Файл: Проектирование организации (Этапы и элементы проектирования организации).pdf

Введение

В конце двадцатого столетия, но сначала развития новых рыночных отношений России практически любое 2-ое предприятие и кооператив прекращали свою активность. Вызвано это было тем, что мало кто знал о науке управления, а тем более о принципах и законодательстве организационной структуры управления.

На сегодняшний день организацию управления необходимо рассматривать как важнейшую характеристику каждой системы, которая отличается внутренним распорядком ее сложных элементов.

В условиях нынешней Российской Федерации, когда совершается радикальная замена социально – экономических отношений, предъявляются новые требования к построению организационной структуры.

Соперничество между товарами и услугами установило конкурентную борьбу между организациями в целом, используемых общепризнанных норм и принципов управления, в частности. Этим объясняется актуальность выбранной темы.

Целью данной курсовой работы является разработка проектирования усовершенствованной системы управления ООО «Флай-Курьер»

Задачами данной курсовой работы стали:

– определение понятия и сущности организации, описание законов и принципов построения организационной структуры управления;

– характеристика организации индивидуального предпринимателя и анализ существующей организационной системы;

– выявление проблем и преимуществ существующей системы и определение возможных путей совершенствования организационной структуры ООО «Флай-Курьер»

Объектом исследования данной работы является деятельность ООО «Флай-Курьер»

Предметом исследования является процесс проектирования усовершенствованной системы управления ООО «Флай-Курьер»

Теоретической основой курсовой работы является научная литература, которая освещает вопросы теории организации в целом, и вопросы проектирования организационных структур в частности.

Аналитической основой работы является непосредственное наблюдение за деятельностью ООО «Флай-Курьер»

Практическая значимость результатов работы состоит в том, что разработанные в ходе исследования рекомендации могут способствовать повышению доходности предприятия.

Глава 1. Этапы, элементы и факторы проектирования деятельности организации

1.1 Этапы и элементы проектирования организации

Проектирование организации это не столько проектирование различных видов работ, сколько соединение работы и работников между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между людьми, выполняющими эти работы. Это взаимодействие имеет как статическое проявление, находящее выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, которые происходят в организации и делающих ее «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды.^[1]

В практике управления, если дело дойдет до проектирования бизнес-деятельности компании, т. е. позиционирование компании на рынке, продуктах и услугах компании, показатели эффективности и результативности деятельности, определении границы компании и т. д., чтобы говорить о них инжиниринге, определения целей и разработки стратегии.

Наблюдаемые тенденции в современной экономике, создают потребность в постоянной адаптации, изменения организации деятельности компании и существенно изменило обстоятельства, активное развитие новых компетенций специалистов.

И в этом случае, дизайн, как первичный этап развития организации, будет больше времени, может потребоваться значительное время и значительные ресурса.

Планирование организации происходит в несколько этапов:

1.Определение целей и результатов деятельности - представление продукт труда, его объемы, основные этапы производства и технологии.

2.Определение связей с внешней средой - выбор всех контактов, которые должны осуществлять организации (в связи с ее технологией, выполнением законов, поддержание собственного здоровья, и т. д.).

Разделение процессов - в ступени, уровни иерархии.

Группирование функций. Между делятся процессов устанавливается общий - основа для соединения отдельных этапов в более обобщенные цепочки. При этом, есть две стратегии: группировка работ вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности.

Выбор стратегического принципа функционирования - что очень важно для данной организации: дифференциация - выделение частей (элементов) в ответ на спрос внешней среды, или интеграция – увеличение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации.

Важно отметить, что процесс организационного развития не может быть остановлен, и любая организационная структура, однажды созданная, сразу же начинает «стареть», т.е. терять свой потенциал соответствия трем основным условиям:

1. содержанию деятельности - деятельность развивается, изменяются технологии,
2. особенностям персонала - приходят новые люди, сотрудники обучаются, овладевают опытом и т.д.,
3. внешней среде - она также изменяется, а в кризисной ситуации очень существенно - появляются новые нормы, законы, меняется рынок и т.д.^[2]

Поэтому процесс проектирования организации не может быть остановлен, в эффективной организации он должен стать постоянным.

