Файл: Документирование и инвентаризация на примере ЗАО «Точка опоры Промэлектросвет».pdf

Введение

Инвентаризация – это старейший метод бухгалтерского учета. Любая учетная работа начинается с инвентаризации, то есть с описи имущества, которое принадлежит кому-то. И частные люди, и государство всегда проводили пересчет ценностей, чтобы узнать, умножаются или уменьшаются ресурсы частного хозяйства или страны.

Мне показалось интересным раскрыть данную тему в своей курсовой работе.

Цель работы: Изучение теоретических основ документирования и инвентаризации, порядка проведения инвентаризации и правил ведения первичной документации и учетных регистров, нормативных документов в сфере документирования и инвентаризации, исследование метода инвентаризации на примере конкретной организации.

Задачи решения поставленной цели:

1. Провести анализ литературных источников на тему документирования и инвентаризации, дать определение тому, что такое документирование и что такое инвентаризация, описать роль инвентаризации как метода бухгалтерской отчетности, изучить правила, по которым проводят инвентаризацию и ведут первичную документацию, учетные регистры.
2. Изучить нормативно-правовую базу, которая регулирует сферу документирования и инвентаризации.
3. Исследовать инвентаризацию как метод ведения бухгалтерской отчетности на примере конкретной организации.

Исследуемый объект – ЗАО «Точка Опоры Промэлектросвет».

Исследуемый предмет – документирование и инвентаризация как метод бухгалтерской отчетности.

Актуальность работы. Развитие бухгалтерского учёта непрерывно связано с развитием инвентаризации. Изучение истории инвентаризации, основных правил и законов, по которым она производится, изучение основ документирования поможет убедиться в важности этих явлений как методов бухгалтерской отчетности.

Глава 1. Литературный обзор на тему документирования и инвентаризации

Историческая справка

В современном мире под инвентаризацией понимают проверку состояния финансовых обязательств и наличия имущества организации на определённую дату путём сравнения данных бухгалтерского учёта с фактическими данными.

С инвентаризацией, как старейшим методом бухгалтерского учета, человек столкнулся очень давно.

Зарождение первых развитых систем учета происходило на востоке, в долине рек Евфрат, Нил и Тигр (Древний Египет). Необходимы были определённые условия для возникновения письменного учёта, ведения регистров и первичных документов. Люди научились делать папирус уже несколько тысяч лет назад. К этому времени относят и начало учёта хозяйственных операций. Система учёта Древнего Египта была частью механизма централизованного управления.

Инвентаризация в древнем Египте.

Чтобы узнать увеличиваются или уменьшаются ресурсы граждане и
государства всегда проводили пересчёт ценностей. В Древнем Египте
(3400-2980 гг. до н.э.) проводилась сплошная инвентаризация один раз в
два года. Право собственности на землю и прочее имущество
принадлежало фараону. Именно от его имени велся учёт. Самим
имуществом владели граждане. Считалось, что чем больше проведено
инвентаризаций, тем счастливее народ и мудрее правитель Египта.
Занимались этим важнейшим делом писцы.

Сначала осуществлялась только натуральная инвентаризация. Она
позволяла выявить наличие объектов, но не определяла их ценность.
Данная проблема была решена с появлением монеты в VII веке до н.э.
Тремя лицами оформлялся факт хозяйственной деятельности – первый
помечал число ценностей, которые надо отпустить, на папирусе; второй
помечал рядом количество отпущенных ценностей; третий эти числа
сравнивал и делал отметки об отклонениях, которые удалось выявить и
проводил продольную черту на проверенных документах.
Была создана комиссия, которая получала ежедневный отчёт от
начальника в письменном виде о ходе его работ. Если отчет признавали
неудовлетворительным - писца телесно наказывали. Документы составлялись в двух или трёх экземплярах. ^[1]

Именно в долине Нила, зародилась зеркальная натуралистическая
концепция учёта - как можно точнее описать движение ценностей.

Древний Египет в определённой степени можно назвать если не родиной
бухгалтерии, то, по крайней мере, родиной инвентаризации.^[2]

Античная инвентаризация велась на папирусе, дощечках, выбеленных гипсом. Пользовались глиняными черепками для черновых записей. Именно Греция стала родиной первого счётного прибора – абака. Так же здесь впервые появились деньги в виде монет. Сами монеты соизмерялись по-разному: сначала их складывали по металлу и весу, потом по типу монет, а затем по их стоимости.

Из двух источников возник бухгалтерский учёт Греции: учёта расчётов и материального учёта (инвентаризации). Только богатые люди назначались на должность материально ответственных лиц. Отчеты (инвентаризацию) о доходах и расходах государства составлялись в Афинах чиновниками и контролёрами. Данный отчёт находился в руках десяти избранных населением лиц. В государственном хозяйстве регистрировались факты поступления и выдачи наличных денег. Открывался отдельный кувшин на каждый вид доходов под определённой буквой, на конкретные расходы можно было брать деньги только из строго определённого кувшина. Ключ от кассы, где находились денежные средства, находился у одного чиновника, а от помещения с документами у другого. Получая деньги, чиновники вычёркивали плательщиков и возвращали списки.^[3] Инвентаризация носила публичный характер. Любой человек мог узнать о финансовом состоянии государства. Таким образом, в Древней Греции сложилась простая и хорошо развитая форма бухгалтерии и инвентаризации.

Современная инвентаризация в России.

