Файл: Автоматизация процесса сертификации ООО «Сертификация».pdf

Испытательный отдел - занимается проверкой соответствий с нормами безопасности и ГОСТ, созданием технический паспортов и т.д.

Технический руководитель - Начальник производственной лаборатории исполняет следующие должностные обязанности:

1. Руководство:

- работниками лаборатории;

2. Участие:

-в испытаниях новых и модифицированных образцов продукции, а также согласованиях технической документации на эту продукцию с целью обеспечения условий для эффективного контроля ее качества;

- в работах по подготовке продукции к государственной аттестации и сертификации.

3. Разработка методик и инструкции по текущему контролю производства, в том числе по экспресс-анализам на рабочих местах, осуществление контроля за правильным и точным их выполнением работниками лаборатории.

4.Организация наблюдения за состоянием и работой контрольно-измерительной аппаратуры, обеспечение своевременного представление ее на периодическую государственную поверку.

5. Осуществление контроля за состоянием лабораторного оборудования и рабочих мест сотрудников лаборатории, их соответствием требованиям охраны труда и безопасности, принятие мер по устранению имеющихся недостатков.

6. Организация четкого ведения лабораторных журналов и своевременного оформления результатов анализов и испытаний.

7.Организация проведения химических анализов, физико-химических, механических испытаний и других исследований с целью обеспечения лабораторного контроль соответствия качества сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции действующим стандартам, техническим условиям и требованиям экологической безопасности.

8. Подготовка предложений по улучшению организации работ по контролю производства с целью сокращения затрат труда на их проведение, а также совершенствованию нормативно-технической документации, устанавливающей требования к качеству продукции.

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Данный пункт призван описать внешнее окружение задачи и ее внутреннее содержание. Описание задачи должно быть выполнено в виде единого связного текста и сопровождаться диаграммами IDEF0 с обобщающими таблицами или разъясняющими схемами.

«IDEF0 – используется для создания функциональных моделей (Integration Definition For Function Modeling), отражающих структурированное изображение функций производственной системы или среды, а также информации и объектов, связывающих эти функции. Функциональная модель IDEF0 представляет собой набор блоков, со входами и выходами, управлением и механизмами, которые детализируются (декомпозируются) до необходимого уровня.» ^[4]

Для начала рассмотрим основные блики бизнес процессов.

Основным видом деятельности рассматриваемого предприятия является продажа сертификатов. Характеристика данного процесса представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Схема основного бизнес-процесса ООО «Сертификация»

Заявитель подает заявку в соответствующий орган по сертификации.

Орган по сертификации рассматривает заявку, принимает решение, содержащее все основные условия сертификации, в том числе финансов0ые.

Заявитель оформляет договор о проведении сертификации с органом по сертификации, представляет необходимую техническую документацию и образцы.

Орган по сертификации, испытательная организация или по ее поручению другая компетентная организация осуществляет отбор образцов для испытаний.

Орган по сертификации производства или системы качества, или комиссия органа по сертификации осуществляет анализ состояния производства, сертификацию производства или системы качества и представляет заключение в орган по сертификации.

Декомпозиция данного процесса приведена на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Декомпозиция основного бизнес-процесса ООО «Сертификация»

На входе заказчик со своими образцами, на выходе – прибыль и сертификат для образца. Управлением бизнес процессами регламентируются нормативно правовыми актами документами в области сертификации и торговли, ТУ и ГОСТЫ, а также внутренний устав. Механизмами работы являются сотрудники и оборудование в испытательном центре.

Рассмотрим виды деятельности бизнес-процесса ООО «Сертификация» на рисунке 1.3. Заказчик заключать договор с менеджером по продажам. Менеджер отправлять информация по договору и образцу в лабораторию, а также документы по контракту в бухгалтерию. Как было сказано ранее ООО «Сертификация» имеет линейную организационную структуру и взаимодействие между отделами осуществляется через руководителей. Тесть, к старшему менеджеру поступает все договоры от младших сотрудников. После чего от связывается с другими руководителями отделов.

Лаборатория после получения информаций по контракту и доставки образцов от заказчика испытания, результаты которого отправляться в отдел сертификация на основе которого готовиться сертификат.

Бухгалтерия после получения документов по договору формируют отчётность. После чего отчёты отправляют в отдел сертификации. Если все испытания и подготовка документации завершена, то сертификат подаётся в росаккредитация.

Проанализировав основные бизнес-процессы компании, становиться понятно, что работа в испытательном центре крайне важна. Главной целью анализа состояния производства, сертификации производства, сертификации системы качества является создание у органа по сертификации уверенности в возможности предприятия производителя сертифицируемой продукции обеспечить стабильность ее показателей, которые подтверждены испытаниями.

После принятия решения о сертификации продукции орган по сертификации имеет право на проведение инспекционного контроля сертифицированной продукции и условий ее производства. Для осуществления инспекционного контроля он может проводить испытания образцов, взятых у изготовителя, испытания образцов, взятых у продавца, анализ состояния производства, контроль сертифицированной системы качества. Проведем декомпозицию основных блоков предприятия.

