Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ реализации функций менеджмента в ООО «Екатерина» ).pdf

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хо­зяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Екатерина».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка.

Текущий контроль за деятельностью фармацевтов осуществляется провизором. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам. Провизор еженедельно предоставляет директору ООО «Екатерина» отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

Для управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений бухгалтер и провизор получают от директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации. Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению. Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки.

Заключительный контроль выполняет две основные функции: директор ООО «Екатерина» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата в ее переменной части (премии) непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

Выводы

Рассмотрение реализации функции планирования в управлении деятельностью ООО «Екатерина» позволяет сделать вывод об эффективности процесса планирования, система планирования построена таким образом, что предусмотрено комплексное планирование по всем основным производственно-организационным процессам на предприятии. Однако, недостатком рассматриваемой системы является отсутствие стратегического планирования: в ООО «Екатерина» не проводится комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие в предстоящем периоде, разработка стратегических целей развития предприятия.

Проведенное исследование реализации функции организации позволяет сделать вывод, что аптека теряет часть потенциальных клиентов, что связано, прежде всего, с отсутствием клиентоориентированности, незаинтересованностью в совместной продуктивной работе с клиентом, потерей обратной связи с ним. Еще более усугубляет ситуацию отсутствие системы автоматизации учета товаров. Указанные проблемы являются, главным образом, следствием того, что на предприятии не проводится маркетинговая деятельность.

Проведенные исследования реализации функции мотивации позволяют сделать вывод, основным мотивационным фактором труда работников ООО «Екатерина» является гарантия занятости и оплата труда. При этом большая часть работающих в той или иной степени удовлетворены размером заработной платы. Для большой части работников в трудовой деятельности важен фактор реализации своих профессиональных качеств и способностей, а также общественного признания своего труда. Однако, большая часть работников считает, что их вклад в реализацию производственных задач не всегда оценивается по достоинству, что свидетельствует о необходимости совершенствования в ООО «Екатерина» системы оплаты труда.

Проведенное исследование реализации функции контроля позволило сделать вывод, что в ООО «Екатерина» не достаточно эффективно организован контроль текущей деятельности, не разработан порядок отчетности по планово-отчетным показателям.

Глава 3. Разработка рекомендаций, направленных на повышение эффективности реализации функций менеджмента в ООО«Екатерина»

В целях повышения комплексной реализации основных функций менеджмента в ООО «Екатерина» рационально формирование перечня основных функций с помощью трафарета, приведенного на рис. 4.

Рисунок 4. Матрица - генератор основных функций менеджмента

Для этого сначала в ООО «Екатерина» рационально разработать и утвердить два базовых классификатора - компоненты менеджмента и этапы управленческого цикла. После этого элементы указанных классификаторов проектируются друг на друга, порождая на пересечении строк и столбцов матрицы перечень основных функций менеджмента. Например, одна из функций управления будет «Сбор маркетинговой информации» (шестой столбик на рис. 4, первая строка). Учитывая, что оба базовых классификатора, приведенных в матрице имеют иерархическую структуру, получаем механизм генерации функций менеджмента переменной глубины детализации.

На рис. 5 приведена аналогичная матрица-генератор обеспечивающих функций менеджмента.

Рисунок 5. Матрица - генератор обеспечивающих функций менеджмента

Закрепление функций за организационными звеньями производится согласно трафарету, приведенному на рис. 6. Зона ответственности помечается крестиком на пересечении соответствующей строки (звено) и столбца (функция). Построение организационно-функциональной модели функций менеджмента обеспечивает прозрачность и предсказуемость бизнеса, его стратегическую направленность, открывает путь к партнерству и сотрудничеству.

Рисунок 6. Матрица - распределитель функций по оргзвеньям

Проведенное исследование выявило важнейший недостаток в организации работы ООО «Екатерина» - не эффективное использование маркетинговых подходов.

В связи с этим можно дать ряд рекомендаций.

Работа «на врача». Создание собственной информационно-справочной системы позволяет врачу позвонить из своего кабинета и получить исчерпывающую информацию о снятых с производства лекарствах и разрешенных вновь к применению, об аналогах, новинках, как отечественных, так и импортных. Создание такой системы позволит продвигать на рынок новейшие лекарственные препараты. Кроме того, рационально установить тесную связь со специалистами поликлиники микрорайона, а больным, покупающим лекарства по направлению этого лечебного учреждения, предоставлять скидку. В результат будет повышена оборачиваемость медикаментов.

