Файл: Анализ эффективности различных типов организационных структур управления российских компаний.pdf

Сертификатов/Рапортов;

• организация рентабельной занятости сотрудников отдела и привлеченных работников, контроль и учет их рабочего времени, фиксация выполненных работ, обеспечение в отделе высокой дисциплины труда;
• поддержание продуктивных рабочих взаимоотношений с клиентами, экспедиторами, агентами, диспетчерами, оперативными сотрудниками других смежных организаций;
• ежедневный контроль состояния оперативного оборудования, обеспечение его сохранности, пригодности, соответствие стандартам, своевременной поверки в контрольных метрологических структурах;
• контроль своевременной выдачи пропусков в порты и на другие режимные территории для сотрудников и автомашин, используемых в оперативной работе;
• обучение инспекторов с целью повышения их профессионального уровня;
• организация и контроль доставки образцов инспектируемого груза (проб) в / из лаборатории, их хранения и учета;
• расширение собственной клиентской базы, изучение тенденций и перспектив рынка минеральных грузов, контроль ситуации на

рынкесюрвейерских услуг, анализ деятельности конкурирующих инспекционных компаний, предоставление информации непосредственному руководителю;

 информирование непосредственного руководителя обо всех нестандартных ситуациях, возникающих во время инспекций и оперативной работы.

Старший инспектор относится к категории специалистов. Основной задачей старшего инспектора является организация работы инспекторского/тальманского состава и обеспечение проведения инспекций на уровне международных стандартов. Для выполнения возложенных на него функций старший инспектор должен иметь достаточные знания специфики деятельности СЖС, международных нормативных методик проведения инспекций, отбора проб и тальманского счета и ГОСТ стандартов по определению качества грузов.

К основным функциональным обязанностям старшего инспектора относятся:

• проведение инспекций и учета состояния, количества, качества груза;
• контроль хода погрузо-разгрузочных работ, подготовки к безопасной транспортировке;
• осмотр и инспекции помещений для хранения грузов, осуществление отбора образцов грузов;
• обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании;
• участие в разработке и обеспечение необходимых технических процедур проведения инспекций, проверка отчетов инспекторов, доведение до сведения соответствующих оперативных координаторов (клиентов) результатов проведенных инспекций;
• эффективное использование человеческих, технических и финансовых ресурсов компании и минимизация затрат для достижения бюджетных целей и задач;
• обеспечение инспекторов/тальманов необходимыми для выполнения инспекций ресурсами;
• ведение постоянного контроля расходования средств компании, учетом рабочего времени инспекторов/тальманов;
• контроль качества выполняемых работ, их соответствия требованиям заявок;
• оперативное информирование руководителей обо всех возникающих вопросах;
• подготовка полевых отчетов;
• ознакомление с заданием на инспекцию, согласование последующих действий с непосредственным руководителем;
• назначение инспектора, ответственного за выполнение данной заявки (себя, в том числе), выдача задания на инспекцию, контроль готовности к работе (необходимое оборудование, материалы, пломбы и т. д);
• обеспечение полной ясности требований заявки на инспекцию в строгом соответствии со стандартами и нормативными документами;
• обеспечение доставки в установленные сроки образцов, полевыхдокументов, инспекционных материалов, результатов испытаний/сертификатов в соответствующие организации (клиентам), в лаборатории, на транспортные пункты для последующей отправки, организация их надежного хранения до решения вопроса о способе доставки, незамедлительное предоставление информации оперативному координатору;
• контроль своевременности и правильности выпуска полевых документов и предоставление их оперативному координатору. В случае невозможности своевременной подготовки отчетов по объективнымпричинам - немедленное информирование непосредственного руководителя;
• использование автомобиля компании или наемного автотранспорта только по согласованию с вышестоящими руководителями;
• рациональное распределение нагрузки на инспекторский, тальманский состав. Контроль заполнения табелей учета рабочего времени. Обучение вновь принятых на работу инспекторов, тальманов;
• обеспечение контроля надлежащего хранения проб, обеспечение встреч и оправок образцов и документов в другие регионы;
• в отсутствие оперативного координатора выполнение его обязанностей по распоряжению вышестоящего руководителя.

Инспектор относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется старшему инспектору. На должность Инспектора назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее соответствующее обучение по месту работы. Основной задачей Инспектора является проведение инспекций грузов на уровне международных стандартов в соответствии с установленными нормами, техническими требованиями, методиками, принятыми в АО «СЖС Восток Лимитед», инструкциями клиентов.

