Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Теоретические аспекты коммуникации и управления организациями ).pdf

Эффективное управление коммуникацией в организации предполагает не только обеспечение функционирования различных коммуникационных каналов, но также использование разнообразных методов, направленных на получение специфической информации [11,c.32-35].

Наиболее популярными методами сбора информации в организации являются следующие: анализ мнений членов организации по конкретным проблемам для внутреннего организационного использования; обмен информацией во время собраний, совещаний, в период обучения; исследование качества продукции и результативности деятельности.

Исследование мнений членов организаций и других заинтересованных лиц осуществляется в виде интервью или опросов (анкетирование).

Интервью - формальный или неформальный разговор В зависимости от ситуации и цели исследования практикуют индивидуальное или групповое интервью. Его эффективность зависит от того, кто с кем и о чем говорит. Важны компетентность в предметной области, умение слушать и задавать вопросы, умение поддерживать непринужденную атмосферу диалога. [9,c.80]. Преимуществом этого метода является возможность получения информации в процессе беседы, а также в результате наблюдения за поведением и реакциями собеседников.

Довольно эффективна такая разновидность интервью, разговор (формальный или неформальный) с теми сотрудниками, которые по различным причинам покидают организацию, метод, во-первых, позволяет выявить причины, по которым уходят из структуры; во-вторых, ввиду отсутствия сдерживающих факторов позволяет получить дополнительную информацию о возможных проблемах и противоречиях в организации.

Опрос сотрудников. Существуют два типа опросов: письменный (анкетирование) и устный (например, по телефону). Он осуществляется по заранее подготовленной схеме: вопросы могут быть открытыми (подразумевают самостоятельное формулирование ответа) и закрытыми (в данном случае респондентам предлагается перечень вариантов ответов, из которого следует выбрать один, наиболее точно отражающий мнение конкретного индивида). Это самый дешевый вариант получения большого объема информации. [9,c.91]

Наблюдение является самостоятельным методом получения информации. Наблюдение осуществляется за процессом взаимодействия и общения сотрудников. Исследуются продолжительность, характер, продуктивность. Результаты наблюдений ложатся в основу определения и оценки проблем.

Эффективным методом получения информации относительно мнений, позиций, отношений членов организации, а также степени их компетентности и заинтересованности в той или иной области и проблеме может стать налаживание группового обмена и взаимообмена различными сведениями. Ниже дается краткое определение наиболее популярных и эффективных разновидностей этого метода. [9,c.75]

Групповая дискуссия - организация открытого форума по обсуждению конкретной проблемы, выявлению мнений и поиску альтернатив решения.

Техника критического инцидента. Этот метод реализуется, когда созывается собрание наиболее опытных и компетентных сотрудников, каждый из которых описывает случаи из своего опыта, характеризующие наиболее и наименее эффективную деятельность. В результате обмена опытом достигается согласие относительно моделей поведения, которые определяют успех или провал в работе.

МВО (management by objectives) или управление по целям. Этот метод предполагает организацию встреч руководства с менеджерами среднего и линейного уровня, на которых в режиме двусторонней коммуникации обсуждаются: (а) цели и задачи организации и ее подразделений; (б) методы измерения достижения целей и выполнения заданий; (в) сроки выполнения заданий. Затем менеджеры среднего и линейного уровня проводят соответствующие встречи со своими подчиненными. Наибольший эффект достигается в том случае, если организуются повторные встречи, на которых обсуждается ход выполнения заданий, а также результативность и эффективность организационной деятельности на всех уровнях иерархии.

Консультативный совет - предполагает формирование специального органа, обеспечивающего поддержку стратегической подпитки руководства. Члены совета могут быть временными или постоянными, они могут работать в организации или приглашаться со стороны. Они могут быть призваны для принятия решений или для предоставления рекомендации и идеи; выступать от имени различных групп или одной из групп организации. Возможно существование советов на всех уровнях управления. Эффективность деятельности консультативного совета определяется: ясностью его целей и задач; отбором наиболее компетентных кандидатур (специалисты и менеджеры всех уровней); установленными правилами деятельности совета; обеспечением активного и заинтересованного участия всех его членов; обеспечением обратной связи (совет - организация).

