Файл: Проектирование организации (Теоретические и методические аспекты организационного проектирования).pdf

Представители аппарата управления являются лично ответственными перед директором ООО «Свобода Трэвел».

2 Способы и средства проектирования организационной структуры управления ООО «Свобода Трэвел»

2.1 Проектирование связей в аппарате управления

Горизонтальное разделение труда (ГРТ) позиционируется в качестве самой характерной для организации черты. Разделение общего организационного рабочего процесса на отдельные элементы, а также прикрепление к ним отдельных сотрудников имеет место быть даже в организациях самого маленького размера. Иерархия, в свою очередь, подразумевает специальное положение составляющих организации в порядке от высшего к низшему, когда один элемент находится над другим.

ГРТ осуществляется в основном в процессах координации, соотносительной эволюции составляющих организации при их взаимодействии. Координация формирует эффект согласованной работы элементов организации, функционирование, а также совершенствование конкретной составляющей характеризуются местоположением и ролью там и в то время, где и в какое время иные составляющие пропорционально трансформируются. Иерархия подразумевает наличие не только лишь наличие координации, но и субординации в процессе взаимодействия элементов (систему подчинения нижних ступеней высшим).

Координация, как и субординация, описывают организацию в качестве комплекса стабильных связей подразделений её структуры, а также уровней управления. Связи горизонтального характера поддерживают их результативное взаимодействие в реализуемом порядке деятельности производственной плана, данные связи существуют между относительно одинаковыми в плане иерархии компонентами. Методом формализации этого вида связей может являться выделение специальных сотрудников либо отдела, реализующих процесс организации контактов между элементами с равным статусом. К примеру, на штаб организации возложена указанная ответственность в линейно-штабных структурах.

---

Связи вертикального характера присущи для организаций, которые имеют строгую иерархию. Соединяя разные уровни этих организаций, они формируют так называемую «вертикаль власти».

В рамках любой организации имеется обратная связь между числом её составляющих, а также возможностями их координирования: чем больше количество самостоятельных структурных подразделений, тем сложнее проходят процессы координирования их работы. Устранить указанную проблему можно посредством группировки, обособлением в организационно плане похожих работ и ответственных исполнителей. Данный процесс именуется департаментализацией [7, c. 184].

Построим матрицу информационных потоков при решении задачи заключения договора по оказанию услуг (рис. 2.1).

Директор (Д)

Главный бухгалтер (ГБ)

Руководитель отдела бронирования (РОБ)

Офис-менеджер

Менеджер по работе с клиентами (2)

Ведущий менеджер по работе с клиентами (ВМ)

Исходящая информация

Рисунок 2.1 – Матрица информационных потоков при заключении

договора на поставку ресурсов в ООО «Свобода Трэвел»

В следующем параграфе изучим оперативное руководство в структуре управления ООО «Свобода Трэвел».

2.2 Оперативное руководство в структуре управления организации

Оперативное управление представляет это управление внутренними процессами производства на уровне подразделений. Оно заключается в принятии решений и реализации действий в отдельно складывающейся ситуации.

В его состав входит [6, c. 184]:

• оперативное (календарное) планирование;
• организация технологической подготовки и обслуживания оборудования;
• определение величины партии изготавливаемых изделий;
• размещение заказов на материалы и комплектующие;
• распределение работ (конкретизируется, кем, где и когда должны реализоваться те либо другие операции);
• координацию текущей работы подразделений в целях обеспечения ее четкого ритма, а также соответствия графику;
• контроль, поиск отклонений, выявление их причин, внесение корректировок в ход процессов технологического характера;
• маневрирование запасами;
• диспетчеризацию.

Представим взаимосвязь оперативного, тактического и стратегического управления (рис. 2.2).

Рисунок 2.2 – Взаимосвязь оперативного, тактического и стратегического управления

---

Опишем и обозначить на схеме организационной структуры ООО «Свобода Трэвел» процесс оперативного руководства при невыполнении дневного задания, повлекшего за собой срывы закупок ресурсов (рис. 2.3).

Входящая информация

Директор (Д)

Главный бухгалтер (ГБ)

Руководитель отдела бронирования (РОБ)

Офис-менеджер

Менеджер по работе с клиентами (2)

Ведущий менеджер по работе с клиентами (ВМ)

Рисунок 2.3 – Процесс оперативного руководства при невыполнении дневного задания, повлекшего за собой срывы закупок ресурсов в ООО «Свобода Трэвел»

Офис-менеджеру поступает информация о том, что не будут поставлены ресурсы, он отправляет данные в бухгалтерию, а также уведомляет об этом директора ООО «Свобода Трэвел», который дает указания быстрее отправить новые данные по организации закупки ресурсов, которые после корректировки предоставит главный бухгалтер.

Директор выясняет причины срыва закупок ресурсов, за своевременную организацию которой отвечал главный бухгалтер, тот отчитывается перед ним, отправляя скорректированную информацию на повторную организацию закупки ресурсов офис-менеджеру.

После двустороннего обмена информацией между директором ООО «Свобода Трэвел» и главным бухгалтером с участием офис-менеджера формируется новый заказ на закупку ресурсов.