Проектирование деятельности организации связано с принятием ее руководством решений, которые имеют отношение к многим областям жизнедеятельности организации. Это касается таких элементов, как:

Разделение труда и специализация. В различной организации существует разделение труда, как самый эффективный способ работы компании. Вся работа компании может быть разделена на различные сегменты, в рамках которых каждый работник начинает и завершает определенный цикл действий, образующих ту или иную работу. Эти работы могут специализироваться как по возможностям, так и по конкретному использованию этих характеристик для решения отдельных задач.

Департаментализация. Рост специализации отдельных работ в организации ограничивается возможностями по их координации. Решить эту проблему можно, если начать группировать схожие работы и их исполнителей, т. е. начать процесс организационного отдела - департаментализации. С его помощью организация может расширяться практически бесконечно.

Существует много подходов к группировке специализированных работ в организациях. Двумя основными направлениями, по которым может осуществляться департаментализация, является группирование работ вокруг ресурсов и группирование работ вокруг результата деятельности. В зависимости от степени ориентации на то или иное направление осуществляется соответствующий тип департаментализации.

Связи в организации и координация; В организации, которая состоит из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Связи отличаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что, в свою очередь, определяется тем, какие отношения лежат в основе связи.

В организации выделяются разные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наиболее общими из них являются: вертикальная и горизонтальная, линейные и функциональные, официальные и не официальные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее части. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, образуя тем самым стабильность в организации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментализации, но при этом дополняются горизонтальными связями.

Горизонтальные связи — это связи между двумя и более равными по положению в иерархии частями или членами организации, их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации в решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию, в целом, более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. В отличие от вертикальных, горизонтальные связи, за исключением матричной департаментализации, конечно, не формализуемы в ходе проектирования организации, что создает ряд важных преимуществ.^[3]

Еще одной парой связей, установленных в организации, являются линейные и функциональные связи. Линейные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх, в них начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, таким образом связи проявляются в форме приказа, распоряжения, рекомендации, альтернативного решения и др. Природа функциональных связей - совещательная, и с помощью этих связей реализуется информационное обеспечение координации.

При проектировании организации особое значение приобретают формальные и неформальные связи. Формальные связи - это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами.^[4]

Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли или не служат интересам рабочего или интересам организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами. Неформальные связи часто могут служить основой создания неформальных групп и появления неформальных лидеров.

Иерархия в организации - это структура власти, или звенность.

Уровнем управления в организации считается та ее часть, в которой и в отношении которой могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше или нижерасположенными частями.

Количество уровней управления определяет «этажность» организации. При всех других равных условиях «этажность» организации обратно пропорциональна общей эффективности последней. В частности, при большом количестве уровней имеется опасность значительного искажения информации, передаваемой в организации по вертикали в любом направлении.

Распределение прав и ответственности. Обычно в организациях применяются две системы распределения прав и ответственности или полномочий по уровням иерархии. Первая система строится на основе принципа единства, принципа, который заключается в том, что работник должен получать приказ, который относится к выполняемой работе, только от босса. На основе этой системы, которую часто называют "рождественская елка", построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.

Вторая система - система двойного или множественного подчинения (называемая «матрешка»). В отличие от предыдущей, эта система построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность всех нижестоящих руководителей. При такой системе права и ответственность распылены между многими уровнями организации, и здесь практически невозможно найти виновного за случившееся.

Централизация и децентрализация. Эти понятия вовсе не исключают друг друга. Они выступают лишь разными способами решения проблемы искажения информации во время перемещения ее с уровня на уровень, способами решения этой проблемы через разную степень распределения прав и ответственности по «вертикали» управления.

Централизация - это концентрация прав принятия решения, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией. Децентрализация - это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача в соответствии с этой ответственности прав на низшие уровни управления организацией.^[5]

Степень централизации или децентрализации в организации может измеряться с помощью следующих переменных: число решений, принятых на каждом из уровней управления; важность решения для организации в целом; степень контроля за выполнением принятого решения.^[6]

1.2 Основные факторы проектирования организации

Факторы, оказывающие влияние на процесс проектирования, как показали многочисленные исследования, носят ситуационный характер.

Выделяется четыре группы ситуационных факторов с компонентами, которые заключены в каждом из них:

- внешняя среда, т.е. все то, что окружает организацию: сложность и динамика внешней среды;