Файл: Документирование и инвентаризация (на примере бюджетного учреждения).pdf

Что же касается внезапных инвентаризаций, их основная цель связана с неожиданной установкой фактического наличия материальных ценностей для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Некоторые авторы предлагают следующую классификацию видов инвентаризации. А именно, натуральную и документальную. Особенность натуральной проверки состоит в том, чтобы определить реальное количество материальных ценностей, используя методы подсчета, взвешивания, обмера. Особенность документальной инвентаризации состоит в документальном подтверждении наличия активов и обязательств в организации.

Инвентаризация проводится на основании письменного приказа руководителя организации, который составляется не менее чем за 10 дней до начала проведения проверки. Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, согласно п.2 ст.11 Закона N 402-ФЗ.

Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:

- график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций в отчетном году;

- список проверяемых обязательств и имущества.

До начала инвентаризации комиссия должна:

- получить учетные данные по проверяемым объектам из бухгалтерии,

- опечатать места хранения объектов проверки,

- проверить измерительное оборудование,

- взять у материально-ответственного лица расписку о готовности к сравнению остатков.

Плановые инвентаризации проводятся в предварительно установленные сроки, это ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся внезапно для материально ответственного лица, для более достоверного результата проверки товарно-материальных ценностей. Внеплановые инвентаризации могут проводиться по решению руководителя организации, или по требованию следственных и контрольных органов. Полная инвентаризация включает проверку всего имущества и всех финансовых обязательств организации, а при частичной (выборочной ) – проверяется один или несколько конкретных видов имущества и обязательств (только денежные средства, сырье и материалы, товары и т.п.). Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случае обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также уличение списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

---

В период между инвентаризациями в организациях рекомендуется систематически проводить выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Инвентаризационная проверка (полная или выборочная) фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств проводится специально созданной в организации комиссией, состав которой утверждается руководителем, в него входят представители бухгалтерии администрации, отдела внутреннего контроля и другие специалисты, такие как экономисты, технологи. При этом различают два вида проверок:

- натуральную

- документальную.

Натуральная (фактическая) проверка представляет собой визуальный осмотр объектов и определения их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. При натуральной проверке проверяются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

Документальная проверка предполагает документальное подтверждение наличия в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности) и финансовых обязательств. При документальной проверке проводится бухгалтерская или книжная сверка, заключающаяся в сличении записей в регистрах бухгалтерского учета (в частности, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов) [28, с. 84].

При отражении результатов инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в унифицированные формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации, которые оформляются не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационные описи заполняются от руки или с помощью компьютера. Главное что бы заполнено было понятным почерком, без помарок и подчисток. Наименования ценностей и объектов, их количество отражают в ведомостях по названию и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице ведомости прописью записывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Допущенные при заполнение ошибки редактируются во всех экземплярах инвентаризационного акта путем зачеркивания неверных записей и проставления над зачеркнутыми правильных данных. Исправления должны быть оговорены фразой «исправленному верить» и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В ведомостях не допускается оставлять незаполненные строки, поэтому их необходимо прочеркнуть.

---

Инвентаризационная ведомость в обязательном порядке подписывается каждым членом инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Материально ответственные лица, в свою очередь, пишут расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае если обнаружены разногласия в показателях бухгалтерского учета и данных инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительных ведомостях. Занимается этим представитель бухгалтерии. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу, другой хранится в бухгалтерии.

При отражении результатов инвентаризации материальных ценностей, по которым выявлены расхождения от данных учета, используются следующие документы: сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов форма N ИНВ-18; сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ведомостей форма N ИНВ-19 [19, с. 219].

Для определения результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности применяются соответственно формы N ИНВ-10, N ИНВ-11, N ИНВ-15 и N ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей [18, с. 421].

Обнаруженные при инвентаризации отклонения между фактическим наличием имущества и сведениями бухгалтерского учета отражаются в обязательном порядке на счетах бухгалтерского учета:

- излишки имущества оформляются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и сумма зачисляется на финансовые результаты организации;

- недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки (расходы), сверх норм за счет виновных лиц. В случае не установления виновных лиц или отказа судом во взыскании с них убытков, убытки списываются на финансовые результаты организации. Установлено п.28 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» [7].

Таким образом, предприятиям не стоит игнорировать проведение инвентаризаций, так как только с помощью инвентаризации можно определить реальное состояние предприятия, предотвратить хищения и уменьшить убытки.

---

1.2 Документальное оформление инвентаризации основных средств

Для комплексной проверки обоснованности и правильности совершенных хозяйственных операций необходимо проведение не только документального контроля, но и инвентаризации. Бухгалтерский учет позволяет обеспечить упорядоченную систему регистрации, сбора и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, при этом инвентаризация помогает осуществлять контроль наличия основных средств в натуре. Проведение инвентаризации основных средств обязательно для всех без исключения экономических субъектов независимо от формы собственности, при этом законодательно закреплена частота проведения инвентаризации по данным активам - не реже одного раза в три года [3].

На основании ПБУ 6/01 единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств, которым признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

Основные средства принимаются к учету на основании Акта приемки- передачи основных средств [25, с. 8]. Данная первичная документация имеет различные, установленные законом формы в зависимости от вида основных средств, например, ОС-1, применяется в целях учета всех объектов средств основных, за исключением сооружений и зданий, форма ОС-1а — для учета сооружений и зданий.

При этом на каждый поступающий объект бухгалтерская служба заводит инвентарную карточку – регистр аналитического учёта. Данные карточки ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре на каждый объект и приминаются для учета наличия каждой единицы учета ОС на предприятии любой организационно-правовой формы. В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ N 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» на каждый объект заводится инвентарная карточка по форме N ОС-6, на группу объектов - по форме N ОС- 6а, а для объектов ОС малых предприятий - по форме N ОС-6б [15]. Также каждому объекту присваивается инвентарный номер.

Как правило, о начале проверки как в плановом, так и внеплановом порядке руководитель хозяйствующего субъекта издает распоряжение (приказ, постановление). Распоряжение, а также документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

---

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все вышеперечисленные документы, приложенные к реестрам (отчетам), что служит основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Далее материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии [24, с. 86].

Инвентаризация ведется согласно инвентаризационным номерам, которые не должны изменяться на протяжении всего срока службы основного средства. В период проведения инвентаризации комиссия в обязательном порядке должна составлять инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 [5].

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Если выясняется, что в бухгалтерском учете какое – то имущество не отражено, или наоборот, выявлен излишек, то данный факт фиксируется в сличительных ведомостях. Данный документ составляется по форме ИНВ-18 [3] и включает данные из инвентаризационных ведомостей сопоставленные с соответствующими данными бухгалтерского учета. Соответственно сличительная ведомость не составляется, если в результате инвентаризации основных средств не выявлено расхождений между фактическим наличием данными бухгалтерского учета.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, которые в конце описи дают расписку, подтверждающую их присутствие и отсутствие к членам комиссии каких-либо жалоб и претензий относительно проверки комиссией основных средств в ходе инвентаризации.

При выявлении несоответствия фактического наличия инвентарных объектов и данными бухгалтерского учета на счетах организации выполняются следующие проводки:

Таблица 1 - Бухгалтерские проводки.

Дебет	Кредит	Содержание операции
01	91	Оприходован излишек, выявленный при инвентаризации
94	01	Отражена недостача, выявленная при инвентаризации
73	94	Сумма недостачи списана на виновное лицо
51	73	Оплата недостачи виновным лицом на расчетный счет
70	73	Недостача удержана из заработной платы виновного лица
91	94	Списана недостача на прочие расходы (если виновное лицо не выявлено)

---