Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Деловые коммуникации – это процесс общения между деловыми партнёрами, которое направлено на эффективное взаимодействия, для последующего результата и реализации совместных целей.

От обычной коммуникации деловая отличается тем, что она четко регламентирована и действует при помощи таких понятий как деловая этика, деловая риторика и в целом деловая культура^[8].

Реализацию деловых коммуникаций отличает:

Контакт всех участников коммуникации, независимо от личного отношения друг к другу;
Предметно-целевое содержание информации;
Формальные принципы в общении учитывая должности, субординация и деловой этикет;
Главное – готовность достичь результата и реализовать общие и личные цели.

Деловая коммуникация – это процесс общения между людьми, которые хотят достичь определенного результата. Среди форм такой коммуникации выделяются: совещание, беседа, самая распространённая и презентация. Для того чтобы данный процесс прошел эффективно нужно соблюсти некоторые условия: в общении должна быть понятна цель, не должно быть симпатий или антипатий, нужно соблюдать субординацию, должностные и формальные ограничения и этикет.

Данный вид коммуникации имеет две формы – это общение с глазу на глаз и взаимодействие с помощью средств связи. Кроме того, встречаются такие формы как совещание, обмен официальными документами, публичное выступление, интервью и так далее^[9].

Даже невзирая на то, что формы деловой коммуникации бывают разными, здесь существует несколько этапов: подготовка, планирование, дискуссия. Кроме видов деловой коммуникации деловое общение отличает еще и стиль. Когда речь идет о деловом общении стиль может быть официально-деловым, которому характерны речевые клеше и некоторые коммуникативные формы. Кроме того, бывают стили такие как научный, публицистический и разговорно-бытовой. В последнем имеется ввиду неформальное общение в профессиональной среде, ведь не всегда между коллегами должен протекать процесс коммуникации с помощью официальных документов.

Для деловой коммуникации нужно подготовиться тщательно, так как официальные встречи подразумевают под собой трату личного и рабочего времени, а также настрой на дальнейшее сотрудничество, ведь второго шанса может не быть^[10].

Во время делового общения необходимо знать и понимать значения тех слов, что вы произносите, обращать внимание на вербальные и невербальные сигналы, тон голоса собеседника, его мимику и жесты. На успех коммуникации, как это было сказано раньше, влияет не только умение коммуницировать, а также атмосфера общения, уют, настроение собеседника.

Таким образом мы разобрали понятия коммуникации, деловой коммуникации их виды и роли в организации.

1.4.Интернет-коммуникация

В современном мире основным средством общения является персональный компьютер, смартфон, социальные сети. Изобретение компьютера существенно изменила подход в самой коммуникации, поэтому сейчас общение, даже внутри организации, невозможно представить без чата в мессенджере Whatsapp. Новые информационные технологии – это то, что позволяет нам общаться не только «с глазу на глаз». Их основа это: текст, например, в формате word, таблицы, графика, базы данных, мультимедиа и интернет.

Было бы упущением не рассказать о таком новом виде общения, как интернет-коммуникация. В отличие от традиционного процесса обмена информацией, в интернете коммуникация является массовой. Главный канал передачи информации здесь – интернет, кроме того передать можно не только текст, но и голос, картинку, фотографию, видео, файлы и документы.

Главное преимущество такого вида коммуникации в том, что она происходит быстро, в любую минуту, также есть возможность общаться с людьми даже с других континентов. Главный минус – безответственность участников коммуникации. У человека снижается чувство психологического и социального риска, поэтому люди чувствуют себя более раскрепощёнными и безнаказанными^[11].

Типы интернет-коммуникации:

Компьютер, как источник информации. Человек в качестве передатчика и приёмника информации использует смартфон или компьютер.
Человек вступает в коммуникацию с другим человеком.
Человек вступает в коммуникацию сразу с большим количеством людей.
Много человек вступают в коммуникацию сразу с большим количеством людей.

Социальные сети на сегодня не только обеспечивают человеку его досуг, образование и общение, но и то что помогает в деловом процессе, а без e-mail очень трудно представить себе современную компанию. Интернет помогает повысить производительность труда, оперативно обмениваться информацией, повышает эффективность труда, поддерживает актуальность данных, а создание сайта и страниц в социальных сетях компании сейчас уже являются необходимостью.