2.3 Формализация организационной структуры управления

Результативность управленческого процесса в организации существенно зависит от конкретного разделения компетентности отдельно взятых подразделений (служб), их ответственности, а также гарантирования в них эффективных рабочих отношений.

По этой причине «скелет» управления, то есть ОСУ должен обрастать «мускулатурой» управления. И призваны этому содействовать следующие нормативные документы:

а) положения об отделах и службах,

б) должностные инструкции.

Стандартной является следующая структура положения об отделе (службе) [2, c. 418]:

1. общие положения,
2. задачи,
3. структура,
4. функции,
5. права,
6. взаимоотношения с другими подразделениями,
7. ответственность.

Главным организационным документом, который регулирует права и обязанности сотрудников, а также взаимосвязи между конкретными должностями, является должностная инструкция.

Должностная инструкция представляет документ, определяющий полномочия, а также обязанности сотрудника.

Её разрабатывает руководитель службы для работников, которые ему подчиняются. Должностные инструкции для должностей, которые прямо ему подчинены, утверждаются руководителем организации. На иные должности их утверждают его заместители по отдельным функциям. Существует 3 экземпляра должностной инструкции, которые хранятся:

---

а) в отделе кадров;

б) у руководителя отдела;

в) у сотрудника.

Нет единого стандарта, который бы определял содержание, а также процедуру создания должностной инструкции. По этой причине у каждой организации имеется возможность самостоятельной её разработки для конкретной должности [8, c. 165].

Она включает данные, необходимые для реализации процесса управления персоналом (рис. 2.4).

Рисунок 2.4 – Содержание должностной инструкции

Должностная инструкция представляет организационно-правовой документ, определяющий главные функции, обязанности, права, а также ответственность работника организации в процессе осуществления им деятельности в конкретной должности.

Должностная инструкция позволяет реализовать следующее (рис. 2.5).

Рисунок 2.5 – Возможности должностной инструкции

Базовая информация для разработки должностной инструкции включает:

1. организационная и функциональная структура;
2. классификатор функций управления;
3. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
4. нормативы управленческого труда;
5. положения о структурных подразделениях;
6. результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

И первый источник для разработки – «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Он включает список требований относительно квалификации специалистов разных категорий. Каждая квалификационная характеристика представляет документ нормативного характера, который регулирует содержание реализуемых функций сотрудника, гарантирующим представление наилучшей технологии труда, рационального его разделения, высокого уровня организованности, порядка и дисциплины на каждом отдельном рабочем месте, а также улучшению системы управления персоналом.

Указанные квалификационные характеристики используются в качестве нормативной базы во всех организациях (разных ОПФ, форм собственности, а также отраслей народного хозяйства) внезависимости от их ведомственной подчиненности. Они служат основой для создания должностных инструкций конкретных должностей.

Формуляр должностной инструкции, а также структура её текста прописаны в УСОРД.

В процессе разработки должностной инструкции применяется положение об отделе (службе). Они являются взаимосвязанными документами по причине того, что обязанности отдельно взятого сотрудника следуют из задач, а также функций всего подразделения.

---

Текст должностной инструкции нацелен на максимально четкое, а также полное определение функций, задач и обязанностей сотрудника. Это обусловлено тем фактом, что отсутствие четкости и полноты определения сферы деятельности отдельного работника может привести к дестабилизации деятельности всего подразделения, а также отсутствия скоординированности действий отдельно взятых сотрудников. Зачастую подобное положение дел провоцирует возникновение конфликтов, обусловленных неверным представлением сотрудника о его обязанностях. Текст должностной инструкции структурируется отдельными пунктами.

Она включает такие основные разделы как [10, c. 214]:

1. общие положения;
2. основные задачи и функции;
3. обязанности;
4. права;
5. ответственность;
6. взаимосвязи.

Они относятся к категории документов длительного хранения.

Имеется определенный перечень условий, при которых пересмотр должностных инструкций является обязательным [9, c. 173].

Приведем их перечень (рис. 2.6).

Рисунок 2.6 – Условия изменения должностных инструкций

Руководитель организации или кадровая службы должны ознакомить сотрудника с должностной инструкцией под расписку.

Проведем краткий анализ Положения о бухгалтерии ООО «Свобода Трэвел»:

1) структура данного документа рациональна и включает такие элементы как «Общие положения», «Структура», «Задачи», «Функции», «Права», «Ответственность».

2) данный документ подразумевает взаимосвязь с директором ООО «Свобода Трэвел»;

3) данный документ не обязан учитывать специфику деятельности ООО «Свобода Трэвел» в силу унифицированности процедур бухгалтерского учета и форм бухгалтерской отчетности.

Проведем краткий анализ Должностной инструкции главного бухгалтера ООО «Свобода Трэвел»:

1) структура данного документа рациональна и включает такие элементы как «Общие положения», «Функции», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность».

2) данный документ подразумевает взаимосвязь с директором ООО «Свобода Трэвел»;

3) данный документ не обязан учитывать специфику деятельности ООО «Свобода Трэвел», но полностью соответствует профессиональным стандартам.

В следующем раздедел представленной работы произведем диагностику эффективности организационной структуры управления ООО «Свобода Трэвел».

3 Оценка эффективности организационной структуры управления ООО «Свобода Трэвел» и направления её совершенствования

---