Должностные обязанности инспектора включают:

• проведение инспекции и учета состояния, количества, качества и маркировки груза. Контроль хода погрузочно-разгрузочных работ, укладки и раскрепления груза, подготовки к безопасной транспортировке; инспекцию упаковки и маркировки; осмотр и инспекцию складских помещений, площадок, трюма, драфт-сюрвей;
• контроль процесса поверки и калибровки инспекторского оборудования и ведения соответствующей документации;
• организацию и контроль отбора образцов грузов;
• самостоятельную организацию на месте инспекции проведения инспекционных работ для максимально полного выполнения задания; в случае невозможности выполнения всех или части работ - самостоятельное принятие мер для недопущения материальных убытков АО «СЖС Восток Лимитед» или нанесения вреда репутации компании;
• немедленное информирование обо всех нестандартных ситуациях непосредственного руководителя;
• осуществление оперативного обмена информацией с офисом, агентскими компаниями и службами порта;
• ведение рабочего журнала;
• составление обобщенного отчета по результатам проделанной работы, составление сертификатов/отчетов о количестве и качестве инспектируемого товара в соответствии с международными и национальными стандартами, нормами, правилами;
• самостоятельную подготовку образцов или материалов инспекции для передачи к месту испытаний в сроки, оговоренные в задании;
• обеспечение доставки образцов инспекционных материалов или результатов испытаний в офис, клиентам, в другие организации (по согласованию с непосредственным руководителем) или организацию ихнадежного хранения до решения вопроса о способе доставки.

Химик относится к категории специалистов. Химик линейно подчиняется менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России, а функционально координатору лаборатории по Югу России. Основные должностные обязанности:

• принятие проб и образцов для проведения анализов и испытаний, регистрация поступивших образцов в соответствии с требованиями Руководства по качеству. Оценка соответствия количества поступивших образцов информации, отражённой в сопроводительных документах. Оценка пригодности образцов для выполнения анализов;
• приготовление композитных образцов в соответствии со стандартными методиками и внутренними документами Компании;
• подготовка лабораторного оборудования к проведению анализов, осуществление проверки его работоспособности и простой регулировки (настройки), в соответствии с требованиями методов, разработанным инструкциям и другой нормативной технической документации;
• выполнение лабораторных анализов, испытаний, измерений и других видов лабораторных работ в соответствии с требованиями стандартных методов испытаний, технических условий и другой нормативной документации;
• правильная эксплуатация лабораторного оборудования, своевременное и точное снятие показаний приборов;
• обработка, систематизация и оформление в соответствии с методическими документами результатов анализов, испытаний, измерений, ведение их учета в рабочих журналах;
• своевременное извещение непосредственного руководителя и соответствующих подразделений компании о результатах анализов и испытаний;
• выполнение дополнительных обязанностей, назначенных распоряжениями руководства лаборатории;
• сохранение коммерческой тайны и неразглашение конфиденциальной информации любым лицам без разрешения вышестоящего руководства. Тальман относится к категории рабочих.

Должностные обязанности:

• прием и сдача экспортно-импортных, каботажных, местных грузов и багажа в трюмах и на палубе морских и речных судов, причалах и грузовых складах и участие в их погрузке и выгрузке;
• выдача грузов грузополучателям;
• передача грузов смежным видам транспорта для дальнейшей перевозки;
• организация сортировки и подборки грузов в соответствии со сменно-суточным планом и каргопланом;
• проверка готовности рабочих мест на причалах, осмотр вагонов и контейнеров на пригодность к погрузке грузов;
• оформление перевозочных документов и ведение учета переработки, приема, отправления грузов и багажа;
• проверка маркировки и внешнего состояния «мест» груза и багажа;
• осуществление контроля за соблюдением портовыми рабочими правил погрузки-выгрузки и сохранности грузов в процессе погрузочно-разгрузочных работ, складирования грузов, правил техники безопасности;
• проставление в нарядах портовых рабочих фактического объема выполненных работ.
  • условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов. Однако с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг. С этими двумя факторами связан рост расходов на персонал.

Проведем вертикальный анализ структуры расходов на персонал (табл. 5).

Таблица 2.5

Структура расходов на персонал⁹

⁹Таблица составлена по данным, полученным в процессе исследован

Из табл. 2.5 видно, что наибольшую долю в расходах на персонал составляет почасовая оплата фрилансерам. Работа фрилансером означает труд вне штата компаний, наподобие частной практики. Среди фрилансеров много представителей творческих профессий, ИТ-сферы, рекламы. В последнее время фрилансерами становятся инженеры, менеджеры, консультанты. Такое сотрудничество взаимовыгодно. Главные преимущества для фрилансера это независимость, свободный график работы, возможность самостоятельно выбирать партнеров, а не подстраиваться под сложившийся коллектив. Для работодателя это выгодно, прежде всего тем, что платить надо только за выполненную работу, без предоставления социальных гарантий, оплаты отпускных и больничных;

возможность отказаться от продолжения сотрудничества с фрилансером в любой момент, что намного проще, чем увольнение штатного сотрудника, требующее наличия определенных оснований и соблюдения более сложных юридических процедур. К минусам для фрилансера можно отнести неравномереность дохода во времени в сравнении с системой аванс/расчёт при работе в штате, требуется умение планировать личный бюджет и прикладывать дополнительные усилия по самомотивации и управлению временем. Для работодателя весомым недостатком является отсутствие рычагов воздействия на работника и сложнее контролировать процесс выполнения работы.