Развитие капитализма серьезно повлияло на методологию инвентаризации: прежде всего, расширился ее объект. На первое место выдвинулся учет кассы: денежных средств, далее дебиторской задолженности и, наконец, ценных бумаг. Любопытно, но инвентаризация кредиторской задолженности будет признана много позднее, ибо люди того времени предполагали, что их задолженность должны учитывать и отслеживать сами кредиторы.

Но, что существенно важно, капитализм требовал исчисления финансовых результатов, и вплоть до конца XIX века все бухгалтеры могли это делать только посредством инвентаризации.

Дело в том, что счет любого товара, скажем в торговле, по дебету отражал поступление ценностей по покупным ценам, а списание товаров проводилось по кредиту и по продажным ценам. Отсюда возникала несопоставимость оборотов и, чтобы выявить финансовый результат, прибегали к инвентаризации товарных остатков, которые расценивались по покупным ценам. А дальше было легко: к начальному остатку товаров прибавлялось все поступление товаров за отчетный период и вычитался конечный остаток. В результате устанавливалась себестоимость проданных товаров. Потом ее вычитали из выручки и находили прибыль или убыток.

Инвентаризацию признали обычным постоянным делом. Она стала средством управления финансами практически любой фирмы, ибо капитализма без прибыли и бухгалтерии не бывает.

1.2. Теоретические основы документирования и инвентаризации

Федеральным законом РФ от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлена обязанность организации, проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности. Бухгалтерская отчетность, составленная без учета результатов инвентаризации, не может считаться достоверной.^[4] В деятельности каждого предприятия имеют место факты хозяйственной жизни, которые невозможно документировать в общем порядке - по мере их возникновения (например, естественная убыль, порча материальных ценностей). Такие факты подлежат выявлению и документированию только в ходе проведения инвентаризации.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документирование» – это запись информации на различных носителях по установленным правилам.^[5]

Документирование является одним из основных методических приемов бухгалтерского учета, представляющих собой сплошное отражение объектов учета и непрерывно совершающихся фактов хозяйственной жизни в первичных документах. Это регламентированный процесс записи информации на бумажном или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Необходимость проведения инвентаризации также обусловлена неизбежностью ошибок при осуществлении учетного процесса, а также возможностью злоупотреблений и хищений. Результаты инвентаризации являются источником информации для формирования оценочных резервов (резерва под снижение стоимости материальных ценностей, резерва под обесценение финансовых вложений, резервов по сомнительным долгам). Подготовка к проведению инвентаризации осуществляется следующим образом:

1. составление детализированного графика проведения инвентаризации;
2. определение численности и персонального состава инвентаризационной комиссии, а также объемов работы для каждой комиссии;
3. подготовка и издание приказа руководителя организации о проведении инвентаризации;
4. подготовка первичной документации и учетных регистров, внесение необходимых исправлений в бухгалтерский учет, составление бланков инвентаризационных описей;
5. подготовка и рассылка контрагентам актов сверки взаиморасчетов, подготовка и рассылка инспекциям МНС РФ писем с просьбой произвести сверку взаиморасчетов.

Исполнение мероприятий, указанных в п. 1 - 2, целесообразно делегировать постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Мероприятия, изложенные в п. 4 - 5, осуществляются бухгалтерской службой.^[6]

Составление детализированного графика проведения инвентаризации осуществляется на основании положений учетной политики организации, в которой должно быть указано, на какую дату инвентаризируется каждая категория имущества и обязательств, как часто (ежегодно или реже) проводится инвентаризация основных средств.

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). В комиссию могут войти представители службы внутреннего аудита организации. При определении персонального состава рабочих инвентаризационных комиссий следует учесть, что отсутствие при проведении данного мероприятия хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.9

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации. Данный документ оформляется по унифицированной форме № ИНВ - 22.

В приказе указывается:

1. основание для проведения инвентаризации;
2. персональный состав инвентаризационной комиссии, а в случае привлечения рабочих инвентаризационных комиссий - их персональный состав с указанием вида или категории инвентаризуемого каждого комиссией имущества и обязательств;
3. объем инвентаризации (перечень имущества и обязательств);
4. даты начала и окончания проведения инвентаризации по каждому виду (категории) имущества и обязательств;
5. сроки сдачи материалов инвентаризации и бухгалтерию.

Приказ вручается председателю инвентаризационной комиссии (в случае создания рабочих инвентаризационных комиссий - также и их председателям) и регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (ф. № ИНВ - 23).^[7]

Перед проведением инвентаризации необходимо подготовить первичную документацию и учетные регистры, внести необходимые исправления в бухгалтерский учет. Проверяется наличие и состояние следующих документов:

1. по основным средствам - наличие и состояние инвентарных карточек (ф. № ОС - 6, № ОС - 6а) или инвентарных книг (ф. № ОС - 6б); технических паспортов и другой технической документации; документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение;
2. по нематериальным активам - наличие учета нематериальных активов (ф. № НМА - 1); документов, устанавливающих права на интеллектуальную собственность; для нематериальных активов, приобретенных после проведения последней инвентаризации, - пакет первичных документов по приобретению;
3. по производственным запасам и оборудованию к установке, хранящимся на складе и других местах хранения, - наличие карточек учета материалов (ф. № М - 17), других аналогичных документов, в которых осуществляется складской учет запасов;
4. по документарным ценным бумагам, хранящимся в депозитариях и банках, а также по бездокументарным ценным бумагам - выписки, подтверждающие наименования, количество и реквизиты (номер, номинал, эмитент) принадлежащих организации ценных бумаг.