Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО УК «Белокалитвинская»).pdf

4. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на расчетном счете (текущем), валютном и специальном счетах производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах с данными выписок банков

5. Выборочно проверяется законность платежей со счетов и поступления на них.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Коме того, Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. Результаты инвентаризации оформляется актом (форма инв.-15).

При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения (для этого кассир представляет комиссии письменное объяснение).

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Акт инвентаризации составляется в 2-х экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой — у кассира.

 Формы первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. (см. табл. 3)

Таблица 3. Акт инвентаризации кассы

Отдельные проверки кассовых операций и наличия денежных средств могут производится:

учредителями предприятий, вышестоящими организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

учреждениями банков, которые обязаны систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

в бюджетных организациях — соответствующими финансовыми органами;

органами внутренних дел в пределах своей компетенции — проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

Итак, в целях в целях обеспечения контроля в организации должны производится периодические ревизии кассы, цель которых сравнить соответствие учетных и данных, а также законность использования наличных денежных средств.

3.2. Совершенствование организации учета кассовых операций в ООО УК "Белокалитвинская"

Изучив организацию учета денежных средств в ООО УК "Белокалитвинская", мы убедились, что учетная работа бухгалтера, занимающегося оформлением и отражением в учете операций с денежными средствами очень трудоемка, т.к. приходится выписывать, регистрировать, а затем и обрабатывать эти же документы вручную. Чтобы облегчить труд бухгалтера в части учета денежных средств исследуемой организации необходимо внедрить компьютеризированную систему учета, объединяющую выписку первичной документации, введение данных в базу и отражение операций на счетах бухгалтерского учета учет, а также возможность использовать учетную информацию для анализа и принятия управленческих решений.

Рассмотрим, как будет выглядеть процесс организации учета денежных средств при применении автоматизированной системы обработки информации.

При осуществлении кассовых операций будет осуществляться разграничение функций и обязанностей по выписке приходной и расходной кассовой документации, которую будет осуществлять бухгалтер, и непосредственным осуществлением операций с наличными денежными средствами, которые будет осуществлять кассир.

Первоначально бухгалтер на своем рабочем месте будет выписывать и регистрировать приходные и расходные кассовые ордера, а также по данным расчетов заработной платы формировать ведомости на выдачу заработной платы. Он также будет распечатывать эти документы и утверждать их: приходную документацию – у главного бухгалтера, расходную – у руководителя и главного бухгалтера.

После подписания этих документов соответствующими должностными лицами бухгалтер будет передавать их в кассу для оплаты.

Кассир выдает или принимает денежные средства и соответствующим образом погашает кассовые документы (ставит свою подпись, дату и штампы «Получено» или «Оплачено»). Так как документы, оформленные бухгалтером, в момент их выписки были внесены в базу данных, то при формировании отчета кассира ему остается только на своем рабочем месте, со своего компьютера, осуществить вход в базу данных и из выписанных бухгалтером документов осуществить отбор оплаченных документов и из них сформировать отчет кассира. Все подсчеты остатков денежных средств по документам и сама форма отчета кассира будут производится автоматически. Одновременно кассир может сверить, какие из выписанных документов им уже оплачены и проведены, а какие еще нет.

Необходимо отметить, возможности кассира при обработке данных в базе весьма ограничены – он может только формировать отчет из уже выписанных и введенных бухгалтером в базу данных документов. Ему не разрешено самостоятельно выписывать или удалять кассовые документы. Таким разделением обязанностей ужесточается контроль за совершением кассовых операций и максимально ограничивается возможность злоупотреблений со стороны кассира.

После формирования отчета кассир его распечатывает, прилагает к нему всю соответствующую первичную документацию и сдает в бухгалтерию для проверки. Бухгалтеру остается только сверить данные первичных документов с данными, введенными в базу, проверить правильность корреспонденций по счетам и подтвердить ввод данных.

Таким образом, данные о кассовых операциях, перед тем как попасть в базу данных и отразится там, несколько раз подвергаются проверке, что позволит предотвратить злоупотребления и возникновения различного рода ошибок (как в суммах, так и в корреспонденции по счетам).

