Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические аспекты исследования особенностей процесса коммуникаций в организации).pdf

Введение

Значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии и результатами научных исследований. Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками». Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом. Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом. Ведь если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Объект исследования – туристическое агентство «TUI».

Предмет исследования – влияние процесса коммуникаций на эффективность процесса организации.

Целью данной курсовой работы является исследование особенностей коммуникаций в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть понятие и сущность процесса коммуникаций;
• изучить влияние процесса коммуникаций на эффективность процесса организации;
• исследовать проблемы влияния процесса коммуникаций на эффективность организации;
• провести анализ влияния процесса коммуникаций на эффективность организации на примере туристического агентства «TUI»;
• дать общую характеристику предприятия «TUI»;
• дать оценку влияния процесса коммуникаций на эффективность организации;
• выработать рекомендации по повышению эффективности коммуникационных процессов в организации.

---

В данной работе использованы как общенаучные, так и специальные методы исследования. Исследование основывалось на методе системного анализа, дающего возможности раскрыть структуру и причинно-следственные связи сложных систем. Широко использовались сравнительный анализ, обработка массива информации и анализ.

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, две главы, заключение и список использованных источников.

Глава 1. Теоретические аспекты исследования особенностей процесса коммуникаций в организации

1.1 Понятие и сущность процесса коммуникаций

Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми.

Если люди не смогут обмениваться информацией, не смогут общаться, то они просто не сумеют работать вместе.

Субъектами могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации.

Обмен информацией (общение) нужен при реализации любой функции менеджмента. Он является наиважнейшим условием для принятия обдуманных решений и играет высокую роль в межличностных отношениях и, конечно же, формирует имидж любой организации.

Обмен информацией – это важнейшая часть почти всех видов деятельности управления. И это неудивительно, потому что большую часть своего рабочего времени, а именно 50-90% все менеджеры тратят на коммуникации.^[1]

Эффективность работы менеджеров зависит, в первую очередь, от эффективности его коммуникаций и умения делового общения, лично беседуя, вести разговоры по телефону, составлять и зачитывать деловые письма и отчеты, так же участвовать в совещаниях.

Коммуникации в организации – это сложная система, состоящая из многих уровней, которые охватывают как организацию, так и внешнее окружение.

---

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.^[2]

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Сеть коммуникаций состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляют движение сверху вниз от руководящего к работникам. Горизонтальные связи осуществляют движение между равными уровнями работников или кусочками организации. Диагональные связи - это связи начальника данной организации с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь всех этих сетей и создает коммуникативную структуру любой организации.

Размеры подразделений в организациях очень ограничивают возможность развития коммуникативных сетей. От того, как построена такая сеть, зависит ее влияние на деятельность персонала.

Знание видов коммуникационных сетей очень важно. Среди коммуникационных сетей, которые существуют на данное время, можно выделить четыре типа: колесо, цепь, круг, сложный круг.

1.2 Влияние процесса коммуникаций на эффективность процесса организации

Существует несколько определений коммуникационного процесса. Рассмотрим некоторые из них.

Определение 1	С помощью коммуникаций происходит передача и прием сообщений, закодированных определенными символами. Коммуникация является ключевым элементом «климата» в организации.[3]
Определение 2	Коммуникация может быть представлена в качестве процесса обмена знаками и символами.[4]
Определение 3	Коммуникация – это процесс передачи информации от отправителя получателю при условии, что получатель понимает сообщение.[5]
Определение 4	Коммуникация – это инструмент для обмена опытом и ценностями, а также передачи информации и знаний.[6]

---

Для эффективной работы коммуникации необходимо, чтобы получатель мог понять значение сообщения и указать об этом отправителю путем некоторых ожидаемых действий.

Коммуникационные процессы могут быть внутри организации (внутренние коммуникации) и за ее пределами (внешнее общение). В данной работе подробно будут рассмотрены внутренние коммуникации.

