Файл: Анализ эффективности различных типов организационных структур управления российских компаний.pdf

Глава 3 Предложения по оптимизации организационной структуры

Оптимизация организационной структуры — это приведение структуры предприятия в соответствие с изменившейся внешней средой, приведение в равновесие внутренних взаимодействий для максимально эффективного достижения целей предприятия в рамках принятых стратегий. Необходимость в структурных изменениях на предприятии возникает при существенных изменениях рыночной ситуации, переопределении целей и корректировке стратегий предприятия, при достижении предприятием определенных этапов развития, когда существующая структура сдерживает дальнейший рост [11].

Проведенные исследования и полученные в результате анализа выводы логично приводят к решению о необходимости оптимизации соотношения численности штатных работников и работников, нанимаемых по договорам возмездного оказания услуг. Также с целью уменьшения сверхурочных работ и повышения качества оказываемых услуг необходимо пересмотреть должностные обязанности менеджеров среднего и нижнего уровня.

В связи со значительно возросшими объемами работ в портах Ростов-на-Дону, Ейск, Темрюк, Таганрог, по нашему мнению, целесообразно ввести в штат должности координаторов в этих локациях. Координатор является руководителем нижнего уровня, операционным руководителем.

Основной проблемой, вызывающей необходимость сверхурочных работ с целью предотвращения возможности допущения технических ошибок, несвоевременности представления отчетов, является перегруженность координаторов функциональными обязанностями.

• должностные обязанности координатора входят разнообразные по направлениям виды деятельности, которые можно представить в виде следующей схемы (рис. 3.1).

Как видно на рис. 3.1 к должностным функциям координатора помимо обязанностей прямо качающихся оперативной работы входят такие функции как:

Рис. 3.1. Функциональные обязанности координатора¹⁰

¹⁰Рисунок составлен по данным, полученным в процессе исследования

Обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании.

Проведение предварительного экономического анализа (расчет Job Costing) предстоящих инспекций с целью оптимизации трудозатрат и достижения необходимой рентабельности.

Расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка минеральных грузов, контроль ситуации на рынке сюрвейерских услуг, анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю.

• первым и вторым отчасти можно согласиться. Действительно при организации работ в своей локации координатор обязан создать благоприятную рабочую атмосферу для сотрудников. Однако, продвижение бренда СЖС среди потенциальных сотрудников компании — это не оперативная работа, а работа, требующая отдельного планирования, организации продвижения бренда, анализа и т.п.

Проведение предварительного экономического анализа в соответствии с заявкой на инспекцию (расчет Job Costing) необходимая функция координатора так как каждая работа может отличаться в зависимости от спецификаций заказчика. Рассчитываемая стоимость работ включает в себя учет прямых и косвенных затрат. Это также требует дополнительного времени для получения объективной информации об изменении цен на ресурсы, например.

Что касается функции в сфере маркетинга, то обычно в организациях существует как минимум один специалист по маркетингу. Эта работа требует соответствующего уровня образования и имеет свою специфику. Предположим, что координаторов можно обучить такого рода деятельности, но эта работа требует кроме специальных знаний ещё и временных затрат на исследования, анализ полученных результатов, подготовку проектов решений и т.п. Тогда как основная и первоочередная задача координатора это — организация и контроль проведения инспекций на основании заявок клиентов,

в соответствии с методиками Компании «СЖС Восток Лимитед», международными и российскими стандартами, а также ТУ.

Естественно, что для выполнения несвойственных функций тратится дополнительное, сверхурочное время. Одновременно, в связи с возросшими объемами инспекционных работ, также требуется все больше времени для выполнения заявок. Появляется опасность делать какую-либо работу менее качественно. Таким образом, с целью оптимизации функциональной нагрузки координаторов, качественного проведения маркетинговых исследований, предлагаем переложить функциональные обязанности не свойственные должности оперативного руководителя на вновь созданные штатные единицы оперативного и оперативно-технического менеджера, а по вопросам поддержания и развития коммерческих взаимоотношений с существующими и потенциальными клиентами компании на вновь созданные должности специалистов по работе с клиентами.

• существующей организационной структуре штатные химики линейно подчиняются менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России, а функционально координатору лаборатории по Югу России, который координирует отдел нефти, газа и химии, а также отдел сельскохозяйственных продуктов. В связи с возросшим объемом лабораторных исследований, по мере необходимости привлекаются фрилансеры. Как уже отмечалось ранее, в компании приоритеты должны быть отданы качеству и надежности, что не в последнюю очередь зависит от личной заинтересованности сотрудников в благоприятном имидже компании. Поэтому, в условиях роста объема и высоких темпах роста заключения длительных контрактов, по нашему мнению, целесообразным будет выделение собственной лаборатории, обслуживающей только отдел минеральных грузов. В соответствии с данным предложением в штат дополнительно вводится должность руководителя лаборатории и еще пяти химиков, один из которых будет возглавлять группу химиков и замещать руководителя лаборатории на период его отсутствия.

Предлагаемая обновленная организационная структура представлена на рис. 3.2.

