Файл: Психосемантика рекламы (Общая сущность коммуникации).pdf

- уровень руководителей среднего звена в рассматриваемой организации представлен начальником производственно-технического отдела (ПТО), главным бухгалтером, главным инжинером, а также мастером;

- представителями руководства нижнего уровня являются бригадиры, осуществляемые постоянный контроль за деятельностью работников разного профиля.

Руководители всех уровней несут ответственность за работу людей, находящихся у них в подчинении. Но, тем не менее, любой приказ должен исполняться только при согласовании с генеральным директором предприятия. А значит, данная структура управления является централизованной, поскольку руководители высшего звена оставляют за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия управленческих решений. Важно акцентировать внимание на том, что процесс коммуникации в данном случае осуществляется одновременно и на основании поступления разнообразных документов, и с учетом предоставления необходимой информации представителями каждого уровня управления^[39].

Таким образом, ПАО «Город для людей» представляеотт собой организацию, главная цель деятельности которой сводится к выполнению как можно большегот комплекса услуг коммунального хозяйства. Также рассматриваемая организация стремится в течении ближайших нескольких лет организовать деятельность структурных подразделений на территории ряда крупных городов. Чтобы реализовать все запланированные меры, необходимо в течении минимального периода времени обеспечить максимально эффективный процесс реализации всех имеющихся направлений.

2.2 Анализ особенностей коммуникации в ПАО «Город для людей»

Изначально необходимо отметить, что процесс проведения исследования в данном случае основан на использовании дву методов:

- анализа документов, обеспечивающих регулирование ряда внуитренних процессов в организации;

- проведение наблюдения, направленного на рассмотрение специфики реализации всех имеющихся процессов.

Процесс взаимодействия между сотрудниками, а также руководителями высшего уровня происходит не только на основании прямого взаимодействия между представителями разнообразного уровня управлений, но и на основании формирования соответствующих документов. На основании проведения анализа имеющихся у компании документов, можно сгруппировать их следующим образом (табл.1).

Таблица 1

Анализ структуры документооборота ПАО «Город для людей» в 2018-2019 гг как одного из компонентов организации коммуникации на предприятии

Таким образом, процесс коммуникаций в организации характеризуется существенным увеличением деловой активности компании, что обусловлено стремиттельным возрастанием количества как входящих, так и исходящих документов: возросло количество поступаемых заявок на деятельность предприятия в связи с привлечением новых потенциальных покупателей; возросшие требования к отчетности предприятия перед учредителями требуют более частой переписки и предоставления необходимого материала.

Несмотря на то, что на первый взгляд может показатьсся, будто бы у рассматриваемой организации наблюдается полноценный процесс организации всех необходимыъх аспектов, на основании использования документов, на самом деле это совершенно не так. Принимая во внимание то, что в качестве дополнительного метода исследования было использовано наьблюдение, направленное на определение всех наиболее проблематичных моментов, имеющих место в подобном случае, можно отметить существование следующих особенностей.

Производственные подразделения не располагают возможностью обработки всей необходимой информации в более приемлемом виде для последующего изучения и, как следствие, принятия решения директором. Особенно частыми такими проявлениями являются при у необходимости формирования производственной программы, а также обеспечения ооперативного учета всех протекающих в организации процессов.

Также представители многих структурных подразделений не обладают необходимым количеством времени, что позволит им перегруппировать всю поступающую информацию и впоследствии предоставить ту, которая на основании их мнения в наибольшей степени подходит для принятия решения генеральному директору.

В этой ситуации необходимо рассмотреть вариант, согласно которому данные функции передать отделу делопроизводства, который, в свою очередь, недостающую информацию будет получать у прямого начальника и контактировать с мастером и бригадирами. Но работникам отдела делопроизводства не хватает реального времени для выполнения поручений генерального директора и бухгалтера. Очевидно, что при работе бухгалтерии с главным бухгалтером, а главного бухгалтера с директором процедура документооборота работает очень эффективно, учитывая как «прямые», так и «обратные» связи. Однако, следует отметить недостаточное количество компьютерной техники в бухгалтерии, что приводит к необходимости проводить некоторые требуемые расчеты вручную.

Стоит заметить, что при наблюдении организации процесса коммуникации в ПАО «Город для людей» можно выделить существование следующих наиболее распространенных ошибок, которые не позворляют вывести соответствующий процесс на качественно новый уровень:

1. Полное отсутствие отдела (или же, как вариант, который можно использовать на первоначальных этапах) нескольких должностных лиц, которые будут ответственными именно за процесс коммуникации. Принимая во внимание то, что у компании имеются планы, связанные с выходом в течении ближайших лет на новые уровени, обеспечить достижение подобного результата без обеспечения качественного взаимодействия, совершенно недопустимо.

2. Наблюдается существенная инерция в управленческом процессе, которая негативным образом сказывается на необходимости обеспечения максимально быстрого взаимодействия между представителями разных управленческих уровней, с целью обеспечения быстрого принятия необходимого решения.

