Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Введение

Не секрет, что менеджмент-это та сфера деятельности человека, в которой главную роль играет сложный процесс передачи информации – коммуникация. От того, как она построена зависит многое, к примеру, результаты переговоров, отношения с партнёрами и сотрудниками.

Роль процесса коммуникации в организации нельзя недооценивать, она напрямую влияет на эффективность управления организацией.

Само понятие «коммуникация» представляет процесс общения, обмен информацией между людьми. Если разбирать это понятие в профиле менеджмента, то определение будет звучать так: «это передача информации от человека к человеку, на основе которого руководитель принимает решения и доводит его до работников». Коммуникации представляют одну из самых сложных проблем в менеджменте, которые влияют на успех деятельности организации. Важно понимать, что мы подразумеваем и под «организацией».

Организация, как объект менеджмента, это сложная производственная экономическая и социальная система, для которой присущи вход и выход, сам процесс, цели, задачи, обратная связь и прочее. Эта система ведёт к образованию и улучшению взаимосвязей между отдельными частями целого. Роль коммуникации в этой системе очевидна, как на маленьких фирмах, так и на крупных предприятиях, ведь от эффективно построенной коммуникации зависит будущее организации и его работников.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что на сегодняшний день каждый руководитель ставит перед собой вопрос о том, как добиться эффективного коммуникативного процесса и научится им управлять. Для этого можно разработать систему взаимодействия с подчинёнными, которая может быть создана как с применением информационных технологий (корпоративное общение посредством мессенджеров), так и обучению персонала этики корпоративного общения.

Целью работы является изучение влияния процесса коммуникаций на эффективность управления организацией. Для достижения этой цели необходимы следующие задачи: ознакомиться с природой и сложностью коммуникации, процессом коммуникации, а также понимание потенциальных недостатков в рамках данной проблемы. Для этого будут рассмотрены этапы и пути совершенствования коммуникативных процессов и их возможные пути решения, для того, чтобы улучшить обмен информацией между менеджерами и вне их круга.

Задачами курсовой работы являются:

Рассмотреть понятие коммуникативного процесса, проблемы в коммуникации, деловую и интернет-коммуникацию.

Определить принципы вежливости и кооперации.

Дать характеристику ООО «Нижнетагильский меткомбинат», выделить особенности коммуникационного процесса.

Предложить рекомендации для совершенствования коммуникаций.

Объектом исследования является ООО «Нижнетагильский меткомбинат», которое является одним из крупнейших предприятий по выпуску стального литья для изготовления и ремонта железнодорожного транспорта, и единственным предприятием, выпускающим практически всю номенклатуру литья для железнодорожного транспорта.

Предметом исследования являются особенности коммуникации и оказания влияния на эффективность управления ООО «Нижнетагильский меткомбинат».

Степень разработанности: проблемой влияния коммуникаций на эффективность управления организацией занимались такие ученые, как Т.И.Алифанова, О.С.Виханский, В.Р.Веснин, Б.Н.Герасимов, М.А.Гладко, Ю.А.Илющенко и др.

Глава 1. Коммуникация

1.1 Коммуникативный процесс

Как уже было сказано раннее, процесс коммуникации – это обмен информацией, общение^[1]. Основная цель данного обмена ясна и проста – донести свою мысль до собеседника или собеседников, посредством передачи какого-либо сообщения. Конечно, коммуникация не всегда строится успешно и эффективно, ведь для того, чтобы заинтересовать человека в информации нужно уметь правильно её подавать.

Один из примеров – общение с родственниками и друзьями. Каждый сталкивался с недопониманием и малоэффективной коммуникацией. Главная причина кроется в том, что люди редко задумываются о том, как строится коммуникативный процесс. В особенности, им нужно владеть людям, работающим с другими людьми, в сфере маркетинга, СМИ, государственного управления и так далее.

На самом деле люди часто ошибочно полагают, что общаются достаточно эффективно. Это успешно доказал Ренсис Лайкерт на примере одного из предприятий, а именно, общении между подчинёнными и начальниками. Он пришёл к выводу, что 85% мастеров думали, что их подчинённые хорошо и свободно себя ощущали при обсуждение рабочих вопросов, в действительности чувство свободы присутствовало только у 51% рабочих. Кроме того, часто случается так, что сообщение, переданное в организации, неправильно воспринимается.

Обеспечить усваивание информации помогает понимание базовой схемы коммуникации, которая состоит из следующих элементов:

• Отправитель – тот, кто передаёт информацию
• Кодирование – формулировка сообщения отправителем
• Распространение – каналы по которым проходит информация
• Декодирование – расшифровка сообщения отправителя
• Получатель – тот, кто получает информацию

Важно отметить, что любой процесс коммуникации имеет обратную связь или ответную реакцию. Кроме того, при передаче информации могут возникнуть помехи, в результате которых сообщение, которое послал отправитель может дойти до адресата не так, как планировалось изначально.

Помехи могут быть вызваны:

1. Плохой атмосферой в помещении, неудобной температурой и влажностью;
2. Непониманием получателем языка;
3. Неправильные языковые средства, выбранные отправителем;
4. Несоответствующей визуальной информацией^[2].

Для эффективной коммуникации в организации нужно, чтобы начальник и подчинённый совместно обменивались информацией. К примеру, если начальник ставит задачу, подчинённый должен рассказать, как её исполнит, только после этого можно говорить о понимании в коллективе.

Кроме того, если рассматривать сам процесс в организациях, то большое внимание уделяется и слухам, которые также имеют свою схему и распространение по каналам информации. Люди верят слухам, так как они более яркие и интересные, чем простая рутинная серая жизнь. И так, работники организации чаще всего сплетничают на такие темы:

• Любовные отношения между коллегами;
• Сокращение или увольнение;
• Повышение или другие позитивные (а для кого-то не очень) перемены
• Споры и ссоры внутри коллектива, особенно между начальством и так далее.