В обновленной структуре непосредственно менеджеру отдела минеральных грузов подчиняются оперативный и оперативно-технический менеджеры, руководитель лаборатории и специалисты по работе с клиентами.

Рис. 3.2. Измененная Организационная структура отдела минеральных грузов южного филиала АО СЖС Восток Лимитед филиала

в г. Новороссийске ¹¹

¹¹Рисунок составлен по данным, полученным в процессе исследования

Каждому из оперативных менеджеров подчиняются по три локации. Локации возглавляет координаторы, в подчинении у которых инспекторы. Должность тальмана-пробоотборщика, тальмана в структуре показана пунктиром, что означает не постоянную численность этих работников, а максимально задействованную на момент исследований. На эту должность максимально привлекаются фрилансеры, хотя есть и штатные рабочие.

Рассмотрим распределение должностных обязанностей в обновлённой структуре. Оперативный менеджер относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется Менеджеру отдела минерального сырья по Югу России.

Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом.

Для выполнения возложенных на него функций оперативный менеджер должен:

• иметь высшее инженерно-техническое образование;
• владеть английским языком - разговорным, чтением и письмом, знать техническую терминологию;
• иметь опыт работы в инженерно-технической области и опыт общения с зарубежными партнерами.
  • круг основных обязанностей оперативного менеджера, возглавляющего локации Ейска, Ростова-на-Дону и Таганрога входит:
• обеспечение развития существующих и поиск новых направлений бизнеса в Южном регионе России;
• осуществление общего руководства работниками отдела;
• предоставление услуг согласно заключенным контрактам;
• обеспечение подготовки и осуществление контроля ведения всей необходимой документации по контракту;
• разработка внутренних технических процедур проведения инспекций, проверка отчетов инспекторов, доведение до сведения клиентов результатов проведенных инспекций, контроль ведения расчетов с клиентами, а также:
• эффективное использование человеческих, технических и финансовых ресурсов компании и минимизация затрат для достижения бюджетных целей и задач;
• обеспечение подчиненных необходимыми для выполнения инспекций ресурсами;
• ведение постоянного контроля за выполнением работ согласно контракту;
• контроль качества выполняемых работ, соответствия их требованиям контракта;
• контроль за своевременной оплатой выставленных клиентам счетов;
• оперативное консультирование клиентов по возникающим вопросам;
• подготовка отчетов, проведение анализа собранных данных;
• оценка систем и методов контроля, применяемых в ходе выполнения контракта;
• правильное и своевременное оформление и представление клиенту результатов инспекций с рекомендациями по устранению обнаруженных недостатков;
• расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка Минеральных грузов, контроль ситуации на рынкесюрвейерских услуг, анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю;
• обучение персонала методикам проведения инспекций и оформления отчетности согласно нормативным документам и правилам документооборота, установленным в Компании;
• участие в освоении новых методик и методов проведения инспекций;
• согласование с региональным руководством и поддержание на должномуровне всех внутренних процедур, политик и технических вопросов.Оперативно-технический менеджер относится к категории руководителей.

Оперативно-технический менеджер непосредственно подчиняется менеджеру отдела минерального сырья по Югу России. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Управляющего филиалом.

На должность оперативно-технического менеджера назначается лицо, имеющее высшее техническое или среднее техническое образование и стаж работы в области инспектирования, транспортировки, обработки и хранения наливных грузов не менее 3 лет.

Основной задачей оперативно-технического менеджера является организация и контроль инспекций грузов на уровне международных стандартов.

• • основным должностным обязанностям оперативно-технического менеджера возглавляющего локации Темрюка, Туапсе и Новороссийска относится:
• обеспечение поддержки Руководству филиала в полной мере по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании;
• организация и контроль проведения инспекций на основании заявок клиентов, в соответствии с методиками Компании «СЖС Восток Лимитед», международными и российскими стандартами, а также ТУ;
• поддержание и развитие оперативных и коммерческих взаимоотношений с существующими и потенциальными клиентами компании для обеспечения роста доходности и объемов деловых операций;
• расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка Минеральных грузов, контроль ситуации на рынкесюрвейерских услуг,

анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю;

• ведение переговоров с клиентами по вопросам, касающимся задания на инспекции, графика и процесса их выполнения, оформления отчетов, выставления счетов за оказанные услуги;
• своевременное выставление клиентам счетов за услуги, контроль своевременности их оплаты, принятие мер, направленных на сокращение сроков проведения платежей;
• сопровождение клиентов по всем видам операций и услуг компании;
• обеспечение своевременной отправки клиенту информации о ходеинспекции, оформление и предоставление финальных

Сертификатов/Рапортов;

• организация рентабельной занятости сотрудников отдела и привлеченных работников, контроль и учет их рабочего времени, фиксация выполненных работ, обеспечение в отделе высокой дисциплины труда;
• согласование с региональным руководством и поддержание на должномуровне всех внутренних процедур, политик и технических вопросов. Оперативный координатор относится к категории руководителей инепосредственно подчиняется оперативному менеджеру. На должность оперативного координатора назначается лицо, имеющее высшее техническое или среднее техническое образование и стаж работы в области инспектирования, транспортировки, обработки и хранения грузов не менее 3 лет.