Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

Экономический фактор, заключающийся в изменении финансовых, материальных и др. ресурсов системы при изменении состава участников системы (управляемых субъектов, промежуточных управляющих органов и т.д.), обладающих собственными интересами;

Фактор неопределенности, заключающийся в изменении информированности участников системы о существенных внутренних и внешних параметрах функционирования;

Организационный фактор, заключающийся в изменении отношения власти, то есть возможности одних участников системы устанавливать «правила игры» для других участников.

Информационный фактор, заключающийся в изменении информационной нагрузки на участников системы.

Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации [5,c.25].

Составляющие успеха организации выживание, эффективность, результативность, производительность, практическая реализация.

Производительность, т.е. относительная эффективность организации, имеет количественное выражение. Она определяется как количество единиц выхода, деленное на количество единиц входа.

Эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, определив денежную оценку ее входов и выходов.

Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. То же самое справедливо, если количество дефектов будет высоким. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество.

Практическая реализация (implementation) важный фактор, поскольку успешным управленческим решением считается такое, которое реализуется практически - превращается в действие - результативно и эффективно. [5,c.32]

При исполнении управленческих функций необходимо выделять внутренние и внешние ситуационные переменные [5,c.36].

Внутренние переменные являются характеристикой организации. Эти переменные в различной степени контролируемы. Они являются результатом управленческих решений, касающихся того, что должна делать организация и кто в этой организации должен делать необходимую работу. Решения, принимаемые руководством в отношении внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна будет данная организация.

Внешние переменные, являются факторами среды, находящейся вне организации, которые оказывают серьезное влияние на ее успех.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общих характеристики: для всех необходима коммуникация, обмен информацией для принятия правильного решения, которое должно быть понятным для других членов организации [5,c.51].

Как уже отмечалось в разделе 1.2.2, этапы коммуникации таковы: зарождение идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование; обратная связь.

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять шум. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, это могут быть, например, различия в информированности и организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Эффективность управленческого труда определяется эффективностью системы коммуникации в организации особенностями обмена информацией на всех ее уровнях. [11,c.4],

В рамках любой организации складываются два вида коммуникации: формальная и неформальная.

Формальная коммуникация контролируется менеджментом и обеспечивает требуемый минимум обмена информацией между членами организации, необходимый для выполнения заданий.

Неформальная коммуникация осуществляется спонтанно в зависимости от потребностей и интересов членов организации. Она обеспечивает обмен информацией для развития отношений между членами организации и получение дополнительных сведений для более точной ориентации сотрудников коллектива относительно тех должностных обязанностей, которые они выполняют.

Процесс коммуникации реализуется в различных формах в зависимости от числа участников, используемых стратегий, коммуникативных целей и т д. [1,c.42]

Под эффективной коммуникацией понимается достижение адекватного смыслового восприятия и адекватной интерпретации передаваемого сообщения. Правильная интерпретация считается состоявшейся, если адресат понимает основную идею текста в соответствии с замыслом адресанта. Неадекватное понимание сообщения может привести к серьезным ошибкам во время выработки и принятия решения, стать причиной нежелательных конфликтов. Эффективность предполагает, что предварительно поставленная цель достигает определенного результата.

Принципы и правила общения складываются из следующих взаимосвязанных постулатов: ориентир на собеседника (его социальная и психологическая роль, его коммуникативные намерения); доверие к собеседнику и сотрудничество с ним; соблюдение вежливости, следование правилам речевого этикета; обоснованность речевого поведения, смена стратегий и тактик в ходе общения; владение вариативностью языковых средств, представление о сценариях общения в речевых ситуациях.

Таким образом, осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого управленческого действия. [5,c.134]

Распространенными препятствиями на путях обмена информацией в организациях служат фильтрация плохих новостей подчиненными, перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура организации. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

В отношении производительности в области коммуникаций следует учитывать, что производительность повышается не увеличением объема информации, а улучшением ее качества. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности. [5,c.471]

Более эффективное использование информации приобретает все более важное значение для обеспечения производительности организации в целом. При этом необходимо учитывать взаимодействия техники, людей, структуры организации и внешней среды.

1.3. Коммуникационные процессы в организации

Эффективность управления организацией, критериями которого являются выживание, эффективность, результативность, производительность, практическая реализация, во многом определяется эффективной внешней и внутренней, формальной и неформальной коммуникацией в организации.