Информация всегда вращается внутри предприятия, поэтому важно её понимать и знать об основных функциях коммуникации, для управления ею:

1. Контактная. Это установление и поддержание взаимосвязи.
2. Информативная. Обмен информацией ради чего-то. Это может быть, как ради выгоды, так и для решения проблем и поддержания взаимоотношений^[3].
3. Интерактивная. Данная функция подразумевает под собой суггестию, то есть, влияние на человека, его настроение, поведение и так далее. Здесь используются несколько методов взаимодействия, такие как внушение, убеждение, принуждение, просьба.
4. Прагматическая. Эта функция представляет собой коммуникацию для взаимовыгодного сотрудничества, взаимное согласование действий для успешной деятельности.
5. Социальная. Здесь происходит общение ради общения. Данная функция формирует и развивает навыки общения, мировоззрение и тому подобное.
6. Экспрессивная. Она возбуждает в партнёре эмоциональные реакции и переживания, к примеру, с целью побудить человека приступить к работе. Здесь выбран такой способ, как передача чувств и эмоций от собеседника к собеседнику.

Коммуникация – сложный процесс, имеющий несколько этапов, главная цель которых – прийти к полному взаимопониманию между сторонами, чтобы они поняли и разделили исходную идею. Задача трудная, ведь весь смысл может быть искажён или утрачен на любом этапе.

1. Зарождение идеи^[4].

Для начала, идею нужно сформулировать и отобрать нужную информацию. Только отправитель решает, какая информация должна быть передана получателю, но, к сожалению, эффективность коммуникации обрывается уже на этом моменте, ведь часто тот, кто отправляет сообщение не обдумывает идею.

Чтобы обмен сообщением был эффективен, руководитель должен чётко понимать, что идея коммуникации состоит в том, чтобы сообщить подчинённым конкретную информацию, например, похвалу или критику, для улучшения результатов работы.

1. Кодирование.

Здесь происходит процесс перехода идей в обращения, которое должно быть передано. Кодирование в коммуникации начинается с выбора системы кодовых знаков: устная речь, письмо, телодвижения, языки жестов, видео, звук (например, азбука Морзе) и так далее^[5].

Система кодовых знаков должна быть доступна получателю. Здесь важно уметь говорить, писать, и тому подобное, ведь в результате кодирование формируется обращение.

1. Передача.

На этом этапе коммуникации отправитель выбирает канал для доставки закодированной идеи получателю. Здесь имеется ввиду физическая коммуникация, которые многие воспринимают за сам процесс передачи информации. Это всего лишь один из важных этапов передачи своей идеи кому-то.

1. Декодирование.

Здесь завершается процесс коммуникации. То, что передал отправитель и получил получатель, должно быть расшифровано. Каждый, кто принимает информацию декодирует информацию по-своему, исходя из прошлого опыта и предпочтений.

Принцип адекватности. Всё что было сказано, не должно быть искажено.

Кроме того, во время общения не стоит забывать о самых простых правилах этикета:

• Быть доброжелательными. Доброта всегда располагает к себе. В ответ на тепло партнёры по коммуникации обычно реагируют также.
• Быть обходительными.
• Быть приветливыми и вежливыми.
• Быть тактичным.

Каждый человек отличается образом жизни, вкусами и требованиями к общению, поэтому для эффективной коммуникации важно знать не только принципы речевого общение, но и учитывать индивидуальность каждого собеседника.

1.2.Проблемы в коммуникации

Постоянно работающая коммуникация влияет на решение многих проблем, особенно это касается организаций. Создать и сформировать каналы связи достаточно трудно, всегда могут возникнуть проблемы в самих каналах информации, а также ошибочная формулировка или расшифровка сообщений.

Основные виды проблем в коммуникационных процессах:

1. Искажение сообщений – это когда информация поступает неправильно, отличается от реального положения дел. Это снижает темпы работы и не позволяет начать её исполнение вовремя. Обычно они имеют три вида:

• Непреднамеренные – чаще всего случаются из-за недостаточного количества информации, непонятной обстановки или сложностях в межличностном контакте;
• сознательные – здесь определённое человек в цепочке преднамеренно пытается изменить смысл сообщения, с которым не согласен;
• фильтрация информации – здесь информация, которая на данный момент не востребована, может отсекаться и остаётся только её суть^[6].

1. Информационные перегрузки.

Здесь члены организации не могут правильно воспринимать информацию. Отсеивается некоторая часть сообщения, которая, как считают работники, вовсе и не нужна.

1. Структура организации.

Недостатки в ней негативно влияют на эффективность общения. Особенно часто это явление существует в организации с большим количеством уровней управления, или в организации, где есть конфликты^[7].

1. Пространственные преграды.

Здесь подразумевается удалённость структурных единиц организации. Количество информации, которую можно передать через печать, документы, телефонную связь – ограничено. От этого в коммуникационной сети возникает недоверие и эффективность коммуникации.

Приёмы для решения проблем в коммуникации:

• Контроль за информационными данными, внутренней информации, отслеживание информации из других источников. Избегать информационных перегрузок;
• Отслеживание процессов коммуникаций и каналов. Постоянный разговор и план работы с подчинёнными.
• Постоянная связь руководства с подчинёнными, совместная разработка путей по улучшению коммуникации.
• Создавать дополнительный канал коммуникации в виде приказов, распоряжений, брошюр.
• Создание качественной коммуникационной сети посредством современных технологий.
• Учитывать особенности и способности подчинённых.
• Предотвращение возникновения барьеров.