ГЛАВА 2. Влияние коммуникации на работу в организации.

2.1.Принципы вежливости и кооперации

Для эффективной передачи информации нужно знать о принципах речевого общения. Говоря в целом о процессе коммуникации будет несправедливо не упомянуть такие важные аспекты, как принцип вежливости Джеффри Лича и принцип кооперации Герберта Грайса.

Мы каждый день общаемся и этот процесс всегда упорядочен, ведь способность вести диалог – это то, что отличает нас от животных и доказывает рациональность нашего поведения. Герберт Грайс сформулировал принцип кооперации следующим образом: «Делайте свой вклад в разговор таким, какой требуется в тот момент, в который происходит разговор, и с той целью или направлением обмена реплик (т. е. диалога), в который вы вовлечены».

Данный принцип приводит в порядок общение и соблюдение принципа ожидается от всех участников коммуникации, если для них целью передачи информации является эффективность общения. Принцип кооперации предполагает, что коммуниканты знают об интересах друг друга и эти самые интересы совпадают.

Для эффективной коммуникации важно соблюдать правила – максимы Грайса:

Максима количества. Для выполнения целей диалога, высказывание должно содержать столько информации, сколько требуется на данный момент.
Максима качества. Не говорите того, что считаете ложным или для рассказа чего у вас нет достаточных оснований.
Максима релевантности. Не отклоняйтесь от темы.
Максима ясности. Нужно избегать непонятных выражений, двусмысленности, многословия и несобранности.

Конечно, люди бывают многословны, говорят не то что думают, часто избегают неловких вопросов и отклоняются от темы разговора, но взаимодействие в речевом общении всегда продолжается и взаимопонимание на каком-либо уровне достигается

Следующий принцип, это принцип вежливости Джеффри Лича. Здесь также существует ряд максим вежливость, а именно – шесть:

Максима такта. Коммуникация должна предусматривать дистанцию. У каждого человека есть личные границы, в том числе, не стоит начинать разговор о том, что собеседнику может совершенно не понравится, к примеру, о личной жизни.
Максима великодушия. Общение не должны быть дискомфортным для участников коммуникативного акта, кроме того, не следует ничего обещать партнёру.
Максима одобрения. Никогда не осуждайте других.
Максима скромности. Для успешной коммуникации нужно придерживаться объективной самооценки и не принимать лесть и похвалу в свой адрес.
Максима согласия. Для решения серьёзных задач нужно сохранять спокойствие и не вступать в конфликты.
Максима симпатии. Быть доброжелательным к другим – благодаря этой максиме можно рассчитывать на эффективность в коммуникации.

Конечно, успешного завершения коммуникативного процесса соблюдение данных максим не предполагает, однако они помогут организовать сам процесс более успешно. Кроме того, созданию позитивной коммуникативной атмосферы помогает ряд психологических принципов общения:

Принцип безопасности. Во время информационного обмена предполагается не причинять психологический или иной вред партнёру.
Принцип децентрической направленности. Не причиняй ущерб тому, ради чего вступили в речевой процесс.

2.2 Организационно – экономическая характеристика ООО «Нижнетагильский меткомбинат»

Нижнетагильский меткомбинат был основан в 1935 году, как заготовительное предприятие для вагоностроительных и паровозостроительных заводов.

В настоящее время на ООО «Нижнетагильском меткомбинате» работает около 12 тысяч человек, территория ООО «Нижнетагильский меткомбинат» составляет 102,5 га земли с коэффициентом застройки 38%. Общая развернутая площадь всех зданий составляет 233834, протяженность железнодорожных путей на территории предприятия 25,6 км, что дает возможность обеспечить грузооборот 814,8 тыс тонн в год. В составе ООО «Нижнетагильский меткомбинат» 5 основных цехов, железнодорожный и автотранспортный цеха, 5 ремонтных и вспомогательных цехов участков, цех по производству инструмента и всех видов технологической оснастки для литейного и обрабатывающего производства.

Сегодня это одно из крупнейших предприятий по выпуску стального литья для изготовления и ремонта железнодорожного транспорта. Завод выпускает каркасы тележек для грузовых вагонов, надрессорные балки, рамы, автосцепки, буксы и многое, многое другое.