Рассмотрим основные бизнес-процесс компании. Начнём с Изучении образцов в испытательном центре. В соответствии со схемой рисунка 1.3, процесс испытаний образцов состоит из следующих подпроцессов:

• Заключение договора с заказчиком;
• Доставка образцов на склад испытательного центра;
• Передача результатов испытаний в отдел сертификации

В зависимости от типа и места производства товара могут потребоваться и некоторые дополнительные бумаги. После оформления договора и оплаты услуг центра образцы продукции передаются в лабораторию, специалисты которой проводят оценку безопасности товара и проверяют его соответствие установленным требованиям.

Рис. 1.4. Декомпозиция процесса испытания образцов ООО «Сертификация»

Испытания состоит из нескольких следующих процессов: первичный осмотр; проверка соответствий тх; испытаний образцов; анализ продуктов; решение по образцу.

Если все лабораторные тесты в уже проведены, создаться протокол испытаний, который передаться заявителю и в отдел по сертификации.

Рис. 1.5. Декомпозиция процесса оформления сертификации

Оформление сертификата состоит из следующих процессов: сбор информации об испытания из лаборатории (в отдел по сертификации присылают протокол испытания); подготовка к деклаларироваию (протокол испытании сверяют на соответствие с нормативно правовыми актами); подача документов в росаккредитацию (отправляют все необходимые документы для регистрации).

Орган по сертификации на основе анализа протоколов испытаний и заключения о состоянии производства, анализа других документов о соответствии продукции требованиям, установленным документом, на соответствие которому проверяется продукция, принимает решение о выдаче сертификата соответствия и лицензии на право применения знака соответствия. При отрицательных результатах оценки соответствия принимается решение об отказе в выдаче сертификата с указанием причин.

Орган по сертификации оформляет сертификат соответствия, регистрирует его и передает заявителю вместе с лицензией на применение знака соответствия.

Подводя итог вышесказанному ООО «Сертификация» имеет ряд недостатков, например, таких как линейную организацию (где взаимодействие между сотрудниками разных отделов происходит по вертикали), обособленность отделов друг от друга. Оглядываясь на эти недостатки оптимизация работы организации, оказывающей услуги сертификации продукции, будет предусматривать решение этих проблем. А именно автоматизация работы отделов по сертификации и лаборатории.

Проанализировав все процессы, относящиеся к выбранному комплексу автоматизации, документацию, можно сформировать входные и выходные потоки для проектируемой информационной системы.

Входные потоки: заказчик, документы по контракту, информация по контракту, образцы, отчётность и результаты испытании.

Выходные данные: документы по контракту, информация по контракту, отчётность, результаты испытаний, сертификат.

В системе будут работать следующие сотрудники:

- сотрудник отдела продаж: обработка данных клиента, заключение контракта, информирование.

- сотрудник отдела испытаний: первичный осмотр образца, проверка соответствия ТХ, испытания.

- сотрудник отдела по сертификации: декорирование образца, подача образца в росаккредитацию.

Система должна выполнять следующие функции:

• Автоматизация испытательной лаборатории
• Система контроля поручений;
• Документооборот;
• Хранение информации о клиенте, поставщике, товаре, заказах;
• Хранение варианта заказа поставщику;
• Хранение истории сформированных отчётов;
• Хранение истории сформированных договоров;
• Формирование отчётов;
• Формирование декларации и сертификации.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Методика разработки информационной модели предполагает моделирование нового варианта организации информационной системы предметной области TO-BE («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»), а именно:

• полного состава информации, необходимой для решения комплекса задач данного АРМа;
• отражение этой информации на всех типах носителей;
• состава исходных первичных документов и распределение их по задачам;
• источники и способы получения первичной информации;
• состава файлов с первичной, условно-постоянной, промежуточной и результатной информацией;
• информационную потребность для каждой задачи комплекса;
• адресатов выдачи и получения результатной информации.

В описании информационной модели необходимо объяснить, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов.

«Информационная модель представляет собой схему, отражающую преобразование информационных реквизитов от источников информации до её получателей или, иными словами, процесс обработки информации в информационной системе.» ^[4]

На рисунке 2.1 смоделирована информационная модель компании. В правом верхнем углу отображён процесс конфигурирования ИС, где отображена необходимая база данных для дела производства компании.

В правом верхнем углу показан процесс согласования договора с клиентом, после чего договор отправляется в информационную среду и в кассу для формирования квитанции об оплате. Квитанция отправляется клиенту, а её копия в бухгалтерию. В свое время договор заведён в программную форму «Проекты», после чего технический руководитель распределяет нагрузку на подчинённых. В конечном этапе испытатель в полной мере пользуются ИС для создания сертификата, который передаться клиенты и записывается в архив.

Рис. 2.1. Информационная модель компании

Документооборот

Рассмотрим детально документооборот компании, начиная от заказчика и заканчивая получением отчётов по продажам до введения внедрения автоматизированной ИС.