Файл: Документирование и инвентаризация (на примере бюджетного учреждения).pdf
Добавлен: 30.03.2023
Просмотров: 246
Скачиваний: 2
Кроме того, проверяется наличие и состояние регистров аналитического учета имущества, технических паспортов и другой соответствующей документации, наличие документов на основные средства учреждения, сданные или принятые в аренду и на хранение. Помимо этого, традиционно снимаются остатки по кассе и оформляются акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами и так далее.
Также проверяется наличие трудовых договоров с материально-ответственными лицами (далее - МОЛ) учреждения, договоров о полной материальной ответственности указанных лиц. Заметим, что в соответствии с Методическими указаниями N 49 инвентаризации подлежит все имущество бюджетного учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.
Кроме того, ревизии подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в его бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально-ответственному лицу. Фактическое наличие имущества при проверке определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. При этом руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, то есть обеспечить инвентаризационную комиссию рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
Всем известно, что инвентаризация имущества - процесс трудоемкий, однако упрощенные способы проверки допустимы лишь в отношении следующих категорий имущества:
- товаров и материалов, хранящихся в неповрежденных упаковках поставщика. По таким ценностям допускается определение их количества на основании данных, указанных на упаковке, с обязательной выборочной проверкой. Если при выборочной проверке возникают расхождения между данными, указанными на упаковке, и фактическим наличием ценностей, то производится их полная проверка.
- ценностей, поступающих от поставщиков по теоретическому весу (метражу). Вещественная проверка такого имущества также производится по теоретическому весу (метражу).
Полученные сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации (далее - описи) не менее чем в двух экземплярах. При этом инвентаризационная комиссия обеспечивает (пункт 2.6 Методических указаний N 49):
- полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества и финансовых обязательств учреждения;
- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Для каждого вида имущества и обязательств бюджетное учреждение оформляет свою инвентаризационную опись, формы которых приведены в Приказе N 52н. Для оформления результатов ревизии бюджетные учреждения применяют следующие формы документов:
- Инвентаризационная опись ценных бумаг (форма 0504081);
- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (форма 0504082);
- Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (форма 0504083);
- Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (форма 0504084);
- Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (форма 0504085);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086);
- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (форма 0504088);
- Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма 0504089);
- Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (форма 0504091);
- Акт о результатах инвентаризации (форма 0504835);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (форма 0504087);
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092).
Заполнение описей обычно производится ручным способом, хотя не запрещено их заполнять с использованием вычислительной или другой оргтехники. Заполнять описи карандашом запрещено, внесение записей следует производить чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без каких-либо помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ценности показаны.
Так как от появления ошибок никто не застрахован, может случиться и так, что в описи возникнет ошибка. Вещь неприятная, но исправимая. В силу пункта 2.9Методических указаний N 49 исправление ошибок в описях производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных данных. Таким способом исправления делаются во всех экземплярах описей. При этом нужно иметь в виду, что исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственными лицами.
Подписываются описи всеми членами инвентаризационной комиссии и МОЛами.
В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если причиной инвентаризации является смена МОЛов, то при проверке фактического наличия имущества в описи расписываются оба лица, как сдающее имущество, так и получающее его на хранение (пункт 2.10 Методических указаний N 49).
Если инвентаризация длится в течение нескольких дней, то инвентаризационная комиссия обязана в конце рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности (пункт 2.12 Методических указаний N 49).
Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится ревизия.
После окончания проверки соответствующая опись передается в бухгалтерскую службу учреждения, где работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи ценностей, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092), где фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета - недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.
Указанная ведомость служит основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (форма 0504835), который подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем бюджетного учреждения.
По окончании инвентаризации выявленные расхождения должны быть отражены в бухгалтерском учете учреждения. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (пункт 4 статьи 11 Закона N 402-ФЗ).
Неучтенные объекты нефинансовых активов (излишки), выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости, установленной для целей бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету (пункт 31 Инструкции N 157н).
Мы уже отметили, что бюджетные учреждения ведут бухгалтерский учет в соответствии с Инструкцией N 174н, согласно которой в зависимости от вида неучтенного имущества излишки приходуются по соответствующим балансовым счетам с отнесением на финансовый результат учреждения.
Так, принятие к учету неучтенного имущества, выявленного в процессе инвентаризации, отражается в бюджетном учете учреждения с помощью следующей корреспонденции счетов:
Дебет 0 101 00 000 "Основные средства" Кредит 0 401 10 180 "Прочие доходы" - в части основных средств (пункт 9 Инструкции N 174н);
Дебет 0 102 00 000 "Нематериальные активы" Кредит 0 401 01 180 "Прочие доходы" - в части нематериальных активов (пункт 15 Инструкции N 174н);
Дебет 0 103 00 000 "Непроизведенные активы" Кредит 0 401 10 180 "Прочие доходы" - в части непроизведенных активов (пункт 20 Инструкции N 174н);
Дебет 0 105 00 000 "Материальные запасы" Кредит 0 401 01 180 "Прочие доходы" - в части материальных запасов (пункт 34 Инструкции N 174н);
Дебет 0 201 35 510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения" и кредиту счета 0 401 10 180 "Прочие доходы" - в части излишков денежных документов, обнаруженных в ходе проведения ревизии (пункт 86 Инструкции N 174н).
Принятие к бухгалтерскому учету выявленных излишков имущества всегда оформляется соответствующим первичным документом. Теперь о недостачах. Здесь все зависит от того, имеются ли нормы естественной убыли на недостающее имущество (пункт 37 Инструкции N 174н). В пределах таких норм недостача имущества списывается на издержки производства или обращения. Выбытие имущества отражается на основании соответствующего первичного документа, например, путем следующей записи в бюджетном учете учреждения:
Дебет 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов" Кредит 0 105 00 000 "Материальные запасы".
Сверхнормативные недостачи относятся на виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то недостачи списываются на финансовый результат учреждения.
Для учета расчетов по суммам выявленных недостач, хищений денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами в установленном законодательством Российской Федерацией порядке, предназначен счет 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (пункт 220 Инструкции N 157н).
Размер ущерба, причиненного недостачами, хищениями, определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.
На суммы недостач, не признанных виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются учреждением для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом, либо по иным основаниям согласно законодательству Российской Федерации.
Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).
Переоценка расчетов плательщиков по ущербу и иным доходам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по оплате (возврату) расчетов в соответствующей иностранной валюте.
При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов по доходам в иностранной валюте, с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.
Выявленные недостачи по рыночной стоимости относятся на виновных лиц и на соответствующие счета, например, Дебет 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" Кредит 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами".
Одновременно по дебету счета 0 401 10 172 списывается остаточная стоимость основных средств, нематериальных активов или балансовая стоимость материалов.
Инвентаризация сегодня – это не только теоретические основы хозяйственного контроля, а еще и его организационная форма, которая используется для выявления и оценки фактического состояния имущественной базы предприятия, повышение эффективности использования ресурсов, контроля за работой материально ответственных лиц, а также выявление отклонений между его фактическим наличием и данным учета, выявления виновных в этом лиц.
Успешность проведения инвентаризации во многом зависит от правильной организации и обоснованной техники ее осуществления, вследствие чего существует необходимость постоянного совершенствования методики проведения и инвентаризации, законодательных документов и нормативно-правовых актов, регулирующих данный процесс.
Заключение
В ходе проведенного исследования были сделаны следующие выводы.