Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций в структуре управления и среди персонала.pdf

Введение

Управление человеческими ресурсами – это не что иное, как человеческий аспект в управлении компанией и отношениях сотрудников с руководством [8].

Основой управления человеческими ресурсами выступают достижения психологии труда и используемые технологии и процедуры, совокупно определяемые как «управление персоналом», в отношении комплектования штата компании, выявления и удовлетворения потребностей сотрудников и практических правил, и процедур, которые управляют взаимоотношениями между организацией и ее работником [9].

Коммуникация – очень важный, даже неотъемлемый момент общественных отношений. Каждый человек, у кого есть подчиненные или который сам находится в подчинении, так или иначе, связан с управлением человеческими ресурсами, при этом понимая роль и ценность коммуникаций [10]. Для менеджеров всех уровней власти выполнение данной функции попросту неизбежно. Можно наблюдать значимость благоприятности психологического климата коллектива как показателя эффективности работы отлаженных коммуникационных каналов и сетей.

Цель данной работы исследовать возможные барьеры эффективной коммуникации в организации и средства их устранения.

Для достижения это цели необходимо решить следующие задачи:

1. Раскрыть теоретический аспект коммуникационных каналов и сетей в управлении.
2. Изучить барьеры успешной коммуникации, обозначив пути их устранения и перспективы развития информационных технологий в рамках управленческих задач.
3. На практике применить знания относительно проектирования социальных коммуникаций на примере конкретной компании ООО «MSG».
4. Сформировать итоговое представление об изученном материале.

1. Теоретические основы коммуникационных каналов и сетей в структуре управления

1.1. Коммуникационные каналы: значение, виды и типы
коммуникационного взаимодействия

Коммуникационный канал – это то или иное средство, используя которое, можно передать сообщение от источника к получателю. Первый из них отправляет ту или иную информацию, а второй получает ее. При этом адресат может быть не один [14].

Примерами в деловой сфере могут служить следующие ситуации:

1. Получатель информации один – переговоры с представителем контрагента, индивидуальная беседа с руководителем, беседа двух сослуживцев в неформальной обстановке и т.д.;
2. Адресатов несколько – выступление Председателя правления на заседании Общего собрания акционеров, оратора на совещании, торгового представителя на презентации новой продукции и т. д.

Устные и письменные данные для наглядности может подкрепляться особыми выделяющими интонациями, указательной жестикуляцией, дополнительными фото- и видеоматериалами и т. д.

Обобщенно, каналы коммуникации можно охарактеризовать как реальные или воображаемые линии связи, по которым происходит перемещение информации. Естественно, обеим сторонам процесса (отправителю и получателю данных) необходимо наличие средств для восприятия сообщения: различные коды, языки, технические приспособления.

Значение коммуникаций в рамках управления компанией можно рассматривать разнопланово:

1. Выступают основным условием существования и развития компании, в которой они функционируют;
2. Поддерживают двустороннюю связь с внешней средой, при этом обуславливая уровень и качество принятия сопряженных управленческих решений.
3. Характеризуют состояние внутренней среды компании через обеспечение функционирования и взаимодействия ее персонала, структуры, целей, технологий и задач.
4. Вносят фактор неформальной структуры в процесс функционирования компании с пособничеством в сближении с ней формальной структуры.

В основу процесса коммуникации положено взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов.

По своему содержанию коммуникационное взаимодействие разбито на информационное, административное и техническое.

Информационное взаимодействие следует описать, как обмен данными, необходимыми для принятия решений, между субъектами управленческой деятельности. Такая информация может быть официальной, то есть юридически закрепленной, или же неофициальной – не обладающей ни каким правовым статусом, но помогающей в качестве ориентира в той или иной ситуации.

При административном взаимодействии вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляя контроль. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным.

Техническое взаимодействие характеризуется участием субъектов управленческой структуры в практическом воплощении своих функций (подготовка и проведение заседаний, сбор данных и документов, обмен опытом, ведение делопроизводства и т. д.)

Относительно характера коммуникационного взаимодействия в компании можно выделить прямое (базируется на непосредственном контакте сторон) или косвенное (одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких-либо команд выполняет требующиеся от нее действия) взаимодействия.

