Файл: Общие положения по выполнению кассовых операций. Понятие операционной кассы (Прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов).pdf

Контрольно-кассовая техника не применяется:

• при расчетах за услуги, которые оказываются населению, в случае, если клиентам выдаются бланки строгой отчетности (Письмо Минфина от 24.05.2013 г. № 03-01-15/18798)^[9];
• при розничной продаже товаров (ха исключением продажи в розницу алкоголя (кроме пива, сидра, пуаре, медовухи) (п. 6 ст. 16 Федерального закона от 22.11.1995 г. № 171-ФЗ (в ред. от 29.12.2015 г., с изм. от 30.03.2016 г.) «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»^[10], Письмо Минфина от 10.04.2015 г. № 03-01-15/20479^[11])), если по ней уплачивается ЕНВД и по требованию покупателя выдается документ (например, товарный чек или квитанция), подтверждающий прием денег, содержащий такие реквизиты:

1. наименование документа;
2. порядковый номер документа и его дату;
3. наименование и ИНН продавца;
4. наименование, а также количество оплачиваемых товаров;
5. размер оплаты;
6. должность и Ф.И.О. лица, который выдал документ, его личную подпись;

• при продаже через газетно-журнальные киоски газет, журналов и сопутствующих товаров, если доля газет и журналов в общем товарообороте составляет от 50%, а сопутствующие товары есть в перечне, который утвержден субъектом России;
• при торговле с открытых прилавков на рынках, ярмарках и выставочных комплексах (за исключением торговли непродовольственными товарами с открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений);
• при продаже лотерейных билетов;
• при продаже питания школьникам и учителям школ во время учебных занятий;
• при разносной торговле с ручных тележек, корзин, лотков (за исключением торговли технически сложными товарами и продовольственными товарами, которые требуют особенных условий хранения и продажи);
• при торговле в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив;
• при торговле из цистерн квасом, молоком, а также растительным маслом, живой рыбой или керосином;
• при торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• при приеме от населения стеклопосуды и утильсырья (за исключением металлолома).

К каждой контрольно-кассовой машине необходимо вести журнал кассира-операциониста. Причем по каждой контрольно-кассовой машине в таком журнале нужно отразить размер полученных и выданных наличных денег. Данный журнал служит контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Листы журнала кассира-операциониста нумеруются, они шнуруются и скрепляются подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, печатью, а также подписью налогового инспектора. Ежедневно кассир-операционист должен оформить справку-отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за день. Эта справка-отчет сдается вместе с выручкой по приходному ордеру старшему кассиру либо руководителю фирмы. В небольших предприятиях, которые имеют одну либо две кассы, сдача денег может производиться непосредственно инкассатору коммерческого банка. По показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня на предприятии считается величина выручки за конкретный день. Причем из такой выручки вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным кассовым чекам. Заведующие отделами заверяют эту сумму своими подписями. В отчете проставляют подписи старший кассир организации и ее руководитель в подтверждение приема и оприходования денег по кассе фирмы. На основании такого отчета старшим кассиром оформляются «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». На нем проставляют подписи руководитель и старший кассир предприятия. Порядок инкассации наличных денежных средств предусмотрен Положением Банка России № 318-П от 24.04.2008 «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (в ред. от 16.02.2015 г.)^[12].

Для инкассации наличных денег на каждое предприятие в коммерческом банке оформляются явочные карточки. Количество порожних сумок, предоставляемых организации, устанавливается банком с учетом объема инкассируемых наличных денег. На каждую сдаваемую сумку кассир должен оформить препроводительную ведомость. В сумку с денежными средствами необходимо поместить первый экземпляр – препроводительную ведомость. Инкассатору при сдаче такой сумки нужно передать накладную – второй экземпляр ведомости. Третий экземпляр (или квитанция) при этом остается у кассира организации с подписью и печатью инкассатора. На основании такой квитанции бухгалтер предприятия оформляет расходный кассовый ордер для отражения в кассовой книге расхода наличных денежных средств.

В целях выявления фактического наличия денежных средств и прочих ценностей в кассе и сопоставления с данными бухгалтерского учета проводится инвентаризация наличных денег в кассе. Порядок ее проведения установлен Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. №49) (в ред. от 08.11.2010 г.). Согласно п. 1.4. Методических указаний главными целями проводимой инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества предприятий и организаций; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета фирмы; проверка полноты отражения в учете организации обязательств^[13]. К денежным знакам, фактическое наличие которых необходимо проверить, нужно отнести ценные бумаги, почтовые марки, марки государственной пошлины, а также путевки, авиа билеты, вексельные марки и главное – наличные деньги фирмы.

