Файл: Основные функции в системе менеджмента ( ПЛАНИРОВАНИЕ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА ).pdf

В современной теории западной системы управления выделяют два подхода к классификации функций управления. Первый подход: выделение общих, универсальных функций управления. Они выражают содержание процесса управления в любой организации и не находятся в зависимости от специфики объекта управления.

Второй подход основан на факторе уникальности объекта управления. При этом выделяют целую систему общих или конкретных функций управления в процессе производства. Воплощают в жизнь их соответствующие производственные (функциональные) подразделения.

Например, на современном западном предприятии выполняется более двадцати внешних и внутренних производственных функций, таких, как управление основным производством, финансами, маркетингом, качеством, трудом и т.д.

К наиболее важным общим функциям управления относятся следующие: планирование и прогнозирование; координация и регулирование; контроль; мотивация или стимулирование.^[11]

Планирование – это основная функция менеджмента, представляющая собой вид деятельности по созданию средств воздействия, которые обеспечивают достижение поставленных целей. Планирование используется при принятии важных решений, определяющих дальнейшее развитие фирмы. В соответствии с концепцией немецкого профессора Д.Хана^[12], планирование - это нацеленный в будущее систематический процесс принятия решений. Суть планирования проявляется в конкретизации целей развития фирмы и ее каждого структурного подразделения в отдельности на установленный период: определение хозяйственных задач, способов их достижения, сроков и последовательности реализации, выявление материальных, трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач.

Процесс планирования состоит из четырех этапов: выработка общих целей предприятия; детализация и конкретизация целей; определение экономических и иных средств достижения этих целей; контроль над процессом достижения целей.^[13]

В зависимости от того или иного признака, выделяют различные виды планирования^[14]:

по уровню охвата: общее планирование, которое охватывает всю сферу деятельности организации и частное планирование, которое охватывает отдельные сферы деятельности фирмы.

по содержанию: стратегическое (поиск новых путей и способов); тактическое (создание определенных предпосылок); оперативное (реализация возможностей).

по предмету: целевое планирование (определение целей); планирование средств (материальных ресурсов, трудовых ресурсов, финансов); программное планирование (планирование программ производства и сбыта); планирование действий (специальные продажи, многоуровневый маркетинг и пр.).

по сферам функционирования в процессе деятельности: планирование производства; планирование сбыта; планирование персонала; расширенное общее планирование.

по времени (срокам): краткосрочное планирование (полугодовое, квартальное, месячное, недельное); среднесрочное планирование (на срок от 1 до 5 лет); долгосрочное планирование (на срок от 5 и более лет).

по структуре управления: общее планирование предприятия; планирование сфер деятельности организации; планирование работы подразделений фирмы.

по возможности изменения планов: жесткое и гибкое планирование.

Весь процесс планирования на предприятии можно разделить на два этапа: разработка стратегии фирмы (перспективное, стратегическое планирование) и разработка тактики планирования (оперативное, тактическое планирование). Планирование – это процесс, который включает в себя решение двух основных задач: 1) постановка целей; 2) разработка путей их достижения.

Разницу между стратегическим и тактическим планированием можно свести к разграничению этих двух элементов планирования. Стратегия всегда ориентируется на решение важнейших проблем, достижение целей, важных с точки зрения выживания и развития организации. Обычно объектами в анализе этих целей выступают повышения объема продаж; темпов роста; повышение прибыли; функции на рынке; изменение структуры капитала; перемены в качестве продукции; достижение социальных целей.^[15]

Эффективность планирования во многом зависит от того, насколько соблюдены его принципы. И впервые общие принципы планирования были сформулированы Анри Файолем. В качестве ключевых принципов планирования он выделил следующие принципы: единства, участия, непрерывности, гибкости и точности^[16].

Принципы единства. Так как организация – это целостная система, то всем составным элементам системы нужно развиваться в едином направлении. Плановая деятельность любого элемента организации должна быть взаимосвязана с плановой деятельностью всей организации в целом.

Принцип участия. Этот принцип означает, что при процессе планирования происходит привлечение к себе тех лиц, кого он непосредственно затрагивает.

Принцип непрерывности. Он означает, что процесс планирования на предприятии необходимо осуществлять постоянно без перерыва.

Принцип гибкости. Он тесным образом связан с принципом непрерывности и заключается в предоставлении возможности для планов изменять свою направленность по причине возникновения непредвиденных обстоятельств.

Принцип точности. Любой план необходимо составлять с такой степенью точности, которая возможна для конкретной ситуации.

В общем и целом функция планирования позволяет принимать решения о том, какими должны быть цели организации и что должны предпринимать члены организации, чтобы достигнуть этих целей. То есть, планы содержат список того, что должно быть осуществлено, определяют последовательность, затраты ресурсов и время на выполнение работ по достижению поставленных целей.