Дельфийская процедура - эффективный способ исследования проблемы, при котором оказывается минимальное воздействие на участников. Особенностью этого метода является то, что участники процедуры - эксперты в предметной области не собираются в группу и не дискутируют. Они в письменном виде отвечают на заданный вопрос, сохраняя при этом анонимность. Результаты собираются, анализируются; формируется следующая группа вопросов. На эти вопросы эксперты опять отвечают. Процедура продолжается до тех пор, пока все участники не достигнут согласия по ключевым вопросам. Недостатком метода является то, что процедура требует временных затрат.

Техника номинальной группы (NGT technique) - разновидность дельфийской процедуры. Формируется группа компетентных экспертов, которых собирают в номинальную группу, объясняют цель и задачи, затем просят письменно генерировать идеи, определять проблему и оценивать решения. Ответы участников собираются и записываются на доске. Все присутствующие знакомятся с результатами. Затем проводится обсуждение и оценка выдвинутых идей и предложений. Участники ранжируют их по значимости.

Важный аспект эффективного управления коммуникацией- анализ полученной по всем каналам информации в целях дальнейшего совершенствования системы управления и повышения эффективности организационной деятельности.

Анализ заданий - анализ совокупности функций и ролей, которые выполняет тот или иной сотрудник в рамках должностных обязанностей. Этот анализ позволяет выявить проблемные зоны производственной эффективности и личной удовлетворенности от работы, выполняемой конкретным сотрудником. [11,c.36-40] Анализ основан на выявлении потребностей в выполнении определенной совокупности заданий и функций, обеспечивающих эффективность организационной деятельности. Затем осуществляется сравнение организационных потребностей (актуальных и перспективных) с реальным распределением функций и ролей. Такой анализ позволяет составить объективное представление о степени эффективности распределения заданий и полномочий, о вероятном существовании должностей с неоправданно дублирующими функциями. Анализ заданий также позволяет выяснить уровень компетентности и специализации сотрудников, которые нужны организации уже сейчас или понадобятся ей в ближайшее время.

Анализ продуктивности работы - многоуровневое сравнение реальных показателей организационной деятельности: с международными и отечественными стандартами; с целями и задачами организации; с образцами наибольшей продуктивности, которую демонстрируют отдельные члены организации и подразделения; с образцами наименьшей продуктивности индивидуальной и групповой деятельности. Этот метод позволяет получить информацию как о наиболее эффективной, так и о самой убыточной деятельности отдельных сотрудников и функциональных подразделений, но он не позволяет выявить причины. Поэтому специалисты рекомендуют пользовать этот метод в сочетании с другими.

Оценка деятельности сотрудника - установление и определение индивидуальных проблем персонала; при этом выясняется и анализируется отношение конкретного члена организации к политике менеджмента и к конкретной организационной проблеме. Этот метод позволяет поддерживать обратную связь, согласовывать ожидания руководства и персонала и достигать больше уровня взаимопонимания и доверия. Он используется как отправной пункт стратегического планирования организации. Эффективность этого метода организационной коммуникации определяется выбором объективных критериев оценки деятельности персонала.

Тестирование навыков выполнения задания - предполагает определение и оценку уровня компетентности сотрудников при выполнении задания. Данный метод получения и оценки объективной информации об уровне профессионализма членов организации дает особый положительный эффект, если отличается комплексностью. Регулярное исследование изменения разрыва между имеющимся уровнем компетентности и тем, который необходим для эффективного достижения стратегических целей организации должно включать тестирование сотрудников, занимающих различные статусные позиции в организации. На основе анализа результатов правомерно проводить кадровые изменения и организацию обучения персонала тем навыкам, которые в скором будущем определят эффективность организационной деятельности.