Организационные коммуникации представляют собой совокупность коммуникаций, построенных на платформе общения, опосредованного информацией о самой компании, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации – заключаются в устном общении сотрудников. Уровень эффективности межличностных коммуникаций крайне важен в вопросе успеха управленческой работы, поскольку именно на подобном непосредственном взаимодействии персонала различных эшелонов власти строится решение многих управленческих задач. Сама по себе межличностная коммуникация – лучший способ обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Внешние коммуникации – это связи, функционирующие между компанией и внешней средой, факторы которой способны очень сильно влиять на работу хозяйствующего субъекта. Коммуникации с своим внешним окружением оснащены разнообразными средствами, например, реклама и программы продвижения товаров на рынке – для действительных и потенциальных потребителей. При формировании отношений с общественностью – важно создание определенного образа, имиджа компании на различных уровнях сотрудничества.

Внутренними коммуникациями называются связи внутри компании, на различных уровнях и подразделениях.

Формальные коммуникации – установленные коммуникации, согласно организационной структуре компании, обладающие непосредственной связью уровней управления и функциональных отделов. Здесь можно проследить такую тенденцию, как зависимость количества уровней власти и величины искажения данных. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, поскольку каждый уровень власти может корректировать и отфильтровывать сообщения по своему усмотрению.

Неформальные коммуникации – иными словами, канал распространения слухов. Здесь информация передается гораздо оперативнее, по сравнению со скоростью по каналам формального сообщения, руководство часто готово воспользоваться уловкой в виде запланированной утечки и распространения определенных данных из разряда «только между нами».

Вертикальные коммуникации. Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя.

Составляющие вертикальных коммуникаций следующие:

• прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов;
• обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач;
• обсуждение проблем эффективности работы;
• достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных;
• сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;
• оповещение подчиненных о грядущих изменениях;
• получение сведений об идеях и предложениях.

Интерактивные коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными.

Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными.

Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети [3].

1.2. Коммуникационные сети: сущность в управлении, модель коммуникационных связей, ее элементы и феномены

Коммуникационная сеть представляет собой соединенные определенным образом участвующие в коммуникационном процессе индивиды через информационные потоки.

В рамках коммуникационных сетей важно не рассмотрение сторон процесса как таковых, а непосредственно отношение к коммуникации между ними, включая потоки сообщений или сигналов.

Коммуникационная сеть, как правило, концентрируется на выработанных в компании образцах информационных потоков, без акцента на качестве передачи смысла сообщений. При этом коммуникационная сеть может оказать влияние либо на сокращение, либо на рост разрыва между отправленными и полученными данными.

Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Роль одних – в основном только восприятие информации, других – ее накопление, третьих – создание или обработка. Таким образом, можно говорить о наличии коммуникационных ролей у членов коллектива или подразделения компании.

Анализ ролевого набора дает платформу для понимания причин нарушения связей или перегруза коммуникационных каналов в той или иной части коллектива, а значит и своевременные сигналы для дополнительного ввода определенных должностей (ролей), как инструмента устранения дефектов систем сообщения данных.

При практическом рассмотрении коммуникационных сетей, можно составить следующую схему (см. рис. 1):

Виды коммуникационной сети

открытая

закрытая (замкнутая)

комбинированная

движение данных может остановиться при попадании в тупик - к элементу структуры управления в конце канала

сочетают в себе оба принципа построения и характерны для более крупных многоуровневых компаний

тупики либо отсутствуют, либо их можно обойти

змея (цепочка)

колесо

звезда

шпора

сеть типа Y

тент

кружок

вертушка

всеканальная сеть

палатка

соты

Рис. 1 – Основной видовой состав коммуникационных сетей

И.А. Ричардс, считал коммуникацию саму по себе феноменом, который воплощает в себе процесс воздействия сознания одного индивида на сознание другого так, что порождает в нем опыт, подобный своему собственному [12].

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента [5]:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов;

3. Канал, средство передачи информации;

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Перейдем к моделям коммуникационных сетей. В простейшей модели коммуникации в качестве действия источник коммуникации посылает сигнал, который принимает адресат.