Файл: Раскрытие основных функций менеджмента и обоснование актуальности реализации этих функций на конкретном предприятии.pdf

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

На данном предприятии реализуются следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, оформление приёма, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учёта личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональное обучение, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. на предприятии не реализуются, что несомненно влияет на экономическую эффективность его работы.

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера.

Таким образом, организационная структура ООО «Лента в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

• Негибкая структура организации;
• Чётко определённые задачи для всех структурных подразделений;
• Власть проистекает из иерархических уровней в организации;
• Иерархическая система контроля;
• Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;
• Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширять масштабы своей деятельности.

Мотивация.

В продолжение изучения отсутствия внимания руководства к вопросам управления персоналом в ООО «Лента» мы будем заниматься вопросами мотивации.

При планировании и организации работы менеджер определяет, чего именно организация должна выполнить, когда, как и кто, по их мнению, должен это делать. Если выбор этих решений сделан эффективно, менеджер может воплотить свои решения в действия, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс мотивации себя и других к работе по достижению личных целей или организационных целей.

Общеизвестным фактом является то, что методы личной мотивации могут быть материальными и нематериальными.

Что касается методов материалов, приоритет следует отдавать организации оплаты труда.

На этом предприятии организация оплаты труда относительно упрощена.

Рядовые работники (продавцы, работники склада, младший обслуживающий персонал (техники, грузоотправители), охранники имеют строго фиксированную заработную плату, которая не зависит от их личного вклада в деятельность организации, а также получают бонусы за работу всей компании, бухгалтерия и персонал.

Менеджер магазина также имеет фиксированную зарплату + бонус на основе результатов деятельности своего подразделения + бонусы в результатах деятельности всего предприятия.

Руководители службы (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела безопасности), кроме заработной платы, имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «Лента» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников ООО «Лента» реализуется путём прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается ещё более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение благодарности персоналу ООО «Лента» за достигнутые результаты (объёмы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается прежде всего в высокой текучести. Это несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ООО «Лента».

Контроль и анализ.

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассматривать их в целом, поскольку именно в процессе контроля анализируются основные показатели деятельности компании, используются доступные ресурсы анализируются, и последующие планы разрабатываются на основе этого анализа.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Необходимо выявлять и решать проблемы до того, как они станут слишком серьёзными, а также может использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установления стандартов, изменения фактических достигнутых результатов и внесения корректировок, если достигнутые результаты значительно отличаются от установленных стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учёта и отчётности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ООО «Лента» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путём получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчётности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Лента».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объёма фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении предварительного контроля. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих - заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчёты о деятельности своих подразделений и результатах их работы.

Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планёрок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению.

Рекомендация - некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения.

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ООО «Лента» проводит анализ фактически полученных и требовавшихся результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем (в чем и заключается функция анализа). Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.

Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на ООО «Лента» можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование, чему мы и уделим более пристальное внимание в третьей части данной работы, попытавшись дать рекомендации по устранению существующих недостатков.

Глава 3. Рекомендации по совершенствованию реализации функций менеджмента

3.1. Совершенствование функции планирования

Как уже упоминалось выше, в этой компании достаточно хорошо отработан процесс краткосрочного оперативного планирования, но он не является долгосрочным, стратегическим. В результате у ООО «Лента» нет чётко определённой стратегии дальнейшего развития, нет стратегического видения, нет миссии как таковой.

Формулировка миссии является важной частью перехода компании к стратегическому управлению. В конце концов, миссия - это глобальная общая цель, развитие которой означает определение направления движения предприятия.

Миссия организации даёт субъектам внешней среды общее представление о том, что такое организация, что она ищет, что она означает в своей деятельности, какова ее философия. В то же время это способствует формированию имиджа организации.

Тщательно сформулированная миссия должна уточнить, во-первых, что такое предприятие и как оно стремится быть, а во-вторых, показать разницу между предприятием и другими.

Миссия ООО «Лента» может выглядеть следующим образом:

ООО «Лента» - это организация, основной задачей которой является удовлетворение потребностей наших клиентов в высококачественной продукции наряду с высококачественным обслуживанием, чтобы каждый клиент чувствовал себя уникальным и незаменимым для каждого из наших сотрудников.

Стратегическое видение - это перспективный взгляд на направления развития организации, базовая концепция того, что организация пытается сделать и чего достичь. Стратегическое видение необходимо руководству организации, чтобы снять все сомнения относительно долгосрочных перспектив ее развития. Обоснованное видение крайне важно для обеспечения эффективного стратегического лидерства.