Файл: Основные функции в системе менеджмента (СУЩНОСТЬ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА).pdf

1) определение и детализации целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;

2) определение видов деятельности по достижении этих целей;

3) поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

4) координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;

5) единство цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации;

6) размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Оперативное управление - принятие решений, выбор и утверждение наилучшего варианта реализации плана и утверждение разработанных мер по своевременному устранению недопустимых отклонений в производстве, которые вытекают из контроля.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации [10].

Традиционный подход основывается на вере в то, что сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

Стремление человека реализовать себя в своем деле, бесспорно. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников -это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

Контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации.

Специальные функции. Их появление обусловлено разделением пруда в производстве. К специальным функциям относятся функции управления в сфере снабжения, сбыта, подготовки производства. Каждая производительная функция и все они вместе взятые требуют управления. Любая функция управления реализуется в комплексе управленческих задач, решение которых обеспечивает достижение целей производства и поддержание процессов в заданных состояниях. Специальные функции управления воздействуют на отдельные стороны производства и реализуются в функциональных и целевых подсистемах системы управления.

В каждой специальной функции можно выделить общие функции управления, или типовые элементы управленческого цикла: прогнозирование и планирование, организация, мотивация, учет и анализ, контроль.

1.3 Функции менеджмента в процессорном подходе управления организацией

Функции управления - это совокупность и взаимодействие комплекса процедур (операций), которые необходимы и достаточны для осуществления некоторой заданной деятельности в рамках подпроцесса или его части.

Классики управленческих теорий предлагали различный состав и содержание функций. В научной литературе представлено достаточно много вариантов определения функций управления, выполненных за последнее столетие. В одних источниках выделяют три, в других - шесть, но есть даже двенадцать функций. В соответствии с авторской концепцией по работе [5, c. 15] предложено девять основных функций управления: прогнозирование, планирование, организация, нормирование, учет, контроль, анализ, регулирование, координация.

Функциональное управление - деятельность по реализации полного или частичного комплекса функций управления за счет выполнения определенных процедур (действий) в рамках управленческой деятельности. Каждая функция управления несет свое предназначение, выполняет конкретные операции по преобразованию информации, предметов или человека) [4, c.160]. Рассмотрим подробнее назначение каждой функции в управленческом цикле деятельности.

Применение функционального подхода в совокупности с системным и процессным подходом позволяет создавать дееспособные и продуктивные процессы и/или их составные части в экономических системах различного типа.

Чаще всего, управленческий процесс начинается с нормирования, реже с прогнозирования. Нормы, образцы и стандарты задают ожидаемые результаты в любом виде деятельности, являются мерой планирования, организации, учета и всех остальных функций управления. Пренебрежение процессом формирования норм приводит к тому, что они выполняются на скорую руку в рамках, например, планирования, что понижает уровень дальнейших работ [8, c. 83]. Значимость процесса нормирования трудно переоценить, так как по выполнению норм и стандартов судят о качестве и эффективности любой деятельности.

Функция прогнозирования в рамках какого-либо подпроцесса предполагает необходимость заранее предвидеть формы и содержание, а иногда и параметры будущей деятельности. При этом анализ выполнения этой деятельности в течение длительного времени, как правило, показывает необходимость определять контуры предстоящих событий или явлений, т.е. функции прогнозирования в рамках данного подпроцесса. А это, в свою очередь, влияет на особенности планирования и организации выполнения работ, сроки начала и конца работ, состав и квалификацию исполнителей и т.д.

Планирование задает параметры организации любой деятельности и вносит стройность в процесс её реализации. Функция планирования определяет что, где, когда, сколько и кем должна быть выполнена конкретная деятельность. Параметры функции планирования является основой системы учета и контроля отклонений от заданного процесса и определяет содержание анализа.

