Файл: Анализ эффективности различных типов организационных структур управления российских компаний.pdf

Основными задачами оперативного координатора является:

• организация и контроль проведения инспекций на основании заявок клиентов, в соответствии с методиками Компании «СЖС Восток Лимитед», международными и российскими стандартами, а также ТУ.
• получение и проверка полевой документации, предоставляемой инспекторским составом, ведение профессиональной переписки с клиентами, своевременное и аккуратное заполнение инспекционных файлов, обеспечение их сохранности.
• своевременная отправка клиенту информации о ходе инспекции, оформление и предоставление финальных

Сертификатов/Рапортов.

• организация рентабельной занятости сотрудников отдела и привлеченных работников, контроль и учет их рабочего времени, фиксация выполненных работ, обеспечение в отделе высокой дисциплины труда.
• ежедневный контроль состояния оперативного оборудования, обеспечение его сохранности, пригодности, соответствие стандартам, своевременной поверки в контрольных метрологических структурах.
• контроль своевременной выдачи пропусков в порты и на другие режимные территории для сотрудников и автомашин, используемых в оперативной работе.
• организация и контроль доставки образцов инспектируемого груза (проб) в / из лаборатории, их хранения и учета.
• обучение инспекторов с целью повышения их профессионального уровня.
• поддержание продуктивных рабочих взаимоотношений с клиентами, экспедиторами, агентами, диспетчерами, оперативными сотрудниками других смежных организаций.
• информирование непосредственного руководителя обо всех нестандартных ситуациях, возникающих во время инспекций и оперативной работы.

Заведующий лабораторией относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется Менеджеру отдела минеральных грузов по Югу России. На должность Заведующего лабораторией назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Должностные обязанности заведующего лабораторией включают:

• обеспечение выполнения требований Системы управления Качеством, требований стандартов ИСО МЭК 17025 / ГОСТ ИСО/МЭК 17025, ИСО 5725 / ГОСТ Р ИСО 5725 и ГОСТ Р 8.580 при выполнении работ в лаборатории, связанных непосредственно с проведением инспекции качества грузов, начиная с приготовления композитного образца, выполнения анализов по качеству и предоставления информацииклиентам и лицам, ответственным за выпуск окончательных отчетов;
• обеспечение высокого качества работы лаборатории, полноты и правильности проводимых испытаний (анализов) в соответствии с локальными и международными стандартами качества, заявками клиентов;
• согласование с координаторами отделов заявок на проведение испытаний, консультирование клиентов по результатам испытаний;
• создание профессиональной команды посредством личного участия в процессе подбора квалифицированного персонала для лаборатории и его дополнительного обучения с целью повышения профессионального уровня работников. Организация оценки работы сотрудников лаборатории;
• организация и проведение внутрилабораторного контроля качества результатов испытаний в соответствии с Руководством по качеству;
• организация исследовательской работы и испытаний продукции в соответствии с распоряжениями и инструкциями, полученными от бизнес-подразделений, и правилами компании. Освоение, внедрение и утверждение новых методов анализа, участие в запуске в эксплуатацию нового оборудования;
• расширение области аккредитации лаборатории в соответствии с изменениями в нормативной документации на сырьё и продукты, а также ситуацией на рынке сюрвейерских услуг. Разработка методов испытаний в соответствии с заявками бизнес-подразделений, их внутри лабораторная аттестация и внедрение;
• обеспечение сохранности, размещения и хранения проб на складе;
• организация обеспечения оснащенности лаборатории всем необходимым испытательным и вспомогательным и оборудованием, средствами измерения, химической посудой, реактивами и другими расходными материалами. Планирование закупки лабораторного оборудования по согласованию с менеджером лабораторий отдела нефти и нефтепродуктов по Югу России. Подготовка обоснования необходимости закупки оборудования;
• контроль использования лабораторных расходных материалов и оптимизация расходов по их закупке;
• контроль выпуска необходимых отчетов, базирующихся на результатах выполненных испытаний, анализов и обработки данных в LIMS;
• обеспечение участия лаборатории в программах внутреннего контроля качества, установленных Руководством по качеству; в программах межлабораторных сравнительных испытаний в рамках «Round Robin», для контроля корректности выдаваемых лабораторией результатов и подтверждения компетентности лаборатории;
• контроль правильного использования испытательного и измерительного оборудования, находящегося в лаборатории, обеспечение его сохранности, исправности, соответствия стандартам, своевременной поверки в Центрах Стандартизации и Метрологии;
• участие в подготовке лаборатории к аккредитации или подтверждениюкомпетентности.