Что касается автоматизации расчетов с банком, то наиболее оптимальной является применение системы «Клиент-банк». Преимущество данной системы заключается в следующем:

• выписка платежной документации осуществляется непосредственно на рабочем месте бухгалтера и не распечатываясь направляется в электронном виде в банк;
• выписка с расчетного счета поступает сразу на компьютер бухгалтера организации также без поездки в банк;
• заверение документов, предназначенных для осуществления платежа осуществляется «электронной подписью», что сокращает возможности фальсификации подписи и подделки документов.

Кроме того, все поступающие данные сразу могут быть обработаны бухгалтером, осуществляющем учет денежных средств, и быть внесены в базу данных организации,

Достоинством полной модели документооборота является то, что она обеспечивает "взаимодействие" электронных копий документов, например, платежных и товарных, что весьма немаловажно для данной организации, так как она имеет дело с большим количеством постоянных поставщиков и по­купателей и сложными схемами взаиморасчетов с ними. Благодаря этому программные системы, основанные на полной модели документооборота, могут использоваться не только бухгалтерией, но и другими службами управления.

Полная модель документооборота дает возможность гибкого разделения функций аналитического учета между различными управленческими подраз­делениями. Благодаря этому каждая подсистема АСУ получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Представленным требованиям полностью соответствует компьютерная программа «1С: Бухгалтерия», которая может быть использована не только для автоматизации учета денежных средств в ООО УК "Белокалитвинская", но и позволит добиться комплексной автоматизации всего учетного процесса, а в идеале – и всего процесса управления предприятием.

Заключение

В ходе исследования было выяснено, что наличное денежное обращение в нашей стране регулируется двумя основными документами: Правилами организации наличного денежного обращения на территории РФ и Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В соответствии с данными документами все предприятия и организации обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков, так как большинство расчетов предприятия обязаны производить в безналичном порядке. Предприятия имеют право осуществлять расчеты наличными деньгами между юридическими лицами в пределах 60000 руб. по одной сделке, а при реализации продукции, работ, услуг за наличные обязаны применять ККТ не только при расчетах с населением, но и при расчетах с юридическими лицами.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу установленной формы.

Предприятие может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем предприятия. Все денежные средства сверх лимита предприятие ежедневно сдает в обслуживающий его банк путем инкассации денежных средств.

В ООО УК "Белокалитвинская" имеются специально оборудованная касса, которая оборудована в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций.

Кассовые операции осуществляет кассир, с которым заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Кассовые операции оформляются типовыми межотраслевыми формами учетной первичной документации, утвержденными Госкомстатом РФ. Приходование наличных денег в кассу производится на основании приходного кассового ордера установленной формы, выписывает и регистрирует который бухгалтер. Этот же учетный работник в последствии проверяет кассовые отчеты кассира.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или платежным ведомостям (при выплате заработной платы).

Документы на выдачу наличных денежных средств подписываются руководителем и главным бухгалтером организации. Выдача производится лицу, непосредственно указанному в расходном документе. При его отсутствии деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств предприятия учитываются в кассовой книге, которая имеется в единственном экземпляре на предприятии, ее листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Бухгалтерский учет кассовых операций осуществляется на активном счете 50 «Касса», по дебету которого отражается поступление, а по кредиту – расходование наличных денежных средств организации.

В целях осуществления контроля за порядком ведения кассовых операций в организации проводятся ревизии кассы, представляющие собой инвентаризацию денежной наличности и денежных документов, находящихся в кассе предприятия. Инвентаризация осуществляется специально создаваемой комиссией, по ее итогам составляется акт инвентаризации. Результаты инвентаризации отражаются в учете организации. В обязательном порядке устанавливаются причины излишков (недостач) и предпринимаются адекватные меры.

В настоящее время на предприятии учет не автоматизирован, поэтому была предложена схема автоматизации документооборота и учета денежных средств на базе компьютерной программы «1С: Бухгалтерия». Применение данной программы не только позволит сократить время на выписку первичной документации, но сделает более быстрой обработку учетной информации, а также сократит возможности для появления арифметических и иных ошибок на данном объекте учета, усилит систему контроля за использованием денежных средств.