Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические аспекты исследования особенностей процесса коммуникаций в организации).pdf

На рисунке 1 представлена организационная структура «TUI».

Директор

Бухгалтер

Отдел продаж и реализации

Менеджер

Менеджер

Рисунок 1 – Организационная структура «TUI»

Организационная структура управления турагентства «TUI», соответствует типу структуры управления – линейно-функциональная.

Основные недостатки: отсутствие гибкости сложное приспособление к новым целям и задачам; высокие требования к руководителю; неэффективность при управлении сложным производством; усложненность связей между инстанциями; концентрация власти на высшем уровне управления; перегрузки средних уровней управления, отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений; перегрузки персонала информации.

Далее представим динамику изменения численности персонала турфирмы «TUI» в виде таблицы 1.

Таблица 1

Должность	2017 год	2018 год	2019 год
Директор	1	1	1
Менеджер	1	1	2

По данным таблицы 2.1.2, видно, что турагентство «TUI» за 2019 год приняла дополнительно в штат работников 1 сотрудника - менеджера по туризму в связи с увеличением объема продаж туристических путевок, и, следовательно, увеличением потенциальных клиентов турагентства.

Далее представим фонд заработной платы на месяц 2018 года в виде таблицы 2.

Таблица 2

Должность	Количество человек	З/п, руб.	Общая сумма за месяц, руб.
Директор	1	40 000	40 000
Менеджер	2	20 000	40 000

По данным таблицы, видно, что общая заработная плата двух менеджеров и директора составляет 80 000 рублей в месяц.

Далее представим штатное расписание турагентства «TUI» в виде таблицы 4.

Таблица 3

Наименование должности	Кол-во человек	ПН		ВТ		СР		ЧТ		ПТ		СБ		Отпуск
		Режим работы	Общее кол-во часов	Режим работы	Общее кол-во часов	Режим работы	Общее кол-во часов	Режим работы	Общее кол-во часов	Режим работы	Общее кол-во часов	Режим работы	Общее кол-во часов
Директор	1	10.00 -18.00	8	10.00 -18.00	8	10.00 -18.00	8	10.00 -18.00	8	10.00 -18.00	8	10.00 -15.00	5	10.11.-10.12
Менеджер	2
	1-й	9.00 – 18.00	8	9.00 – 18.00	8	Вых.	0	9.00 – 18.00	8	9.00 – 18.00	8	Вых.	0	01.10. – 01. 11.
	2-й	9.00 – 18.00	8	Вых.	0	9.00 – 18.00	8	9.00 – 18.00	8	Вых.	0	9.00 – 15.00	5	01.02. – 01.03.

---

По данным таблицы 3, видно, что, в офисе компании имеется 2 менеджера и директор. Офис работает с 9.00 до 18.00 по будням и с 9.00 до 15.00 в субботу, имея один выходной день. Директор турагентства выходит на работу каждый рабочий день офиса, а два менеджера работают по графику 4 рабочих дня и 3 выходных, чередуя смены. График работы турагентства удобен для разных целевых аудиторий.

Далее представим динамику реализации туров по направлениям за 2019 г. «TUI» в виде таблицы 4.

Таблица 4

Направление Сезон	Кипр	Россия	Италия	Таиланд	Турция
Лето	15	30	5	4	10
Осень	10	20	7	3	7
Весна	4	15	3	2	3
Зима	0	15	2	0	0

По данным таблицы видно, что самое спрашиваемое направление, куда предпочитают ездить туристы, это внутренний туризм по России в летний период, он связан климатическими условиями, уровнем цен. Из заграничных стран туристам предпочтительней Кипр и Турция.

2.2 Оценка влияния процесса коммуникаций на эффективность организации

В конце каждого месяца старший менеджер в письменном виде докладывает о проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самого старшего менеджера, так и тех менеджеров, которые находятся у него в подчинении. Предварительно просьбы и пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальником - ведущим (старшим) менеджером.^[20] Таким образом на фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации. Руководитель, рассмотрев доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. Функции бухгалтера фирмы выполняет директор, который также присутствует на собрании для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.^[21]

---

Горизонтальные коммуникации в турагентстве "TUI" в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива турагентства "TUI" где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как фирмы, так и сотрудников. Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи "Нового года", "Восьмого марта" коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается "день рождения "TUI" - дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также в фирме организуются совместные поездки в экскурсионные туры по России, где половина стоимости путёвки оплачивается фирмой. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетен и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для "обратной связи".

Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

2.3 Рекомендации по повышению эффективности коммуникационных процессов в организации

В данной ситуации можно сделать вывод, что без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

Совершенствованию организационных коммуникаций в организациях способствуют:

1. Рационализация коммуникационного процесса.
2. Эффективное применение графических средств.
3. Наиболее эффективным методом совершенствования коммуникаций является фильтрация информации.^[22]

Лучшим фильтром для любой информации является психологический, который обеспечивает «выборочное восприятие». Этот фильтр формируют опыт, наставления. Он одновременно является «плохим» и «хорошим». «Плохим» потому, что дает выборочное, субъективное, не обязательно согласовано с реальностью представление, и «добрым», поскольку выполняет защитную функцию. Фильтр пропускает лишь определенную информацию в количестве, которое можно проработать. Фильтрация информации является действенным средством повышения эффективности коммуникаций. Однако, проходя через многочисленные уровни управления организацией и соответственно фильтруясь, сообщение может существенно исказиться. Чем больше звеньев в коммуникационной цепи, тем выше вероятность получить совсем другое сообщение, нежели то, которое послал отправитель.^[23]

---

Для устранения невербальных преград, которые возникают вследствие неправильной трактовки участниками коммуникативного процесса выражения глаз, мимики, жестов, интонации, модуляции голоса и др. необходимо уметь «читать» людей по их невербальным сигналам. Часто этот процесс затрудняют национально - культурные особенности трактовки невербальных символов. Научиться слушать и передавать информацию участников коммуникативного процесса. Нужно адекватно воспринимать факты, сообщенные в процессе коммуникации, и чувства, которые владеют участниками коммуникативного процесса.^[24] Это затрудняет понимание ситуации, порождает сомнения у отправителя послания относительно внимательного отношения к сообщению, а иногда и уважения к себе. 8. Совершенствование обратных связей. Обеспечение обратной связи позволяет сориентироваться, насколько получатель информации понял ее отправителя. Обратной связи достигают, задавая вопросы, ответы на которые позволяют выяснить степень понимания получателем полученной информации. Наличие или отсутствие обратной связи свидетельствует реакция получателя послания (выражение лица, тон разговора, поза, жесты).^[25]

Одной из форм его является результаты выполнения задания. Эффективным способом установления обратной связи является практика открытых дверей - установление определенных дней и часов, в которые подчиненные могут прийти к руководителям и обсудить с ними любые вопросы. Усовершенствованию обратной связи способствует работа группы руководителей и рядовых работников, которые обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.^[26]

Другим способом установления обратной связи является применение современных информационных технологий. Создание интернет - сетей дает возможность через электронную почту посылать сообщения любому работнику в организации. Это снижает потребность в телефонной связи. С помощью современной компьютерной техники в системе телекоммуникационных сетей можно проводить видео конференции, обсуждать проблемы в режиме визуального контакта.

Совершенствованию коммуникативных процессов способствуют встречи с коллективом, на которых обсуждаются совершенствование информационного обмена, регулярные оперативные совещания. Построение систем обратной связи и сбора предложений. Систему обратной связи образуют командировки работников центрального аппарата в территориально отдаленные структурные подразделения организации; опрос работников, которые имеют целью выяснить, насколько понятно доводят до работников цели их деятельности, какие проблемы существуют и какие могут возникнуть, насколько они обеспечены необходимой для работы информации, открыты ли их руководители для предложений.^[27]

---

Для облегчения движения информации снизу вверх разрабатывают также системы сбора предложений, которые дают возможность каждому работнику разрабатывать идеи относительно деятельности организации. В пределах каждой системы управления необходимо выбирать такие методы совершенствования коммуникаций, которые будут соответствовать культуре организации, ее техническому потенциалу, степени важности задач на определенном этапе развития.^[28] Постоянное обновление коммуникативных связей необходимо для укрепления взаимопонимания между работниками организации и формирования ее позитивного имиджа в окружающей среде.

Так, для решения проблем коммуникаций в организации, следует рассмотреть следующие пути повышения эффективности организационных коммуникаций: создавать системы обратной связи; регулировать информационные потоки; предпринимать управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

Коммуникация является средством, благодаря которому обеспечивается единство организации в достижении целей. Любая компания, заинтересованная в своём долгосрочном существовании, должна уметь организовать «коммуникационное пространство».^[29] Ежедневно мы сталкиваемся с информационными потоками и коммуникациями, поэтому роль и значение коммуникации и информации постоянно возрастает. Знание и умение грамотно использовать все известные приёмы коммуникаций помогает менеджеру приблизиться к решению основной задачи – получению прибыли. Мешать эффективной коммуникации могут коммуникационные помехи, являющиеся искажением информации, которое усложняет восприятие, вызывает частичную или полную ее потерю.^[30]

Итак, коммуникации должны быть эффективными. Для этого необходимо не только правильно выбирать методы коммуникаций, но и минимизировать влияние коммуникационных препятствий. Именно коммуникации дают возможность человечеству обеспечить согласованную общественную деятельность. Для того, чтобы руководитель смог заставить работать других, он должен совершенно владеть искусством коммуникации. Успешное функционирование организации, формирования и существования организационной культуры, усвоения и проповедование корпоративных идей и ценностей невозможно без отлаженного процесса коммуникаций.

В качестве рекомендаций турагентству «TUI» можно предложить развить и усовершенствовать нисходящие формальные вертикальные коммуникации, повысить эффективность неформальных коммуникаций между руководителями и подчиненными.

---