Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО УК «Белокалитвинская»).pdf

На суммы депонированной заработной платы оформляется запись по дебету счета 70 и кредиту счета 76, а дальнейшая их выдача по дебету счета 76 и кредиту счета 50.

Суммы депонентской задолженности, по которой срок исковой давности истек, списываются на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (приказ Минфина РФ от 29.07.98 № 34н) по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного объяснения и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты деятельности (дебет счета 76 кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»).

Так как учет в ООО УК "Белокалитвинская" не автоматизирован, что информацию по счету можно получить, ознакомившись с ведомостью № 1 (по дебету счета 50) и журналом-ордером № 1 (по кредиту счета 50) . В данных учетных регистрах отмечается сальдо по счету на начало и конец месяца, а также обороты по счету 50 в корреспонденции с другими счетами. В данные учетные регистры записи производятся на основании отчетов кассира за те дни, когда совершались кассовые операции.

Итак, для обобщения информации о движении наличных денежных средств предназначен счет 50 «Касса», по дебету которого отражается поступление денег, а по кредиту – их расходование.

2.4. Применение контрольно-кассовой техники при расчетах

наличными денежными средствами

В связи с введением с 28 июня 2003 г. нового Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [13], существенно изменились правила использования при расчетах наличными денежными средствами контрольно-кассовой техники (далее – ККТ). Ранее ККТ применялась только при расчетах наличными денежными средствами за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) населению, т.е. только при расчетах с физическими лицами. Теперь организации, получающие наличные от клиентов или покупателей, должны выбивать кассовый чек даже в том случае, если этот клиент – организация.

При расчетах наличными с физическими лицами у организаций не возникает сложностей в применении ККТ – получение денежных средств (например, в магазине) фиксируется путем выбивания контрольно-кассового чека, который отдается покупателю, а в на ленте ККТ остается копия данных о сумме и времени ее получения.

При расчетах же наличными денежными средствами с покупателями-организациями количество оформляемых документов и порядок их выписки значительно усложняются. Так, законодательство требует, чтобы бухгалтер, получивший наличные деньги от организации, выписал приходный кассовый ордер по форме № КО-1. Такой порядок был до 28 июня, когда вступил в силу новый Закон о контрольно-кассовой технике, действует он и сейчас. Выдавать кассовый ордер требует пункт 13 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации . Но теперь помимо ордера нужно выдать и кассовый чек. Такой порядок установлен пунктом 1 статьи 2 Закона о ККТ [13].

Кроме того, покупателю – юридическому лицу выставляется счет-фактура, как предписывает пункт 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ. А также необходимо оформить товарную накладную по форме № ТОРГ-12.

Причем, расчеты наличными не должны превышать 60 000 руб. по одной сделке. Это установлено пунктом 1 указания Центрального банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

Получив деньги от организации и выдав представителю приходный ордер, бухгалтер должен сделать запись в кассовой книге – указать номер ордера, сумму, на которую он выписан. Однако в конце дня кассир-операционист выбивает итоговый чек (так называемый Z-отчет), в котором значится общая сумма наличности, полученной от всех клиентов – как от юридических, так и от физических лиц. На основании чека на общую итоговую сумму бухгалтер или главный кассир тоже выписывает приходный ордер и фиксирует все сведения в кассовой книге. В результате получается, что сумма, полученная от юридических лиц, проходит в кассовой книге дважды. Один раз – по отдельному приходному ордеру, а второй раз – по ордеру на сумму всей выручки. Из-за этого в дебет счета 50 «Касса» будут записаны суммы, превышающие фактическую наличность фирмы.

Раньше такой проблемы не возникало. Ведь деньги, полученные от организаций, по кассовому аппарату не проходили, а фиксировались только в приходном ордере. Следовательно, в сумму выручки, поступившей в кассу от граждан, деньги от юридических лиц не включались.

Как же теперь решить проблему и избежать двойного отражения в кассовой книге наличности, полученной от юридических лиц? Продавцу просто не надо выписывать покупателю - юридическому лицу отдельный приходный кассовый ордер. Таким образом, сумма выручки будет отражаться только в том приходном ордере, который выписан на основании итоговых данных кассового аппарата. Такой порядок надо закрепить приказом руководителя.

