Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны, как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала. Чтобы эффективно работать в области торговли, необходимо не только иметь обширный ассортимент товаров и квалифицированный персонал, но и уметь грамотно управлять бизнесом. Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных оборотных средств (производственных запасов, готовой продукции, товара). При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание.

Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения.

В настоящее время существует необходимость поднять эффективность бизнеса, для этого требуется автоматизировать некоторые сферы деятельности фирмы «Art-материя», т.е. автоматизировать часть процессов и сфер посредством определенных видов программных продуктов.

Новизна разработки информационной системы автоматизации складских операций заключается в том, что на данный момент такая система не создана и не внедрена в салоне текстильного дизайна «Art-материя». При ручном учете товара, на весь процесс требуется не малое количество времени. Актуальность задачи, связанной с автоматизацией складских операций по учёту товара, состоит в том, что данная программа позволяет сократить ручные операции, ускорить и упростить обработку информации, повысить точность, достоверность и полноту учета товара на фирме.

У данного программного продукта существуют аналоги, такие как 1C: Торговля + Склад, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус, Фолио и другие. Их применение повсеместно, но они решают более общие задачи деятельности предприятия. Такие программные пакеты либо отличаются универсальностью, что делает их стоимость неоправданно высокой, либо ориентированы на более узкие области, не соответствующие области применения разработанной системы. Поэтому для фирмы «Салон текстильного дизайна»разработана совершенно новая АИС, удовлетворяющая потребностям данного предприятия.

Цель проекта – проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».

Задачи:

Исследовать предметную область;

Выявить проблемы;

Построить систему операций бизнес-процесса «Складской учет».

Базовым средством достижения цели является разработка информационной системы.

Объект исследования – салон текстильного дизайна «Art – материя».

Предметом исследования являются складские операции на фирме.

Для решения задачи «Учет товаров» было выбрано несколько программных средств: сервер баз данных − MySql 5.1, язык программирования − VisualC#, целевой фреймворк − .NetFramework 2.0, структурированный язык запросов − SQL, среда разработки − VisualStudioExpressEdition 2005.

MySql 5.1 выбран для проектирования базы данных.MySql 5.1 предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, байтовые массивы). Можно задать формат хранения (длина строк, точность представления чисел и даты/времени) и представления этих данных при выводе на экран. Т.к. MySql 5.1 – свободно распространяемое ПО, устанавливаемое на сервере, это дает возможность создать приложение, работающее через сеть с удаленным сервером БД. В MySQL существует несколько видов хранилищ данных. Это указывается при создании объекта директивой ENGINE = тип. В конкретном случае по ряду причин был выбран тип MyISAM.

Таблицы MyISAM прекрасно подходят для использования в WWW и других средах, где преобладают запросы на чтение. Таблицы типа MyISAM показывают хорошие результаты при выборках SELECT. Так же таблицы MyISAM являются платформенно-независимыми. Табличные файлы можно перемещать между компьютерами разных архитектур и разными операционными системами без всякого преобразования. Для этого MySQL хранит все числа с плавающей запятой в формате IEEE, а все целые числа – в формате с прямым порядком следования байтов.

Для разработки пользовательского интерфейса и логической части системы выбран редактор VisualStudioExpressEdition 2005. Эта версия редактора является бесплатной и содержит урезанные возможности платной полноценной версии, однако это не уменьшает её удобство.

Структурированный язык запросов SQL выбран для написания запросов к базе данных. SQL (StructuredQueryLanguage) представляет собой непроцедурный язык, который является универсальным способом манипулированияданными в СУБД.

Работа состоит из введения, заключения, двух глав и списка литературы.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

ИП Андреев осуществляет деятельность с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Предприниматель – индивид, который берет на себя риск, связанный с организацией нового предприятия или с разработкой новой идеи, новой продукции или нового вида услуг, которые он предлагает обществу. Индивидуальный предприниматель – организационно-правовая форма, предусмотренная законодательством РФ для ведения гражданами предпринимательской деятельности.

Салон «Art-материя» – частное предприятие, штат которого состоит из девяти человек; в штат входят: директор, бухгалтер, менеджер, два продавца-консультанта, два дизайнера, мастер по пошиву, водитель.

Организационная структура предприятия представлена на рис.1 в виде блок-схемы.

Администрация

Отдел закупок и сбыта

Бухгалтерия

Касса

Склад

Торговый зал

Отдел доставки

Отдел пошива

Рисунок 1.Организационная структура салона текстильного дизайна «Art-материя»

Высшим органом управлением предприятия является директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера, управление деятельностью компании. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.Отделом закупок и сбыта управляет менеджер. Задачами отдела закупок и сбыта являются формирование ассортимента товаров,поиск поставщиков,организация закупок,приемка товаров,управление торговыми агентами, прием заказов на поставку товаров, организация доставки.

