Файл: Функции менеджмента (Функция менеджмента «Организация»).pdf

неординарных

Краткосрочный финансовый план (доходы)

Постоянная финансовая увязка

Краткосрочный финн.план (расходы)

Кредитный план

План кап.вложений

План исследов. и разработок

Рис. 1. Структурная схема планирования на предприятии

Саль­до до­ход­ной и рас­ход­ной час­тей всех пла­нов вклю­ча­ет­ся в бюд­жет, то есть в план рас­хо­дов и до­хо­дов, по­сколь­ку ори­ен­ти­ром яв­ля­ет­ся со­хра­не­ние ли­к­вид­но­сти – пла­те­же­спо­соб­но­сти пред­при­ятия. Обыч­но от­дель­ные пла­ны со­став­ля­ют­ся толь­ко по ко­ли­че­ст­вен­ным по­ка­за­те­лям и лишь по­сле их взаи­мо­увяз­ки про­из­во­дит­ся рас­чет де­неж­ных по­ка­за­те­лей.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав «BritishAmericanTobacco»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Особое внимание обращает на себя тот факт, что в «BritishAmericanTobacco» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

2.2.2 Организация

Чтобы планы были реализованы руководство должны найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Компания как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

Если рассматривать организационную структуру «BritishAmericanTobacco», то ее можно представить следующим образом: (рис.2.)

Генеральный директор

Начальник охраны

Коммерческий директор

Главный бухгалтер

Начальник отдела кадров

Отдел охраны

Отдел снабжения

Зам.коммерч.директор.

Бухгалтерия

Отдел кадров

Дочерные компании

Склады (зав.складами)

Рис. 2. Организационная структура «BritishAmericanTobacco»

Как показывает данная схема, организационная структура «BritishAmericanTobacco»построена по линейно – функциональному типу.У начальника охраны находятся в подчинении лица, охраняющие складские помещения.

Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы складов и дочерных компаний. У него в подчинении находятся начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями которого является управление дочерными компаниями и складами через заведующих складов. Заведующие складов занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений. Помимо этого, в обязанности коммерческого директора входит отслеживание изменения тенденций на рынке, поиск новых товаров, пользующихся повышенным спросом, поиск новых ниш на рынке в целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. Данные функции, как известно, выполняют отделы маркетинга, существующие на более крупных предприятиях, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на коммерческого директора в большей степени.

---

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями.

Анализируя функции сотрудников коммерческой службы BritishAmericanTobacco, можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует служебным обязанностям этих исполнителей.

Функциональные коммуникации существуют между отделами коммерческой службы (обмен информацией между сотрудниками отдела, составление документации и передача ее специалистам отдела), а также линейная связь (заместитель директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе отчетов. предоставлена).Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

В BritishAmericanTobacco реализованы следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребностей в персонале, регистрация приема, перевода, увольнения сотрудников, контроль за надлежащим размещением персонала, управление кадровыми документами, регистрация наградных документов, рассмотрение писем, жалоб, заявления.Такие функции, как профессиональная подготовка, профессиональная квалификация, изучение причин текучести кадров, анализ профессиональных, возрастных, педагогических кадров и т.д., не выполняются на предприятии, что, несомненно, сказывается на экономической эффективности его работы.

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами компании, в том числе подготовкой текущих финансовых планов. Два бухгалтера находятся в ведении главного бухгалтера. Таким образом, организационная структура «BritishAmericanTobacco»в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления компанией в плане компании, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

• Негибкая структура компании;
• Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;
• Власть проистекает из иерархических уровней в компании;
• Иерархическая система контроля;
• Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;
• Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством компании.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих, расширять масштабы своей деятельности.

---

2.2.3 Мотивация

При планировании вкомпанииработы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей компании.

Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

На данном предприятии организация заработной платы имеет относительно упрощенный характер.

Рядовые работники, охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующие складов также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности всейкомпании.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы «BritishAmericanTobacco»являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников «BritishAmericanTobacco» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу «BritishAmericanTobacco»за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается, прежде всего, в высокой текучести. Это,несомненно, оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы «BritishAmericanTobacco».

---

2.2.4 Контроль и анализ

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей компании. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В «BritishAmericanTobacco»используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хо­зяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в «BritishAmericanTobacco».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение– это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях– по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

---

Наиболее важным средством начального контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план компании), который также позволяет выполнять функции планирования. Бюджет является механизмом первоначального контроля в том смысле, что он дает определенность: когда организации нужны деньги, у нее будут эти средства. Бюджеты также устанавливают лимиты затрат и, таким образом, не позволяют ни одному департаменту или организации в целом не хватать денег до конца. Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется менеджерами магазина, за деятельностью менеджеров - заместителем директора по бизнесу и т.д. Формой проявления нынешнего контроля является выявление недостатков, замечаний в Книге жалоб и предложений, прогулов на работе, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

Команда высшего руководства характеризуется еженедельным достижением планеров, вызванных в офис генерального директора для обсуждения результатов и допущенных ошибок, а также для обсуждения дальнейших направлений их действий. В результате работы по принятию решений руководители отделов получают от генерального директора следующие типы управленческих решений: заказы и рекомендации. Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению.

Рекомендация – некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Окончательная проверка проводится сразу после завершения работ. Сразу после завершения контролируемой деятельности или по истечении заранее определенного периода полученные фактические результаты сравниваются с требуемыми. Здесь мы сравниваем ожидаемую прибыль с доходом, ожидаемым уровнем производительности труда, оборотом, продажами, затратами и так далее. На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство «BritishAmericanTobacco»проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура также предоставляет информацию о проблемах и формулирует новые планы, чтобы избежать их в будущем (что является функцией анализа). Вторая функция окончательного контроля заключается в поощрении мотивации, поскольку заработная плата большинства сотрудников напрямую зависит от результатов деятельности компании.

---