Организация любого процесса (или его части) является ядром любой деятельности и определяет формы и содержание заданного продукта этой деятельности. При этом соединяются усилия различных факторов для преобразования ресурсов (информационных, материальных, человеческих) в заданный результат [21, c. 117]. Именно эта функция завершает деятельность всех остальных функций для того, чтобы какой-либо процесс или его часть предстали в завершенном виде (продукта или услуги). Когда какая-то деятельность закончена, то вся информация о её результатах обязательно фиксируется и оформляется документально для последующей управленческой деятельности.

Функция учета выполняет регистрацию всей информации о проделанной работе после реализации функции организации. Затем эта информация может обрабатываться, систематизироваться, распределяться и т.д. Для каждого объекта, процесса, уровня управления определяется свой объем и свой фрагмент информации. Это необходимо для исследования, использования в последующих задачах управления, а также для разработки и принятия управленческих решений [6, c. 20]. Учетная информация может хранится достаточно долго, поэтому она должна оформляться по строго установленным формам, трафаретам или шаблонам. При необходимости может возникать необходимость возврата к какому-нибудь участку, файлу или элементу учетной информации.

Функция контроля предназначена для фиксации отклонений от заданных параметров деятельности до, в процессе, и после окончания деятельности. При проявлении отклонений свыше определенных значений необходимо немедленно реагировать и принимать соответствующие решения для введения течения процесса в надлежащее русло. Иногда происходит остановка какого-либо процесса или его части для определения источника возникновения отклонений и принятия мер для их предотвращения в дальнейшем.

Наличие разнообразной информации, полученных в рамках реализации функций учета и контроля позволяет провести анализ различных аспектов выполненной деятельности в рамках данного процесса или какой-то его части. Глубина такого исследования зависит от многих факторов, важнейшим из которых является время [7, c. 15]. Результаты изучения информации должны помочь провести корректировку всех без исключения параметров и технологий выполнения всех остальных функций в рамках данного процесса, включая методику выполнения самого анализа. Оттого насколько оперативно и своевременно будет выполнено исследование имеющейся информации, зависит реакция ответственных лиц и приняты решения по изменению параметров какой-либо одной или нескольких функций данного процесса или его части. От этого зависит качество и эффективность управленческого деятельности процесса в целом.

Функция регулирования призвана компенсировать возможные отклонения, выявленные при контроле. Однако быстро среагировать удается только при типовых отклонениях, когда ответ уже заранее известен и уже апробировался. Функция регулирования может быть задействована и при выявлении систематических отклонений в процессе анализа данных деятельности. Есть случаи, когда процесс регулирования может взять на себя функцию организации, заменим одноименную задачу. Однако это временное явление, до тех пор, пока задача контроля не перестает фиксировать сколь-нибудь существенные отклонения.

Несколько особняком стоит функция координации. Эта функция предназначена для установления взаимодействия деятельности двух или более процессов или их частей. Задачи процесса координации позволяют сформулировать требования к выполнению нескольких процессов, которые связаны между собой и зависят друг от друга или от них зависит выполнение последующих работ.

Однако в любой экономической системе есть еще и другие функции, которые она реализует в своей деятельности. Эта деятельность реализуется в процессах, например, в управлении операциями, управлении качеством, управлении финансами и т.д., которые иногда называют функциями организации.

2 ОСОБЕННОСТИ НЕКТОРЫХ ФУНКЦИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

2.1 Контроль

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования.

Осуществление производственного процесса немыслимо без проведения контроля, так как невозможно сравнивать фактическое положение дел с плановым. Любой менеджер, управленец - от генерального директора до менеджера первичного уровня - должен разрабатывать и осуществлять контроль, позволяющий регулировать деятельность организации при достижении намеченных целей.

Контроль состоит из сравнения фактического положения предприятия с намеченными в планах параметрами, а также установления интервалов расхождения между достигнутыми объёмами производства и плановыми в процессе достижения целей предприятия. На основе контроля можно решить, какие действия надо предпринять, чтобы устранить отклонения фактических результатов от запланированных.