В условиях рыночной экономики планы не задаются предприятиям сверху, ресурсы предприятие получает самостоятельно, неся полную ответственность за ассортимент, качество и результаты.

План становится базой деятельности организаций всех форм собственности и размеров, поскольку без него невозможно осуществить обеспечение согласованности в работе подразделений, невозможно осуществлять контроль над процессами, определять потребность в ресурсах, стимулировать трудовую активность коллектива на предприятии. Сам процесс планирования позволяет более четко сформулировать целевые установки организации и применять систему показателей деятельности, нужную для последующего контроля результатов. Кроме того, планирование делает взаимодействие руководителей разных служб организации более тесным.^[17]

Планирование в современных условиях - это непрерывный процесс применения новых путей и способов постоянного совершенствования деятельности организации благодаря выявленным возможностям, условиям и факторам. Следовательно, планы изменяются согласно конкретной ситуации.

Органической составной частью планирования при этом является составление долгосрочных и среднесрочных прогнозов, которые показывают вероятные направления будущего развития организации, изучаемой в тесном взаимодействии с внешней средой. Прогнозы на будущее закладываются в основу стратегических планов, в которых отражаются необходимые для любой организации связи между целями, ресурсами и возможностями внешней среды. В свою очередь, стратегические планы являются базой текущих планов, при помощи которых организуется деятельность предприятий. На их основе реализуется координация перспективных направлений развития фирмы, учитывая ее потребности и ресурсы^[18].  

Стратегическое планирование реализуется в виде долгосрочных планов, в которых показатели прошедшего периода по принципу «будущее будет лучше прошлого» реализуются в программы действий, бюджеты, планы прибылей с выявлением отклонений фактических показателей от запланированных результатов. А также стратегическое планирование осуществляется путем разработки стратегических планов: показатели развития фирмы на предстоящий период разрабатываются с учетом научного обоснования проблемных вопросов, которые могут возникнуть перед фирмой. Здесь перспективы и цели планирования находятся во взаимосвязи между собой для разработки стратегии. Стратегические планы при разработке должны оставаться целостными на протяжении длительного периода времени, но в тоже время должны быть в достаточной мере гибкими, чтобы при необходимости можно было их изменить и переориентировать.

Таким образом, планирование дает возможность заранее учесть внутренние и внешние факторы, которые обеспечивают благоприятные условия для эффективного функционирования и развития фирмы, предприятия или другого структурного подразделения.

1.2. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

Также основной функцией управления считается функция организации, заключающаяся в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми разнообразными подразделениями фирмы, определении порядка и критериев функционирования фирм. Организовать - означает создать некоторую структуру. Организация - это процесс создания структуры предприятия, дающей возможность людям эффективным образом работать сообща для достижения общих целей компании. Организовывать - это значит разделять на части и делегировать исполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий между членами коллектива, а также установление взаимосвязей между различными видами работ^[19].

В любом плане, созданном в организации, всегда присутствует стадия организации, то есть создания реальных условий для достижения запланированных целей. Нередко это требует изменений в структуре производства и управления, для того чтобы увеличить их гибкость и степень приспособляемости к требуемым условиям экономики рынка. Вторая, не менее важная задача функции организации – это создание условий для создания культуры внутри организации, характеризующейся высокой чувствительностью к переменам, научно-техническому прогрессу, общим для всей организации ценностям. Здесь главное - это работа с персоналом, развитие стратегического и экономического мышления в сознании руководителей, поддержка работников, склонных к творчеству, нововведениям и не боящихся рисковать и брать на себя ответственность за решение проблем предприятия.^[20]

Функция организации реализуется двумя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и разделение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками управленческого аппарата. А оперативное управление позволяет обеспечить функционирование фирмы согласно утвержденному плану. Оно заключается в периодическом или постоянном сравнении фактически полученных результатов с намеченными планом результатами, и последующей их корректировке. Оперативное управление взаимосвязано с текущим планированием.

Выделяют два основных аспекта организационного процесса: разделение организации на подразделения согласно целям и стратегиям развития и наделение их полномочиями.

Под организационной структурой фирмы понимают ее организацию из отдельных структурных подразделений с их взаимосвязями, определяемые поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций и обязанностей. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, которые ответственны за деятельность структурных подразделений, образующих организацию фирмы.

Делегирование, как термин, который используется в теории управления, обозначает передачу задач и полномочий лицу, принимающему на себя ответственность за их исполнение. Важно понимать, что делегирование выполняется только в случае принятия полномочий, и собственно сама ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, то есть передавать ее подчиненному. Лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным именно за удовлетворительное окончание работ^[21].

Основные проблемы, которые возникают при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с определением их целей, условий работы и мотивации; распределение ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности мероприятий при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделения, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является увеличение степени эффективности управления.