1.3.1 Влияние внутренней коммуникации на эффективность управления организацией.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди. [5,c.60]

Одновременно в организации выделяются следующие группы целей [4,c.10]:

Цель функционирования организации, задаваемая извне или формируемая внутри нее, может быть для своего достижения декомпозирована на отдельные подцели, достижение которых поручаются отдельным структурным подразделениям.

Каждое структурное подразделение может иметь свои собственные цели, которые либо определяются на основании декомпозиции целей организации, либо формируются внутри этого подразделения. Достижение этих целей поручается отдельным сотрудникам структурных подразделений.

Сотрудники (истинные субъекты деятельности) также в свою очередь имеют свои собственные цели, которые могут и не совпадать с целями структурного подразделения и организации в целом

Взаимодействие организации в целом в лице ее единоличного или коллегиального исполнительного органа и ее отдельных структурных подразделений и их сотрудников по поводу реализации целей каждого из субъектов составляет суть управленческих отношений, средством реализации которых являются управленческие решения.

Существует несколько видов коммуникаций внутри организации [11,c.10-11].

Межуровневые коммуникации - перемещение информации в рамках вертикальной коммуникации. Могут происходить по нисходящей (сообщение подчиненным уровням о принятом управленческом решении), по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки); коммуникации между различными отделами, или горизонтальные коммуникации; коммуникации «руководитель - подчиненный». Связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности структурного подразделения в решение задач; обсуждением проблем эффективности работы; оповещением подчиненного о грядущем изменении; получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникации между руководителем и рабочей группой. Позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций - это канал распространения слухов. Так как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации типа «между нами».

Коммуникация может быть односторонняя и двусторонняя. При односторонней коммуникации отправитель посылает сообщение, а получатель его принимает. При двусторонней коммутации оба обмениваются взаимными сообщениями. Каждый вид коммуникации имеет свои преимущества и недостатки. Одной из особенностей односторонней коммуникации является быстрота. Примером быстроты односторонней коммуникации может быть посылка информации с помощью телефонограммы, электронной почты или факса. Виды коммуникаций в организации приведены на рис.2.

рис.2 Виды коммуникаций

Другой разновидностью односторонней коммуникации в организации является издание приказов и распоряжений. Некоторые руководители проводят совещания с подчиненными в условиях односторонней коммуникации, знакомя сотрудников с новыми проектами, организационными задачами и перспективами. Тем не менее, на практике односторонняя коммуникация не во всех случаях эффективна. Как правило, она характеризуется высокой степенью неточности. Этот вид коммуникации из-за отсутствия обратной связи не дает отправителю информации уверенности в том, что содержание сообщения полностью соответствует первоначальному замыслу и что оно дошло до адресата.

Двусторонняя коммуникация в отличие от односторонней является более медленной. [11, c .13] Порой она также производит впечатление шумной и неорганизованной. Однако она является более точной. Двусторонняя коммуникация обеспечивает подтверждение получения сообщения и согласование его интерпретации участниками. Таким образом, двусторонняя коммуникация является более эффективной, так как способствует достижению взаимопонимания между отправителем и получателем информации. Предварительное планирование такой коммуникации не обязательно, поскольку участники в ходе взаимодействия могут уточнять и согласовывать смысловое понимание сообщения.

Как уже отмечалось важной стороной организационной коммуникации является межличностная коммуникация. Это любая коммуникация внутри групп, взаимодействие представителей различных групп внутри организации, общение представителей организации с представителями внешней среды и т.д. [11,c.16].

Межличностная коммуникация обеспечивает поиск информации и решение проблем, уточнение и выполнение групповых заданий, осуществление социальных ролей в организации. Эффективность межличностной коммуникации во многом определяется индивидуальной техникой посылки и приема сообщения.

Деловая коммуникация основана на принципе, сущность которого заключается в том, что отправитель сообщения несет ответственность за результативность коммуникации. В процессе развития коммуникации были сформулированы следующие правила эффективной посылки сообщений: [11,c.18]

Ясность - от кого именно исходит сообщение. Авторство, право собственности на конкретное сообщение включает в себя ответственность за изложенные идеи и выраженные переживания. Сообщение должно быть конкретным и достаточным.