Отдельно выделен бухгалтерский отдел, занимающийся ведением бухгалтерского учета, формированием отчетов для налоговой инспекции, начислением налогов, решением всех вопросов связанных с налоговой отчетностью и др.

В торговом зале организуется взаимодействие с новыми и постоянными покупателями товаров, поиск новых клиентов и обслуживание постоянных клиентов, осуществляется реализация товаров. Торговый зал выполняет следующие функции:

- розничная продажа товаров населению;

- своевременное пополнение товаров в торговом зале за счет запасов на складе;

- передача первичной информации о реализации и движении товаров в бухгалтерию.

В отделе пошива изготавливаются текстильные изделия.

В складском хозяйстве решаются следующие задачи:

- прием поступающего товара по качеству и количеству;

- организация оптимального размещения поступающего товара;

- извещение всех заинтересованных служб о предполагаемых сроках и объемах поставок товаров;

- проведение инвентаризаций складов.

Функциями отдела доставки является своевременная доставка товара клиентам.

Отдел закупок и сбыта является основной частью фирмы, в нем ведется организация поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежение за товарными запасами, контроль деятельности склада.

Отдел рассматривается с целью выявления типовых операций, необходимых для ведения учета товаров, которые в дальнейшем потребуются для разработки базы данных.

В отдел закупок и сбыта поступает информация о поступлении товаров от производителей тканей, далее происходит прием товаров доставленных по заказу фирмы, товар распределяется на склад, также вданный отдел поступает информация со склада о наличие товара и из торгового зала о проданных товарах. Еще одной функцией отдела является анализ прибыли и убытков потоварам. Подробнее сущность задачи учета товаров рассмотрена в п.1.1.2.2.

Сущность задачи учета товаров рассматривается с целью выявления перечня документов, необходимых для ведения учета, что в дальнейшем потребуется для разработки базыданных.

Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей.Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов. Поступление и расходование товаров требует учета прибытия и выбытия данных ценностей в количественном и стоимостном выражениях по направлениям их выбытия, видам ценностей.

Учёт товаров в торговых организациях предполагает соблюдение следующих принципов:

1. Принцип материальной ответственности работников за товарно-материальные ценности при их приёмке, хранении и отпуске. Применение полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности определяет ведение учёта товаров по местам хранения.

2. Принцип документального оформления хозяйственных операций. Этот принцип торговые организации реализуют путём применения типовых форм товарных документов для учёта поступления и реализации товаров, которые являются бланками отчётности.

3. Принцип периодической отчётности материально ответственных лиц обусловлен периодичностью бухгалтерской отчётности и необходимостью своевременной обработки и обобщения текущих данных по движению товаров с целью получения информации о товарных запасах, об их реализации, выявления валового дохода от реализации товаров и т.п.

4. Принцип использования в учёте денежного и натурального измерителей определяет ведение натурально-стоимостного и стоимостного учёта в натуральных единицах и национальной денежной единице независимо от валюты контрактов.

5. Принцип соответствия в учёте товарных операций требует:

- отражения в учёте поступления, выбытия товаров в том отчётном периоде, в котором совершены хозяйственные операции;

- соответствия учётных и отчётных данных фактическому наличию товаров, что обеспечивается их инвентаризацией;

Таким образом, полный и достоверный учёт и глубокий анализ движения товаров даёт возможность торговой организации влиять на скорость оборота торгового капитала, не допускать затоваривания, осуществлять контроль сохранности товаров, предупреждать образование недостач и, в конечном счёте, получить максимальную прибыль.

Учет товаров происходит посредством получения выходных документов. Выходные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

- приходная накладная;

• расходная накладная.

Выходными документами являются отчеты по различным периодам.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Рисунок 2. Существующие бизнес-процессы

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Движение документов на предприятии

Если товар приобретает или заказывает частное лицо, то:

1. Выписывается накладная в двух экземплярах.
2. Пробивается чек.
3. Ставится печать и подпись.
4. Покупатель тоже расписывается. Далее получает товар, либо при заказе, получает товар на дому по чеку или накладной с нашей подписью.
5. Одна накладная остается на складе, а в конце рабочего дня возвращается в офис.

Рисунок 3. Схема документооборота

Приприобретении или заказе товара юридическим лицом, это уже безналичные расчеты:

1. Заключается договор в двух экземплярах и подкалывается в папку.
2. Выписывается счет в двух экземплярах и выдается покупателю для последующей оплаты.
3. После оплаты выписывается накладная в трех экземплярах и отдается покупателю по доверенности от фирмы.
4. Ставится печать и подпись.
5. Покупатель тоже расписывается и получает товар на складе, либо, при заказе, на предприятии, по накладной с росписью выписывающего лица и печатью.
6. Один экземпляр документов подкалывается в папку с последующей передачей ее в бухгалтерию. Одна накладная остается на складе, а в конце рабочего дня возвращается в офис.