Введение в штатное расписание должности провизора-маркетолога, в обязанности которого будет входить проведение мониторинговых исследований ассортимента и цен на лекарства, детальное изучение покупательского спроса; сравнение оформления витрин и торговых залов, ассортимента в других аптеках; Изучение конкурентов и условий конкуренции в отрасли требуется аптеке, в первую очередь, для того, чтобы определить, в чем ее преимущества и недостатки, сделать выводы для выработки собственной успешной конкурентной стратегии и поддержания конкурентного преимущества. В ООО «Екатерина» рационально вести базу данных, в которой будет собираться информация по различным направлениям работы конкурентов, в том числе «родословная» конкурента, физические характеристики, положение на рынке. Отслеживание и изучение опыта других аптек, как российских, так и зарубежных, позволит по-другому взглянуть на собственную работу, что-то изменить в ней.

Работа с клиентом. Рационально внедрение системы работы по заказам. Сущность такой системы состоит в следующем: если необходимого лекарства нет в продаже, фармацевт записывает телефон клиента, аптека через оптовую сеть приобретает препарат и оповещает клиента. Ассортимент лекарственных средств, представленный в ООО «Екатерина» складывается в среднем из 1 800–2 300 наименований. При этом 400 наиболее продаваемых препаратов приносят ей 81,5% прибыли. Остальные 85% ассортимента участвуют в формировании такого важного критерия оценки аптеки, как «безотказность для покупателя». Работа по заказам обеспечит постоянное наличие на складе основной части ассортимента (95% оборота), а по остальным позициям снабжение будет происходить по мере обращения. Аптека «Екатерина» не может позволить себе полностью и бесперебойно обеспечивать свой склад полным потребительским ассортиментом, тем самым «замораживая» некоторую часть своих средств. Предложенная же стратегия позволит экономить денежные средства, избежать «замораживания» значительных средств на складе и обеспечивает высокий процент товарооборота.

Повышение мотивации фармацевтов и провизоров. Перед фармацевтами и провизором стоит достаточно много задач. В идеале эти работники должны стремиться лучше вникать в проблемы покупателя и быть внимательным к его вопросам, чаще давать рекомендации и предлагать замены в случае отказа от покупки определенного препарата, глубже понимать баланс интересов всех участников рынка, дифференцировать покупателей и формировать пакетные продажи, а значит, лучше продавать. При наличии достаточной мотивации фармацевты и провизоры могут влиять на решение о приобретении того или иного лекарственного средства: одной из основных причин изменения решения покупателей в аптеке, наряду с неприемлемой стоимостью препарата или его отсутствием в аптеке, являются рекомендации и консультации фармацевта. Проведенные исследования показывают, что 60 % покупателей спрашивают в ООО «Екатерина» о наличии конкретного препарата, а 40 % — указывают заболевание или его симптомы. Следовательно, в 40% случаев существует потенциальная возможность влияния на выбор того или иного лекарственного средства с помощью маркетинговых инструментов. По мнению самих фармацевтов, наиболее значимыми факторами, влияющими на покупку препаратов, являются рекомендации врача, стоимость препарата, соотношение цена-эффективность, наличие скидок и рекомендации провизора.

К наиболее частым причинам отказа от покупки относятся неприемлемая цена препарата, его происхождение (отечественный-импортный), отсутствие нужной лекарственной формы, рекомендаций врача, незнание покупателями ООО «Екатерина» торговой марки или компании-производителя, недостаточность информации о препарате во вкладыше, недоверие к рекомендациям провизора. Очевидно, на перечисленные факторы практически невозможно влиять с помощью маркетинговых механизмов.

В то же время среди наиболее частых причин согласия покупателей на замену определенная их часть поддается влиянию маркетинговых инструментов (рис. 7). Это рекомендации провизора (фармацевта), предоставление скидок, бонусных купонов на препарат-замену и наличие рекламной информации в торговом зале. При этом наиболее значимыми среди этих механизмов являются именно рекомендации фармацевта или провизора.

Рисунок 7. Наиболее частые причины согласия покупателей на замену одного лекарственного препарата другим

В целом основной вклад в итоговые продажи вносят следующие компоненты: назначения врачей, самостоятельные запросы покупателей, оптимальное соотношение цена-спрос, частота рекомендаций фармацевта и хорошая рекламная поддержка. Применение маркетинговых инструментов действительно может способствовать увеличению объемов продаж в аптечных учреждениях, при этом залогом успеха является четкое понимание работниками аптечных учреждений выгоды их использования, то есть система стимулирования труда.