Тем не менее, здесь есть еще один нюанс. Он касается предприятий, которые через один кассовый аппарат пробивают чеки и гражданам, и юридическим лицам. Получается, что сумма по приходному ордеру, составленному на основании отчета кассира-операциониста, включает выручку от продаж как населению, так и организациям. Между тем такие продажи в бухгалтерском учете отражаются по-разному. А именно:

дебет счета 50 кредит счета 90 субсчет «Выручка» – получена выручка от продажи товаров населению;

или

дебет счета 50 кредит счета 62 – получена плата за продукцию от организаций;

дебет счета 62 кредит счета 90 субсчет «Выручка» – отражена выручка от продажи товаров предприятиям.

Чтобы разделить выручку, полученную от граждан и организаций, следует пробивать чеки в разных секциях кассового аппарата. И выручку по каждой секции оформлять отдельным приходным ордером. Или же вообще приобрести новый кассовый аппарат для расчетов с юридическими лицами.

Кроме ведения кассовой книги при расчетах наличными денежными средствами с юридическими лицами возникает необходимость заполнения книги продаж, т.к. покупателю должна быть выписана счет-фактура.

Счет-фактуру необходимо отразить в книге продаж в соответствии с пунктом 16 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Но кроме счета-фактуры, согласно Закону о ККТ, предприятию необходимо выбить и кассовый чек. А все показания лент кассовых аппаратов также заносятся в книгу продаж. В итоге возникает та же ситуация, что и при заполнении кассовой книги. Одна и та же сумма выручки пройдет в книге продаж дважды – по счету-фактуре, выписанному конкретному предприятию, и в составе общей наличной выручки по итогам дня.

Как поступить в такой ситуации – зависит от того, в одну секцию или в разные пробиваются чеки гражданам и юридическим лицам. Если в одну, то отражая в книге продаж выручку по данным ленты ККТ, необходимо уменьшить эти данные на суммы, которые значатся в счетах-фактурах. Если же суммы, полученные от организаций и граждан, пробиваются через разные секции, тогда просто не понадобится отражать в книге продаж выручку по той секции, где зафиксированы поступления от юридических лиц. А если на предприятии используются вообще две разные кассовые машины, то в книге продаж не надо записывать показания той из них, которую используют для расчетов с организациями.

2.5. Особенности организация учета расчетов наличными

денежными средствами с подотчетными лицами

В организации самыми распространенными расчетами наличными денежными средствами являются расчеты с подотчетными лицами. Все подобного рода хозяйственные опера­ции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет.

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту — расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый - задолженность организации перед работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

кредит счета 50 «Касса».

Причем выдача денег подотчет, ранее не отчитавшемуся за полученный аванс, не разрешается.

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения. Выбытия из него и прибытия к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходах сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

дебет счета 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам (только при наличии счета-фактуры с выделенной в нем сумой НДС):

дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:

дебет счета50 «Касса»

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

3. Организация контрольных процедур и совершенствовании учета наличных денежных расчетов в ООО УК "Белокалитвинская"

3.1. Контроль за порядком осуществления кассовых операций

Со стороны обслуживающего банка кассовые операции подлежат проверке в части соблюдения лимита остатка кассы и применения ККМ.

В целях же контроля за сохранностью денежных средств и правильности их учета в организации должна периодически проводится ревизия (инвентаризация) кассы. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Инвентаризация проводится в следующие сроки:

в случае смены материальноответственных лиц – на день приемки-передачи дел;

при установлении фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей – немедленно по факту установлению таких фактов;

после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) – немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

В соответствии с приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 года № 49 “Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств” инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

   Порядок действий при инвентаризации денежных средств, документов и  бланков строгой отчетности следующий:

1. Инвентаризация кассы проводится ежемесячно.

2. Инвентаризация фактического наличия денежных знаков и других ценностей производится путем полного пересчета наличных денег, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории, оплаченных авиабилетов и др.)

3. Инвентаризация документов в пути (счет 57 “Переводы в пути”) проводится путем сверки денежных средств на счете с сумами, указанными в квитанциях учреждений банка, сберегательной кассы, почтового отделения, в копиях сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т.д.