Файл: Влияние кадровой стратегии на работу службы персонала (Понятие и сущность оценки персонала).pdf
Добавлен: 01.04.2023
Просмотров: 88
Скачиваний: 1
Что дает проведение кадрового консалтинга компании?
Экономию времени руководителя и ключевых сотрудников на подбор персонала.
Оптимизацию общих издержек и затрат на ФОТ.
Независимую оценку системы управления кадровыми ресурсами.
Повышение производительности труда.
Поддержание нормального психологического климата в коллективе.
Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.
Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1 Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер). Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер. Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет [13, с. 48].
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции. Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел
1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты: наименование организации (в полном виде) наименование структурного подразделения (в полном виде) номер дела (в соответствии с номенклатурой) заголовок дела срок хранения документов по номенклатуре
2. В дело подшиваются: только оформленные и исполненные документы один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев изданные в одном календарном году
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.) [15, с. 68].
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом. Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка: по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации; «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам [13, с. 74].
А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
Сложно организовать хранение больших объемов физических записей, и еще труднее, когда из этого большого объема бумаг необходимо извлечь запись. Без использования эффективной системы управления документами совершенно точно, что управление документами будет подвержено ошибкам человека. Некоторые исследования показали, что использование электронного управления документами дает ряд преимуществ, благодаря которым обеспечивается эффективное управление и повышение качества работы предприятия в целом. Одним из существенных преимуществ наличия такой системы является простота поиска информации. Ведь даже предприятие малого бизнеса имеет много контрактных договоров или связанных с закупками и продажами документов, которыми необходимо управлять. Большинство из них являются физическими документами, которые в настоящее время хранятся в архивных папках. Из-за этого часто возникает нехватка места для их хранения. В связи с этим более старые файлы должны быть отправлены во внешнее хранилище или утилизированы, что создает дополнительную излишнюю работу. Такие документы не всегда легко отслеживать и их трудно найти, особенно если их отправить во внешнее хранилище. С каждым годом документов становится все больше и ими сложнее управлять. Обычно для управления определенными документами назначается ответственное лицо [14, с. 78].
Как только это лицо покидает компанию или переходит на другую должность, возникает проблема, что новому сотруднику трудно найти документы, которыми управляет предыдущий человек. Проблема, с которой приходится сталкиваться, связана с трудностью получения документов, если они были неверно размещены или отправлены во внешнее хранилище. Кроме того, управление физическими документами является сложной задачей и, безусловно, подвержено ошибкам человека. Всегда существует риск того, что документы могут быть неправильно заполнены или даже потеряны.
Большинство проблем возникают, когда мы имеем дело с традиционными бумажными документами. Проблема в координации управления цепочками жизненного цикла документов происходит из-за искажения информации, а также задержек с получением информации. Большая часть системы управления документами, будь то физическая или электронная, должна соответствовать ряду критериев. В соответствии со стандартом ISO Records Management Standard 15489 существуют три основные характеристики для записей, которые управляются системой ведения документации. Этими тремя характеристиками являются:
a) Аутентичность
b) Надежность
c) Целостность [11, с. 47].
Аутентичность или подлинность относится к способности доказать, что соответствующий документ остается точным, надежным и целостным с течением времени. Надежность, связанная с аутентичностью, является тем, насколько запись может быть точно сохранена. Надежные документы должны гарантировать качество представления о любой задокументированной в них информации без искажения, изменения или как-либо другой порчи с течением времени. Моделирование бизнес-процессов важно для обеспечения соответствия проекта потребностям предприятия. Целью этого процесса моделирования является выявление зависимостей между процессами, их поведением, а также функцией каждого процесса. Проблема, возникающая из этого сценария, заключается в том, что как модель бизнес-процесса, так и модель данных необходимо интегрировать в некоторый момент процесса работы системы, а описанное и фактическое состояние не всегда соответствуют.
При изучении моделей данных и моделей процессов следует учитывать жизненный цикл записей. Правильный жизненный цикл записей – это перспектива, которая принесет наибольшую пользу организации. В нем представлена методология, которую люди могут использовать для обработки документов в своей организации. На рис. 3 показан жизненный цикл записей или жизненный цикл документа на предприятии.
Используя жизненный цикл записей, можно надлежащим образом определить, каким образом организация должна управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему или построить совершенно новую. Наличие системы электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в бизнес организации. Для предприятий, в том числе и малого бизнеса, важны открытость и прозрачность хранящейся информации. Технология электронного документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями доступа пользователей.
Рисунок 1. - Жизненный цикл документа на предприятии [10, с. 69]
Эта система должна облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что, безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы, улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией. В случае, если сотрудники предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все необходимые документы и действия с ними через систему. Новые пользователи не будут вынуждены полагаться на уезжающих сотрудников, для получения необходимой информации. Плюсом в этом случае является то, что управление информацией в данном случае менее зависимо от людей, что также говорит о том, что оно может быть менее склонным к человеческой ошибке, а, следовательно, и более надежно.
И хотя СЭД может сильно помочь бизнес-организации, проблемы физического документооборота не отчуждаются от нее. Все проблемы, возникающие при управлении физическими бумажными документами, также присутствуют в управлении электронными документами. Проблемы, связанные с индексацией и организацией документов, считаются уникальными для электронных систем теми, кто изучает документацию. Но это не совсем так. Такие проблемы уже давно присутствуют в системах физического документооборота. Неправильная структура и внедрение СЭД может создать проблемы и поставить под вопрос ее необходимость. К числу рисков и последствий отсутствия эффективной и правильно структурированной СЭД относятся:
a) неполные и плохо организованные бумажные документы
b) электронные записи, еще не завершенные или не организованные должным образом
c) аутентичный запас данных, который трудно распознать, поскольку возникает избыточность из-за дублирования электронных записей
d) без ограничений для хранения документов требуется еще большая емкость хранилища
e) отсутствие обзора и информации о том, как найти нужную запись или документ
f) процессы архивации не выполняются .
Еще один вопрос, который следует учесть при разработке СЭД – это скорость принятия решения конечным пользователем. Удобная для пользователя система может быть одним из факторов, которые могут способствовать повышению скорости принятия решения пользователей. Коэффициент успеха пользователя – это фактор успеха СЭД. А не технологический аспект.
Рабочий процесс организации: основное внимание в предлагаемой СЭД должно быть обращено на то, чтобы облегчить хранение и извлечение документов из базы данных, которые связаны с процессами заключения контракта между организацией и ее поставщиками/поставщиками. Если вводить упрощенную форму, то на предприятии существует приблизительно четыре процесса: подготовка тендерного плана, принятие и утверждение заявок, оценка предложений и ведение договоров.