3. Отсутствие стремления организации, обусловленное низким уровнем интегрированности с другими компаниями, проводящими деятельность в данной сфере. По мнению достаточного количества экспертов, в сфере жилищно-комунального хозяйства отсутствуют по-настоящему действенные направления взаимодействия между представителями различных организаций. Таким образом, получение информации, необходимой для качественного выполнения первоначально возложенных задач, а тем более, для расширения деятельности организации в других городах (что также требует быстрой реакции и необходимости эффективного принятия решений) в значительной степени осложняется.

Таким образом, на основании проведения анализа особенностей коммуникации в ПАО «Город для людей» удалось определить то, что в данном случае наблюдается определенный комплекс проблематических моментов. В частности, документооборот, позволяющий представителям различных управленческих уровней в течении минимального периода времени получить всю необходимую информацию, организован на достаточно высоком уровне. Но, при подобном рассмотрении оказывается, что большая часть предоставляемой информации находится на достаточно низком уровне. Из-за этого возникают проблемы, связанные с качественным формированием всей необходимой информации и приянтия мер, направленных на последующее развитие.

Выводы ко 2 главе

В российском обществе напрочь утвердилось мнение относительно того, что сфера жилищно-комунального хозяйства может рассматриваться в качестве одной из наиболее значимых сфер жизнедеятельности, которая, к тому же, отличается совокупностью проблематичных аспектов. Именно поэтому, компании, функционирующие в данном направлении должны в обязательном порядке обеспечить эффективный коммуникационный процесс. Причем, такой подход должен иметь отношение как к совершенствованию процесса взаимодействия между представителями самой организации, а также обеспечения их деяттельностии с руководством, так и между представителлями компании и, например, если будет происходить процесс открытия новых подразделений, между населением, проживающим на территории того или иного населенного пункта, а также с представителями региональной власти.

Сейчас наибольшего внимания заслуживает потребность в устранении всех наиболее значимых проблематичных моментов, а также организации процесса разнообразного взаимодействия таким образом, чтобы организовать процесс управления всеми необходимыми направлениями на достаточно высоком уровне.

Глава 3. Совершенствование коммуникативного процесса в ПАО «Город для людей»

Основные мероприятия, направленные на совершенствование коммуникативного процесса в ПАО «Город для людей», связаны, в первоочередном порядке, с граммотной организацией процесса взаимодействия, позволяющей автоматизировать наиболее «перегруженные» информационные потоки на основании применения имеющихся ресурсов, что обеспечит получение положительного результата без чрезмерных финансовых затрат. Что особенно важно, если прнимть во внимание потребность привлечения дополнительных финансовых ресурсов при открытии новых офисов. К основным мероприятиям, которые должны использоваться в данном случае, относятся:

- четкое формулирование целей и задач, которые должны быть решены на основании использования информационной системы (при этом необходимо учитывать как текущее состояние дел, так и перспективы, связанные с открытием в недалеком будущем новых офисов организации «Город для людей»);

- определение круга лица, вовлеченных в процесс управления разработки, а также контроля за процессом разработки информационной системы;

- формирование каждым подразделением ПАО «Город для людей» перечня контактов между всеми службами предприятия с последующим предоставлением документов, в которых будут отображены соответствующие контакты;

- проведение систематизации и последующего анализа полученных данных, что позволит определить, какие каналы информации в организации являются «перегруженными» и не обеспечивают полноценную коммуникацию, а какие, наоборот, не используют всю свою мощность для полноценного распределения имеющейся информации;

- проведение автоматизации выбранных информационных потоков;

- составления для всех структурных подразделений ПАО «Город для людей» графика выполнения полученных заданий, а также распределение ответственности между работниками отдела с закреплением за каждым отдельно взятым участком.

Развитие персонала в рамках данного контекста предполагает влияние коммуникации на процесс развития профессиональных и личностных качеств, а также реализацию на внутриличностном и межличностном уровнях. Необходимо помнить о том, что организационная коммуникация является инструментом управленческого воздействия, так как фактически это способ формирования не только деятельности, но и корпоративной культуры, ценностей и стратегий^[40]. В процессе коммуникации на различных организационных уровнях происходит формирование коммуникативного потенциала как отдельных сотрудников, так и организации в целом. Обладая высокой значимостью, коммуникации требуют разработки инструментария управления. Под управлением организационными коммуникациями понимается совокупность непрерывных целенаправленных управленческих воздействий на внутренние и внешние процессы информационного обмена и неинформационных взаимодействий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию долгосрочных интересов развития предприятия. Управление организационными коммуникациями осуществляется на следующих принципах: ориентация на стратегические цели организации; преемственность управленческих методов и приемов на всех уровнях развития организации и персонала; соотнесенность развития внутренних и внешних коммуникаций; определение зон управленческого воздействия; непрерывный характер и обратная связь.