Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО УК «Белокалитвинская»).pdf

Предприятие отвечает по своим обязательствам, всем принадлежащим ему имуществом. Предприятие несет ответственность, установленную действующим законодательством, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Юридический адрес предприятия: 347042 г. Белая Калитва, Ростовской области ул. Российская, д.21.

Предприятие создано в целях удовлетворения общественных потребностей в результате его деятельности и получения прибыли. Предприятие осуществляет в установленном законодательством РФ порядке следующие виды деятельности:

- управление многоквартирными домами;

- ремонт и содержание общего имущества дома;

-благоустройство;

Предприятие вправе осуществлять другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством РФ.

Организацию повседневной деятельности осуществляет директор, он является распорядителем кредитов организации с правом первой подписи финансовых документов и несет персональную ответственность за сохранность документов, страхующих финансово-хозяйственную деятельность общества, ответственен за надежность и безопасность функционирования предприятия, за принятие необходимых мер в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет директор предприятия. Главный бухгалтер, подчиняясь непосредственно руководителю, отвечает за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременность предоставления бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерией, с использованием журнально-ордерной формы учета, не автоматизирован.

Бухгалтерский и налоговый учет организованы в соответствии с Учетной политикой, в которой оговорены основные моменты, влияющие на организацию учета доходов и расходов предприятия.

2.2. Документальное оформление движения денежных средств.

Для ведения кассовых операций в штате ООО УК "Белокалитвинская" предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

В соответствии с Порядком кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым, в свою очередь, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта инвентаризации наличных денежных средств.

Касса ООО УК "Белокалитвинская" соответствующим образом оборудована и представляет собой изолированное помещение, оборудованное сигнализацией.

Основанием для записей в бухгалтерском учете служат первичные документы, имеющие унифицированный вид и соответствующих формам, разработанных Госкомстатом [12].

Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия осуществляется: при снятии денежных средств с расчетного, текущего, и других видов счетов в банке; при оплате заказчикам оказанных работ, услуг; от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет; от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

У ООО УК "Белокалитвинская" имеется только один расчетный счет в банке. Получение денежных средств со счета, производится по чекам. Чековая книжка хранится у главного бухгалтера, чек заполняется и подписывается руководителем и гл. бухгалтером в день получения средств со счета. Наличные деньги, полученные в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.

Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и т.д., в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам формы № КО-1 (Приложение 2-3). О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3 или КО-3а). Выпиской приходных и расходных кассовых документов в ООО УК "Белокалитвинская" занимается бухгалтер. Он же регистрирует все выписанные первичные документы и передает их кассиру для оплаты.

Приходные кассовые ордера запрещено выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия производится: на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам; под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы; по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Выдача наличных денег из кассы ООО УК "Белокалитвинская" производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2 (Приложение 4-5) или платежным ведомостям (Приложение 6). Документы на выдачу денег до оплаты подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Паспортные данные в расходных ордерах заносятся в ордер бухгалтером при выписке документа, только если сумма выдается не работнику предприятия. Если выплата производится по ведомости, то данные паспорта не записываются, а кассир только требует предъявление документа и сравнивает данные лица, предъявившего паспорт, с данными, значащимися в ведомости.

Расписка в получении денег делается получателем только собственноручно. Если деньги получаются по доверенности, то в расходном ордере (ведомости) расписывается лицо, указанное в доверенности как получатель, а сама доверенность прикладывается к расходному документу.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по доверенности, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15 Порядка . Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

В ООО УК "Белокалитвинская" срок получения заработной платы – 7 число каждого месяца. Деньги для выплаты заработной платы снимаются с расчетного счета 7 числа и в течение 3-х дней выдаются работникам. На утро четвертого дня кассир закрывает ведомости, депонирует во время неполученную заработную плату и сдает оставшиеся деньги в банк.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир производит следующие действия:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп или делает отметку от руки: “Депонировано”;

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости производит надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер №____”.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

К оформлению кассовых документов предъявляются строгие требования: приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью “Оплачено” с указанием даты (числа, месяца, года).

Для обобщения информации об операциях с наличными денежными средствами организации должны вести кассовую книгу по установленной форме КО-4 (Приложение 7), где отражаются все поступления и выдачи наличных денег.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Так как учет ООО УК "Белокалитвинская" не автоматизирован, то и кассовая книга ведется вручную. Записи в кассовой книге производятся кассиром по окончании каждого дня, в течение которого были какие-либо кассовые операции.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.