При этом проверка бланков документов строгой отчетности предприятия должна производиться по видам таких бланков, с учётом номеров тех или иных бланков, а кроме того по каждому материально-ответственному лицу и месту хранения. Инвентаризация денежных средств в кредитных организациях на расчетных или валютных счетах, производится при помощи сверки данных выписок коммерческих банков, с остатками сумм, которые находятся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии фирмы.

Выявленные при инвентаризации кассы недостачи нужно взыскивать с кассиров путем списания недостающих денег в кассе или предъявления иска кассиру, либо учета взносов кассира в возмещении недостач. Договор о полной материальной ответственности с кассиром фирмы заключают в соответствии с Постановлением Минтруда РФ № 85 от 31.12.2002 г. «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменный договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»^[14].

Таким образом, законодательное регулирование учета кассовых операций в розничных организациях довольно обширно.

Методика бухгалтерского учета и анализа кассовых операций

Для обеспечения текущей потребности в кассовой наличности розничные предприятия определяют на конец рабочего дня лимит остатка наличных денег, который может находиться в кассе. Суммы наличных денег, поступившие сверх лимита, должны быть сданы на расчетный счет в установленные руководителем организации сроки, за исключением дней выдачи заработной платы, премий, других видов оплаты труда, составляющих фонд оплаты труда, и выплат социального характера (не более пяти дней). Сумма лимита остатка наличных денег в кассе утверждается распоряжением руководителя организации, экземпляр которого передается в бухгалтерию.

Для расчета лимита остатка наличных денег в кассе необходимо определить три показателя: объем продаж продуктов труда в рублях по налично-денежной форме расчетов (через кассу продавца); расчетный период в рабочих днях организации; временной период в рабочих днях, сложившийся между датами сдачи на расчетный счет денежной выручки, поступившей в кассу от продаж продуктов труда. Показатели объема продаж и, следовательно, расчетный период определяются по данным бухгалтерского учета о наиболее высоких (пиковых) поступлениях в кассу выручки от продаж продуктов труда или обычных (примерно одинаковых) поступлениях выручки за аналогичные периоды прошлых лет. Положением № 373-П расчетный период ограничен 92 рабочими днями, а временной период между датами сдачи выручки на расчетный счет – семью рабочими днями и 14, если организация находится в населенном пункте, в котором нет банка.

Таким образом, лимит остатка кассовой наличности, исчисляемый по объемам поступившей в кассу выручки от продаж продуктов труда, определяется как отношение объема поступившей в кассу выручки от продажи продуктов труда за наличный расчет к расчетному периоду, умноженное на расчетный период.

По аналогии определяется лимит остатка денег в наличной форме на конец рабочего дня организациями, их филиалами, представительствами, выделенными на отдельный баланс и имеющими счет в банке, у которых нет рассмотренных поступлений наличных денег. В расчет принимаются: сумма наличных денег, необходимая для оплаты хозяйственных нужд, за исключением сумм наличных денег на выплату заработной платы и другие выплаты, включаемые в фонд оплаты труда за расчетный период; расчетный период, за который учитывается сумма выдач наличных денег в рабочих днях (не более 92 рабочих дней); временной период между днями получения в банке наличных денег, не считая получения наличных денег на выплату заработной платы и других денежных выплат персоналу организации (не может превышать семи рабочих дней и 14 рабочих дней при нахождении организации (ИП) в населенном пункте, в котором нет банка).

Кассовые операции оформляются кассовыми ордерами (КО) типовой формы: приходными (форма 0310001) и расходными (форма 0310002). Если кассу возглавляет главный (старший) кассир, то он выдает денежные суммы кассирам под отчет для совершения расходных операций, учитывает их движение по каждому кассиру в отдельности и для этого ведет книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005).

Кассовые ордера выписывает работник бухгалтерии, состоящий в списке должностных лиц, которым делегировано право оформления кассовых операций. Приходные кассовые ордера подписывают главный бухгалтер и уполномоченные работники бухгалтерии, расходные кассовые ордера – руководитель и главный бухгалтер организации. Приходные кассовые ордера отмечаются (номер, дата, сумма, кассир, корреспондирующие счета) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 0310003). К кассовых ордерам прилагаются оправдательные документы, которые служат основанием для совершения кассовой операции (заявления, счета, корешки денежных чеков, платежные или расчетно-платежные ведомости, другие документы). При выписке в приходных кассовых ордерах проставляются кредитуемые счета, в расходных – дебетуемые. Исправления в кассовых ордерах не допускаются. Расходные кассовые ордера на итоги выплат по расчетно-платежным (платежным) ведомостям оформляются и регистрируются на дату окончания выплаты по этим платежным документам.