Старший химик относится к категории специалистов. Старший химик непосредственно подчиняется Заведующему лабораторией. Основные должностные обязанности:

• принятие проб и образцов для проведения анализов и испытаний, регистрация поступивших образцов в соответствии с требованиями Руководства по качеству. Оценка соответствия количества поступивших образцов информации, отражённой в сопроводительных документах. Оценка пригодности образцов для выполнения анализов;
• приготовление композитных образцов в соответствии со стандартными методиками и внутренними документами Компании;
• подготовка лабораторного оборудования к проведению анализов, осуществление проверки его работоспособности и простой регулировки (настройки), в соответствии с требованиями методов, разработанныминструкциям и другой нормативной технической документации;
• выполнение лабораторных анализов, испытаний, измерений и других видов лабораторных работ в соответствии с требованиями стандартных методов испытаний, технических условий и другой нормативной документации;
• правильная эксплуатация лабораторного оборудования, своевременное и точное снятие показаний приборов;
• бережное отношение к имуществу компании, лабораторному оборудованию, средствам измерения, лабораторной посуде, расходным материалам и реактивам;
• обработка, систематизация и оформление в соответствии с методическими документами результатов анализов, испытаний, измерений, ведение их учета в рабочих журналах.
• своевременное извещение непосредственного руководителя и соответствующих подразделений компании о результатах анализов и испытаний;
• контроль сроков годности, используемых при выполнении лабораторных анализов, материалов и реактивов;
• контроль сроков действия сертификатов, аттестатов и протоколов, используемого при выполнении аналитических работ,

лабораторногооборудования и средств измерения.

При назначении старшим группы (в отсутствие заведующего лабораторией, выходные, праздничные дни):

• получение заявок, номинаций и инструкций от оперативного отдела;
• планирование и распределение среди сотрудников группы текущей работы, проведение оперативных мероприятий по ее организации;
• проверка выдаваемых результатов анализов на соответствие требованиям спецификаций клиентов, составленным отчетам и протоколам испытаний, требованиям нормативной документации на продукцию; анализ приемлемости выдаваемых результатов с точки зрения характерности ихдля данного продукта.

Специалист по работе с клиентами относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется менеджеру отдела минерального сырья по Югу России. К основным обязанностям специалиста по работе с клиентами относятся:

• • поддержание и развитие коммерческих взаимоотношений с существующими и потенциальными клиентами Компании;
  • активное продвижение бренда компании, её возможностей и честности как основного принципа деятельности Компании;
  • постоянное общение (телефонное, по электронной почте и др.) с клиентами по текущим вопросам;
  • решение вопросов по техническим спецификациям клиентов, срокам выполнения работ (включая выполнение лабораторных анализов);
  • проверка соблюдения корпоративных стандартов и процедур в текущей отчетности офисов филиала;
  • выявление проблемных мест в коммуникации с клиентом (избирательно к каждому клиенту) и принятие корректирующих действий;
  • участие в деловых встречах с ключевыми клиентами;
  • постоянная работа над улучшениями сервиса от обработки заявки до финального отчета (содержание, время);
  • оформление исходящей документации в соответствии с внутренними правилами Компании;
  • контроль правильности организация отправки/получения проб из отдела в адрес лабораторий;
  • контроль составления и отправки лабораторных заданий на проведение анализов;
  • контроль расходов отдела на курьерские услуги;
  • составление, выпуск и регистрация инспекционных сертификатов/ отчетов;
• организация и контроль правильности архивирования внутренних документов / инструкций / рабочих файлов;
• составление контрактов с клиентами;
• контроль подготовки и рассылки счетов за оказанные услуги клиентам;
• контроль оплаты счетов клиентов отдела минерального сырья и корпоративных клиентов филиала;
• подготовка обобщенных сведений по филиалу для руководителей филиала по результатам работы за месяц;
• обеспечение поддержки Руководству филиала по созданию благоприятной рабочей атмосферы для сотрудников и по продвижению бренда СЖС среди существующих и потенциальных сотрудников компании.

Рассчитаем затраты на содержание новых штатных единиц (табл. 3.1)

Таблица 3.1

Затраты на содержание новых штатных единиц (тыс.руб.)¹²

Далее рассмотрим структуру расходов на персонал с изменениями в сравнении с существующей в 2015 году структурой расходов (табл. 3.2).

¹² Таблица составлена по данным, полученным в процессе исследования

Таблица 3.2

Структура расходов на персонал после реализации предложения¹³

Из табл. 3.2 видно, что в целом расходы на персонал снизятся. Значительно уменьшатся расходы на обучение, так как в 2015 году на эти цели была затрачена значительная сумма. В результате повысили квалификацию менеджеры нижнего уровня, три из которых в обновленной структуре займут места координаторов. Положительным также можно считать снижение оплаты за сверхурочные работы, которое достигается в результате перераспределения должностных функций, ранее исполняемых координаторами, а в новой структуре оперативными менеджерами и специалистами по работе с клиентами. Снизится сумма почасовой оплаты. Соответственно изменится структура расходов: возрастает доля базовой заработной платы и социальных отчислений.