Продукция и услуги:

магистральные и промышленные электровозы;
магистральные и маневровые тепловозы;
грузовые и пассажирские вагоны;
вагоны электропоездов и метро;
рельсовые автобусы и дизель-поезда;
вагонное литьё;
тепловозные и судовые дизели;
дизель-генераторы и турбокомпрессоры;
автомобильная коммунальная техника;
запасные части;
ремонт и сервисное обслуживание.

ООО «Нижнетагильский меткомбинат» является единственным предприятием, выпускающим практически всю номенклатуру литья для железнодорожного транспорта. Продукция завода постоянно модернизируется, конструктивно меняется, улучшается технология изготовления, применяются новые сорта стали.

Нижнетагильский меткомбинат является хорошо известной торговой маркой. На предприятии действует система контроля качества, получен сертификат соответствия, разрешено применение знака соответствия системы добровольной сертификации на железнодорожном транспорте, что позволяет более полно удовлетворять требованиям потребителя, а также поставлять продукцию на международный рынок.

Инженерные службы завода работают над созданием новых образцов продукции. В 2018 году в серийное производство внедрен новый поглощающий аппарат «ПМКП110» класса Т-1. Это изделие не имеет аналогов. В нем используется комплект полимерных, упругих блоков, что позволило значительно повысить энергоемкость и надежность. Это первый в мировой практике фрикционный поглощающий аппарат, не требующий предварительной приработки. Он надежно защищает вагон от повреждений при первых ударах. Продолжается работа по организации производства новой грузовой тележки с нагрузкой на ось 25 тонн. Начато производство литых деталей трехосной тележки для думпкаров.

Завод заинтересован в налаживании взаимовыгодного сотрудничества как в традиционной сфере деятельности, производстве отливок массой от 1,5 до 550 кг, так и в новых для нее областях, и имеет для этого достаточно производственной мощности, материально – технических ресурсов и квалификационный персонал.

Партнерами ООО «Нижнетагильский меткомбинат» являются множество городов не только нашей страны, но и других стран, а именно: Рига, Талин, Витебск, Санкт – Петербург, Гомель, Тверь, Ярославль, Москва, Тула, Кременчуг, Днепродзержинск, Ростов – на Дону, Новороссийск, Тамбов, Саратов, Самара, Екатеринбург, Абакан, Новоалтайск, Ангарск, Хабаровск, Певек, Бишкек, Алма-Ата.

2.3 Особенности коммуникационного процесса на ООО «Нижнетагильский меткомбинат»

Так как предприятие ООО «Нижнетагильский меткомбинат» состоит из множества цехов, отделов и подразделений, следовательно, необходимо рассматривать процесс коммуникаций в конкретном отделе.

Это ЦЛИТ – центральная лаборатория измерительной техники, которая занимается ремонтом измерительной техники (технически манометров, дифференциальных манометров, термометров и т.д.) и учетом расхода энергоресурсов и топлива по предприятию.

Отдел предприятия имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Лаборатория ведет учет расхода энергоресурсов и топлива, поэтому ежедневно передается информация о расходе природного газа в центральную котельную предприятия и в компанию «Нижнетагильский меткомбинат», из которой мы получаем данные о барометрическом давлении, которое необходимо нам для расчета расхода на каждом расходомером узле.

Еженедельно и ежемесячно предоставляются отчеты о потреблении и выработке энергоресурсов в отдел энергетиков и в компанию «Нижнетагитскрегионгаз».

Все решения по разработке, внедрению и т.д., в отделе принимаются высшим руководством и до персонала доводятся следующим образом:

посредством издания организационно-распорядительных документов;
на совещаниях;
информированием работников, проводимым руководством на рабочих местах;
использованием телефона.

Таким образом, процесс коммуникации имеет следующий вид:

А если в целом говорить по предприятию информация до персонала доводится через:

совещания у генерального директора;
передачу информации заинтересованным лицам через канцелярию завода;
использование досок объявления;
телефон.

Стоит отметить то, что слухи также в своём роде тоже являются средством получения и передачи информации. Хотя этот способ не всегда является правдивым и эффективным.

Еще следует отметить роль обратной связи в отделе. Она очень велика, ведь от того правильно ли принята информация, зависти эффективность принятия каких-либо важных управленческих решений. Поскольку эти решения очень часто реализуются не начальством, а подчиненными.