Рассмотрим коммуникации в организации как процесс, посредством которого индивид задает определенное значение в умах других людей посредством вербальных и невербальных сообщений в контексте формальной организации.Разъясним некоторые части этого определения:

1. Слово процесс подразумевает, что связь динамична и постоянно подвергается изменениям;
2. Слово смысл предполагает, что именно через общение с другими людьми мы можем полностью разработать идею. Многие наши идеи формируются или создаются посредством стимулирования со стороны других людей;
3. Под вербальным сообщением мы понимаем общий язык для культуры и организации. Сообщения могут передаваться в устной или письменной форме. В дальнейшем мы еще обратим на это внимание;
4. Под невербальным сообщением подразумевается такие сообщения как касания, жесты, движения тела, а также выражение лица.^[7]

В дополнение основному определению добавим еще одно.

Организационное общение – это процесс обмена информацией, а также процесс принятия решения между отправителем и получателем с результатом повышения результативности и эффективности хотя бы одного из них. Организационное общение является обязательной центральной силой, которая позволяет осуществлять координацию между людьми и позволяет управлять поведением. К дополнению к этому должно подчеркнуть, что сотрудников проще всего понять с точки зрения связи. Существует несколько подходов к коммуникациям в организации. Сосредоточимся на двух основных подходах.

Одним из подходов является функция организационных коммуникаций, видимая через четыре области управления:

• контроль поведения сотрудников;
• мотивация сотрудников;
• развитие межличностных отношений;
• принятие решений.

Второй подход заключается в том, что организация имеет пять функций:

• соответствие правилам;
• введение, мотивация и влияние;
• восприятие – решение;
• проблема – решение;
• управление конфликтами, ведение переговоров и торг.

Безусловно, самая важная роль организационных коммуникаций – это построение отношений для достижения стратегических целей организации.

---

процесс организационных коммуникаций состоит из четырех элементов:

1. Отправитель – это человек, который говорит или инициирует процесс обмена информацией;
2. Получатель – это человек, которому адресовано данное сообщение;
3. Сообщение – это то, что отправитель намеревается донести до получателя. Оно включает устное вербальное сообщение и невербальные сообщения от отправителя и окружающей среды;
4. Обратная связь – это жизненный путь эффективной коммуникации. Без нее отправитель и получатель менее склонны к пониманию и анализу сообщения.

Современные исследователи в сфере коммуникаций в организации выделяют следующие подходы к определению понятия «организационная коммуникация»:

• управленческий (коммуникация как функция управления, передача распоряжений и объяснение процедур и операций);
• системный (коммуникация как система взаимодействующих элементов, обеспечивающих функционирование организации);
• культурологический (коммуникация как способ выражения организационной культуры);
• гуманистический (коммуникация как фактор развития человеческого потенциала).^[8]

В целом, организационные коммуникации рассматриваются как явление и как процесс. Как явление коммуникации отображают определенные нормы (правила, инструкции, положения), а также принципы и закономерности отношений между сотрудниками организации. Как процесс коммуникация выступает в особой форме взаимодействия работников по обмену информацией в рамках организации и за ее границами, направленной на достижение целей организации, а также на развитие персонала.^[9]

Развитие персонала в данном контексте предполагает влияние коммуникации на развитие профессиональных и личностных качеств и самореализацию каждого сотрудника организации.

В группу функций «развитие персонала» входят следующие функции:

• интерактивная, предусматривающая возможность общаться с коллегами, свободно высказывая свое мнение;
• самореализационная, проявляющаяся в стремлении человека реализовать свой потенциал в организации;
• самопрезентационная: вербальная и невербальная демонстрация сотрудником организации собственной личности в системе внутренних и внешних коммуникаций; − адаптационная, предполагающая приспособление потребностей и ценностей сотрудника к требованиям, предъявляемым к нему организацией, через освоение им коммуникативной культуры;
• авторитарная, связанная с использованием коммуникации в качестве средства влияния на сотрудников, а также с целями реализации власти;
• конверсионная, заключающаяся в способности сотрудника изменять мнение, отношение, установки в процессе коммуникативного воздействия;
• релаксационная, позволяющая снять психологическую и эмоциональную напряженность. ^[10]

---