• результате перераспределения функций и ответственности, а также оптимизации режима рабочего времени появляется возможность качественного своевременного обслуживания клиентов, заключения большего количества контрактов и соответственно увеличения доходов.

¹³ Таблица составлена по данным, полученным в процессе исследования

Пролонгируем существующую тенденцию увеличения числа контрактов и рассчитаем предполагаемую сумму доходов (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Расчёт предполагаемой суммы доходов за счет увеличения числа контрактов (тыс.руб.)¹⁴

Таким образом, в таблице видно, что даже при средней цене контракта на уровне 2015 года, за счет роста числа контрактов доходы увеличатся.

Рассчитаем суммарный экономический эффект от предложенных мероприятий по формуле:

Суммарный экономический эффект = (снижение расходов на персонал) +

+ (увеличение доходов от увеличения числа контрактов).

Подставим данные в формулу:

Суммарный экономический эффект = (94977 - 94182) +

+(367800-318118) = 795 + 49682 = 50477 тыс.руб.

¹⁴ Таблица составлена по данным, полученным в процессе исследования

Заключение

Компания SGS - мировой лидер в сфере инспекционных услуг, экспертизы, испытаний и сертификации.

Ключевые услуги АО СЖС Восток Лимитед можно разделить на четыре категории:

1. Инспекционные услуги;
2. Испытания;
3. Сертификация;
4. Экспертиза.

Объем оказываемых услуг за 2013-2015 гг. значительно возрос. В 2015

году темпы роста доходов заметно увеличились, а темпы роста расходов снизились в сравнении с 2014 годам. Это говорит, во-первых, об увеличившемся объеме работ, во-вторых — об оптимизации расходов. Наиболее заметна за исследуемый период положительная динамика темпов роста прибыли. Если в 2014 году, в сравнении с 2013 годом темпы роста этого показателя были 158 %, то в 2015 г., в сравнении с предыдущим годом — 231%.

Хорошими темпами растет оказание услуг по длительным контрактам. Такая динамика, на наш взгляд, является благоприятной для развития бизнеса. Заключение длительных контрактов после оказанных услуг и переход клиентов из отношений разовых услуг в отношения длительного сотрудничества может говорить о доверии, надежности исполнителя.

Анализ существующей организационной структуры показал, что число управленческих уровней не соответствует масштабам деятельности и возросшему объему работ. При анализе структуры расходов на персонал выявлено, что наибольшую долю в расходах на персонал составляет почасовая оплата фрилансерам. В 2014 году доля затрат на оплату труда фрилансерам занимала более 50%, в 2015 году наметилась тенденция к снижению этого показателя с одновременным небольшим возрастанием доли базовой заработной платы штатных сотрудников.

В 2015 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы. Это связано с тем, что увеличившаяся нагрузка на руководителей среднего и нижнего звена повлекла за собой необходимость занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов. В 2014 году финансовые претензии заметно возросли. Несмотря на небольшие суммы, этот факт наносит ощутимый ущерб компании. Речь идет о деловой репутации и надежности. Невзирая на предпринятые меры по соблюдению всех требований стандартов по выполнению работ, в 2015 году также не удалось избежать претензий.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:

• рынок сюрвейерских услуг в портах Азово-Черноморского бассейна представлен множеством специализированных и смежных по специализации фирм;
• объем сюрвейерских услуг за 2013-2015 гг. значительно возрос в результате увеличения объемов перевалки грузов через порты Азово-Черноморского бассейна;
• АО СЖC Восток Лимитед является одной из наиболее конкурентоспособной и эффективной сервисной организацией, политику которой можно сформулировать слоганом «надежность, качество, своевременность». Тем не менее, за исследуемый период были получены финансовые претензии;
• в условиях возросших объемов перевалки грузов через южные порты России компания вынуждена была в экстренном порядке решать вопросы кадрового обеспечения работ. В срочном порядке был расширен штат инспекторов, а с отдельными специалистами из числа руководителей нижнего уровня были заключены договоры о возмездном оказании услуг;
• технические ошибки, приводящие к финансовым претензиям, возникают в результате перегруженности функциональными обязанностями менеджеров нижнего уровня (координаторов);
• в структуре расходов на персонал наибольшую долю (45 %) составляет почасовая оплата фрилансерам. Несмотря на некоторые выгоды, в случае, когда речь идет о репутации компании, это не способствует безупречному исполнению обязательств по договору;
• в 2015 году увеличилась доля оплаты за сверхурочные работы (7 %), в сравнении с 2014 годом (5 %), что связано, прежде всего, с необходимостью занимать дополнительное время для подготовки отчетности в соответствии с требованиями стандартов, чтобы не допускать ситуаций, приводящих к претензии со стороны клиентов.