Для того чтобы полностью реализовать позитивный потенциал различных коммуникативных методов и процедур, менеджер должен проявлять постоянную заботу о развитии коммуникативных навыков персонала и совершенствовании организационной культуры, которая ориентирует членов организации не на выживание, а на развитие.

Кроме задачи управления неформальными организациями с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия, руководство, очевидно, должно также повышать эффективность командных групп и комитетов [5,c.318].

Самая эффективная группа - это та, чей размер соответствует ее задачам, в составе которой находятся люди с непохожими чертами характера, чьи нормы способствуют достижению целей организации и созданию духа коллективизма, где здоровый уровень конфликтности, хорошее выполнение как целевых, так и поддерживающих ролей и где имеющие высокий статус члены группы не доминируют.

Лидерство, способность влиять на других таким образом, чтобы они работали на достижение целей, необходимо для эффективного управления. [5,c.345-346] Чтобы руководить, необходима власть. Власть, способность влиять на поведение людей необходимы для эффективности организации, потому что руководители зависят от людей, над которыми у них нет прямой власти, или есть, но очень слабая.

Основные типы власти - это принуждение, вознаграждение, компетенция, пример и традиции. Руководитель может также влиять через разумную веру, вовлечение в принятие решений и убеждение.

Эффективность какого-то типа власти зависит от того, считает ли исполнитель, что руководитель может удовлетворить или не удовлетворить его активную потребность, и от ситуации.

Экспертная власть, влияние через разумную веру распространяется все больше и становится эффективной благодаря возрастающей сложности технологии и размера организаций. Из-за меняющихся социальных ценностей руководители организаций считают убеждение и участие самыми эффективными средствами влияния на тех, кто не занимает управленческих должностей, коллег, и на тех, кто не является членом организации. Хотя эти методы действуют более медленно и менее определенно, чем другие, они, по-видимому, способствуют увеличению эффективности организации, когда исполнитель мотивирован потребностями более высокого уровня, особенно если задача неструктурированна и требует творческого подхода.

Ситуационный подход к лидерству выявляет несколько способов повышения эффективности руководства: например, переформирование групп, чтобы добиться психологической совместимости с личностью руководителя, перепроектирование задачи или модификация должностных полномочий. [9,c.95]

Таким образом, эффективность коммуникации зависит от работы с внутренней средой предприятия (персонал, менеджмент) организационной культуры предприятия, методов информирования работников и внутренней системы мотивации. Политика взаимодействия во внешней среде влияет в основном на создание долгосрочных потребительских отношений предприятия и клиентов, ведет к снижению институциональных издержек. [11,c.7],

Система коммуникации организации включает в себя коммуникативные сети групп и подразделений, которые обеспечивают осуществления стратегического плана организации, а также исполнения задач и инициатив структурных подразделений, реализацию интересов и целей сотрудников. Наиболее приемлемым типом организации коммуникационной сети в организации специалисты считают «паутину». Именно этот тип позволяет использовать 10 каналов коммуникации, соединяя преимущества сети типа «круг» и «звезда». [11,c.22]

Использование разнообразных методов осуществления формальной и неформальной коммуникации обеспечивает такой обмен информацией в организации, который позволяет определить оптимальное достижение организационных целей и эффективное управление.

Самым эффективным стилем управления и коммуникации в сегодняшнем быстро меняющемся мире является стиль адаптивный, или то, что Арджирис назвал стилем, ориентированным на реальность.

Развитие информационных технологий способствовало изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Это позволило расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два изобретения в информационных технологиях - создание компьютерных сетей и средств беспроводной связи. Современными средствами коммуникации, которые могут использовать организации являются: электронная почта, голосовая почта, факс, телеконференция, видеоконференция, электронный обмен данными, интрасети, или внутренние сети.