Первичные документы вообще и кассовые ордера в частности предваряют фактическое совершение хозяйственной операции и регистрируют ее на дату выписки документации, а если это невозможно, то кассовые ордера выписывают на дату окончания той или иной операции. В связи с этим номера и даты кассовых ордеров систематизируются в хронологической последовательности.

В современной российской практике кассовые ордера торговыми компаниями, как правило, выписываются автоматически в соответствии с эксплуатируемым программным продуктом и в обязательном порядке распечатываются и архивируются на бумажных носителях. При этом важно обеспечить сохранность данных кассовых ордеров и исключить возможность несанкционированного доступа к этой информации. Полностью оформленные кассовые ордера передаются кассиру для исполнения.

Приходными кассовыми ордерами оформляются все виды поступлений наличных денег в кассу розничного предприятия, включая прием наличных денег от подразделений, выделенных на отдельный баланс. Деньги в инвалюте, полученные с валютного счета, приходуются в кассу в сумме инвалюты и принимаются к кассовому учету с указанием в приходном кассовом ордере вида инвалюты (евро, доллар США и др.) и в рублях, сумма которых определяется по курсу, объявленному Банком России на дату снятия инвалюты с валютного счета (дату оприходования инвалюты в кассу). Получив от бухгалтера приходный кассовый ордер, кассир проверяет наличие подписей должностных лиц, необходимых документальных приложений, соответствие суммы, указанной цифрами, той же сумме прописью. Прием денег проводится полистным пересчетом; подсчитанный итог сверяется с суммой, проставленной в приходном кассовом ордере. При совпадении итогов кассир заверяет прием денег своей подписью в кассовом ордере и в квитанции к нему и оттиском штампа. Если при приеме денег от юридического или физического лица (например, при продаже материальных запасов) их окажется меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере, то вноситель дополняет необходимую сумму. При отказе от пополнения денег до необходимой суммы кассир с согласия вносителя возвращает ему деньги, приходный кассовый ордер перечеркивается и возвращается в бухгалтерию. Если прием денег в кассу осуществляется с фиксированием денежных сумм на контрольно-кассовых машинах, то приходный кассовый ордер оформляется на всю сумму принятых в кассу денег на основании контрольной ленты, изъятой в установленном порядке и в сроки, утвержденные распоряжением руководителя организации.

Назовем наиболее типичные приходные кассовые операции и составим соответствующие им бухгалтерские проводки.

В дебет счета 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации», с кредита счетов:

51 «Расчетные счета» – в кассу организации оприходованы наличные деньги в сумме, полученной с расчетного счета на выполнение расходных кассовых операций, в том числе на погашение кредиторской задолженности штатному и нештатному персоналу по заработной плате, иным выплатам из фонда оплаты труда и выплатам социального характера;

52 «Валютные счета», субсчет «Валютные счета в стране», – в кассу организации оприходованы наличные деньги в инвалюте, пересчитанной в рублях по курсу, установленному Банком России на дату оприходования денег в кассу (дату совершения операции) и для выполнения валютных расходных кассовых операций, разрешенных российским законодательством.

Движение и остатки денег в инвалюте учитываются в отдельности по каждой денежной единице в иностранной валюте. Для этого указанным денежным единицам необходимо присвоить цифровые коды аналитического учета с ориентацией на статьи бухгалтерской отчетности о движении денежных потоков. Коды организация разрабатывает самостоятельно и вводит в программный продукт обеспечения бухгалтерского учета денежных средств в кассах организации и обособленных подразделений, а также в рабочие инструкции, приходные и расходные кассовые ордера;

55 «Специальные счета в банках» – в кассу организации оприходованы наличные деньги, полученные по чеку со специального счета аккредитивов для погашения задолженности поставщикам и подрядчикам наличными деньгами в случаях, предусмотренных российским законодательством, а также деньги, снятые со специальных счетов в банке для оплаты целевых мероприятий, со счетов средств, поступивших из бюджета, средств финансирования капитальных вложений, с других специальных счетов в банке;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – в кассу организации оприходованы наличные деньги, полученные от покупателей и заказчиков по счетам за проданные им продукты труда, а также в форме авансов и предварительной оплаты;

66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» – в кассу организации оприходованы наличные деньги, поступившие от заимодавцев (кредитных учреждений, НКО, организаций, ИП) по договорам краткосрочных и долгосрочных кредитов и займов, а также от размещения выпущенных облигаций организации;