Несмотря на некоторые выгоды, в случае, когда речь идет о репутации компании, работодатель должен понимать, что эпизодически возникающее сотрудничество, не формирует у работника особого чувства причастности, прививаемого корпоративной культурой. Безусловно, работник в соответствии с договором о возмездном оказании услуг, исполнит свои обязательства, но строго с заданием. Тогда как постоянный (штатный) работник, исходя из каждодневного опыта многолетнего сотрудничества, сможет выявить несоответствие (технические ошибки) в задании и сообщить об этом вышестоящему руководству. Это позволяет безупречно исполнять обязательства по договору. По договору об оказании сюрвейерских услуг исполнитель обязуется:

• производить сюрвейерское обслуживание опытным персоналом в соответствии с международной практикой и обычаями, международными и российскими правовыми актами;
• оформлять акты сюрвейерских осмотров и проверок в соответствии с международной практикой, требованиями нормативных актов и заявкой Заказчика и нести ответственность за достоверность изложенных сведений в соответствии с действующим законодательством РФ;
• принимать все возможные меры для исключения простоя судов по вине исполнителя.
• случае наличия замечаний к Исполнителю по качеству и срокам выполнения работ, Заказчик должен в 3х-дневный срок с момента получения акта сдачи-приемки выполненных работ с приложением сюрвейерского отчета письменно направить Исполнителю претензионное письмо с указанием недостатков выполненной работы. Исполнитель устраняет выявленные недостатки, о чем извещает Заказчика, который производит окончательный расчет в срок, предусмотренный договора.

Финансовая претензия может быть равна ущербу/убытку который понёс клиент при проведении сделки. К примеру, по заявке клиента необходимо выполнить анализ минеральных удобрений по SC 001, а лаборатория ошибочно выполнила определение этого параметра Borden Test по другому документу. Браковочный предел по SC 001 - 6,5 %, а поэтому, другому документу - 7%. Получен, например, результат - 6,95%, т.е. в рамках контракта. На выгрузке ошибка выяснилась, клиент вынужден будет продать товар уже со скидкой, которую и покрывает Исполнитель. В приведенном примере это 50000 usd.

В 2014 году доля затрат на оплату труда фрилансерам занимала более 50%, в 2015 году наметилась тенденция к снижению этого показателя с одновременным небольшим возрастанием доли базовой заработной платы штатных сотрудников. В 2015 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы. Это связано с тем, что увеличившаяся нагрузка на руководителей среднего и нижнего звена повлекла за собой необходимость занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов. В табл. 2.4 (строка 17) видно, что в 2014 году финансовые претензии заметно возросли. Несмотря на небольшие суммы, этот факт наносит ощутимый ущерб компании. Речь идет о деловой репутации и надежности. Невзирая на предпринятые меры по соблюдению всех требований стандартов по выполнению работ, в 2015 году также не удалось избежать претензий.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:

• рынок сюрвейерских услуг в портах Азово-Черноморского бассейна представлен множеством специализированных и смежных по специализации фирм;
• объем сюрвейерских услуг за 2013-2015 гг. значительно возрос в результате увеличения объемов перевалки грузов через порты Азово-Черноморского бассейна;
• в 2015 году темпы роста доходов АО СЖC Восток Лимитед заметно увеличились, еще больший темп роста такого показателя как прибыль, а темпы роста расходов снизились в сравнении с 2014 годам. Это говорит об эффективной деятельности, когда при увеличившемся объеме работ, оптимизированы расходы;
• АО СЖC Восток Лимитед является одной из наиболее конкурентоспособной и эффективной сервисной организацией, политику которой можно сформулировать слоганом «надежность, качество, своевременность». Тем не менее, за исследуемый период были получены финансовые претензии;
• в условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов, а с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг;
• технические ошибки, приводящие к финансовым претензиям, возникают в результате перегруженности функциональными обязанностями менеджеров нижнего уровня (координаторов);
• в структуре расходов на персонал наибольшую долю (45 %) составляет почасовая оплата фрилансерам. Несмотря на некоторые выгоды, это не способствует безупречному исполнению обязательств по договору, исключающему финансовые претензии, что негативно сказывается на имидже компании;
• в 2015 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы (7 %), в сравнении с 2014 годом (5 %), что связано, прежде всего, с необходимостью занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов.