении от занимаемой должности штатных сотрудников. Унифицированная форма Т-8 относится к категории первичных документов для учета кадров и задействуются при процедуре увольнения сотрудников рассматриваемой организации.

Основой документирования кадровой деятельности в ООО «Логос» являются приказы, издаваемые в соответствии с действующим законодательством после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении. Содержание приказа по личному составу соответствует условиям заключенного трудового договора. В соответствии с требованиями законодательства в ООО «Логос» составляются приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора, о предоставлении отпуска, о командировании работника. Подготовку их проектов осуществляет бухгалтер по заработной плате на основании указания главного бухгалтера. Проект подписывается генеральным директором ООО «Логос».

Из приказов руководителя ООО «Логос» по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Согласно п. 3.5.5 Основных правил работ архивов организаций приказы по личному составу формируются в дела отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу в ООО «Логос» формируются в дела в соответствии со сроками их хранения.

Документы по личному составу имеют унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С каждым сотрудником, принимаемым на работу, заключается трудовой договор в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках. Заполнение трудовых книжек в ООО «Логос» осуществляется в соответствии с нормативными требованиями.

Ко второй группе кадровых документов относятся: график отпусков (Т-7); штатное расписание (Т-3); документ, на основании которого осуществляется контроль количества отработанных часов и расчета ЗП (Т-13).

Унифицированная форма Т-51 применяется для расчета зарплаты. Расчет зарплаты - ответственная процедура. В ООО «Логос» этим занимается бухгалтер по зарплате. Зарплату перечисляют на карточки, поэтому платежная ведомость не составляется. Применяемая ООО «Логос» форма расчетов избавила бухгалтера от сложностей при работе с наличкой, однако без исполнения других нормативных требований не обойтись. При расчете зарплаты, как и при оформлении других хоз. операций, должен быть составлен первичный документ, требования к которому установлены в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ. ООО «Логос» не выплачивает зарплату из кассы, поэтому использовать формы Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» и Т-53 «Платежная ведомость» нет необходимости. А разрабатывать свой первичный документ для расчета зарплаты в компании не стали - бланк Т-51 «Расчетная ведомость» вполне для этого пригоден.

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим. Существуют две формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде: форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени; форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

В ООО «Логос» для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины применяют табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13). Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения – приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены. При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия или отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) – количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, в том числе и в выходные дни. Отъезд или приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Унифицированная форма Т-60 применяется в случаях предоставления работникам отпусков. В ООО «Логос» для оформления кадровых и бухгалтерских документов используют автоматизированную программу, и при расчете очередных основных и (или) дополнительных отпусков эта система формирует унифицированную форму Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» - именно она служит первичным документом в данной ситуации.

Унифицированная форма Т-61используется только в одном случае - когда увольняется сотрудник компании. Для отражения всех последних расчетов с сотрудником была использована форма Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Увольняя работника, нужно рассчитаться с ним за отработанное время и неиспользованный отпуск. Расчет можно оформить в виде записки-расчета по унифицированной форме Т-61.

Бухгалтерская отчетность заполняется на основании оборотно-сальдовой ведомости, которая содержит расшифровку по синтетическому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В ООО «Логос» применяется повременно-премиальная система оплаты труда. Заработная плата начисляется в соответствии с окладами по штатному расписанию пропорционально отработанному времени.

Общая сумма средств, распределяемая между работниками ООО «Логос», называется фондом оплаты труда. В него входят: оплата за отработанное и неотработанное (ежегодные, дополнительные, учебные отпуска) время, единовременные поощрительные выплаты, компенсации за неиспользованный отпуск, материальная помощь, выплаты социального характера.

Рассмотрим пример расчета заработной платы за сентябрь 2019 г. менеджера ООО «Логос» Романовой С. Г. с должностным окладом 34 483 руб., который отражен в расчетной ведомости.

На основании приказа и командировочного удостоверения сотрудника 2 раза направляли в командировку: в Санкт–Петербург (на 2 дня – 16 часов) и в Калугу (на 3 дня – 24 часа). Прав на налоговые вычеты сотрудник не имеет. В сентябре по норме было 168 рабочих часов.

Средний заработок работника составляет 205,26 руб. (34 483/168).

В командировке за отчетный месяц сотрудник находился 40 часов. Следовательно, сумма начислений за время нахождения в командировке составило 8 210,24 руб. (205,26 * 40). А сумма за фактически отработанное время (128 часов) равна 26 272,76 руб. (205,24 * 128).

Общая сумма начисленной оплаты труда Романовой С. Г. равна 34 483 руб. (8 210,24 + 26 272,76).

Таблица 3

Бухгалтерский учет оплаты труда менеджера Романовой С. Г.

Право на отпуск работникам с сохранением его места работы и среднего заработка закреплено в ТК РФ. Оно возникает по истечении 6 месяцев непрерывной работы на одном предприятии. Минимальная продолжительность ежегодного основного оплаченного отпуска составляет 28 календарных дней единовременно или по частям не менее 14 дней каждая. Оплачивается отпуск из расчёта среднего заработка за расчётный период, который исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления годовой суммы начисленной заработной платы (оклад, премии, надбавки, вознаграждения) на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Сумма начисленных отпускных включается в себестоимость и облагается НДФЛ.

Менеджер Кулыгина Ю.В. предоставила заявление на предоставление отпуска с 18 апреля 2019 г. по 27 апреля 2019 г. На основании заявления был издан приказ № 31-К от 15.04.2019 на предоставление Кулыгиной Ю. В. (табельный номер 744) отпуска с 18.04.2019 по 27.04.2019 на 10 календарных дней.

Для расчета отпускных учитывается период с апреля 2018 г. по март 2019 г. (Таблица 4).

Таблица 4

Данные для расчета среднедневного заработка для предоставления отпуска менеджеру Кулыгиной Ю. В.