Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Учет первичных документов по приходу и расходу товаров, материально ответственным лицам рекомендуется вести в документах «Приход» и «Расход», которые должны содержать краткую характеристику документа, его дату и номер, сведения о поступивших и расходованных товарах.

Каждый приходной первичный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) и каждый расходной первичный документ (источник продажи товаров, номер и дата документа, сумма проданных товаров или оказанных услуг) записываются отдельно. Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления выходных документов, т.е. отчетов.

Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе оприходования и расхода товаров, являются документы, приведенные в таб. 1.

Таблица 1

Переченьвыходных документов, получаемых в результате решения задачи учета товаров

Наименование Групп (классов задач)

Наименование задач

Наименование выдаваемыхдокументов

Период решениязадачи

Назначение выдаваемых документов

Подразделения, которым предназначены выходные документы

Учет

Учет товаров

Отчет «остатки по складам»

3 раза

в месяц

Контроль прихода, расхода и остатка товаров

Отдел закупок и сбыта

Финансовая отчетность

Учет работы складов и их сотрудников

Отчет «Выручка сотрудников»

Отчет «Прибыль складов»

1 раз в месяц

Учет и контроль работы сотрудников и складов

Бухгалтерия

Администрация

В отчете «Остатки товаров» указывается наименование склада; общую сумму оприходованных товаров за отчетный период; общую сумму расхода товаров; лимит остатка товаров; период, за который составляется отчет.

В отчете «Выручка сотрудников» указывается наименование склада; ФИО сотрудника, количество выручки за отчетныйпериод; период, за который составляется отчет.

В отчете «Прибыль складов» указывается наименование склада; количество выручки за отчетныйпериод; период, за который составляется отчет.

Основные задачи предприятия, необходимые для выполнения задачи учета товаров, – это поставка, размещение и продажа товаров.

Схема их взаимодействия показана на рис.4.

Рисунок 4. Схема взаимодействия основных задач предприятия

Прием, учет товара

Внутренняя транспортировка

Хранение товара

Сбор информации о рынке сбыта

Поставка на склад

1. Перемещение товара

2.Размещение товара

Вводтовара в цикл

Сбор заказов

Формирование заказа

Выполнение заказа

Отпуск товаров

3. Продажа товаров

Вводтовара в цикл

Полный цикл движения товара

Предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад, где он хранится. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товара, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.

После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику.В отделе изготовления производится пошив текстильного изделия. После чего товар доставляется покупателю. Таким образом, учет продаж тесно связан со складским учетом и учетом закупок.

Движение документов, относящихся к основной деятельности можно описать следующими потоками. Договора с покупателями заключаютсяи хранятся в офисе. Заказы от покупателей принимают такженепосредственно на месте или по телефону.На основании заказов формируются документы на доставку и оплату покупателям.

Для приема товаров используется приходная накладная; расход товара оформляется расходной накладной. Данные документы являются первичными и на их основании формируются выходные документы, необходимые для ведения учета.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Перечень сущностей предметной области представлен в таблице 2.

Таблица 2

Перечень сущностей предметной области

Название и обозначениесущности	Ключ сущности и его обозначение	Атрибуты сущности и их обозначение
Единицы измерения (ЕИ)	Код (КодЕИ)	Наименование(Наименование)
Склад (Склад)	Код (КодСклад)	Адрес (Адрес) Наименование (Наименование)
Поставщик (Поставщик)	Код (КодПоставщик)	Наименование Адрес Телефон
Клиент (Клиент)	Код (КодКлиент)	Имя Фамилия Отчество Телефон Адрес Пасспорт
Сотрудник (Сотрудник)	Код (КодСотрудник)	Имя Фамилия Отчество Телефон Адрес Пасспорт Дата рождения
Услуга (Услуга)	Код (КодУслуга)	Наименование КодЕИ (КодЕИ) КодВУ(КодВУ) Цена
ВидУслуги	Код (КодВУ)	Наименование
Товар	Код (КодКоммент)	Наименование КодЕИ (КодЕИ) КодВТ(КодВТ) Артикул Цвет Ширина Изготовитель Цена
ВидТовара	Код(КодВТ)	Наименование
ПриходнаяНакладная	Код(КодПН)	Дата КодСклад КодПоставщик Номер
РасходнаяНакладная	КодРН	Дата КодСклад Номер КодКлиент
Закупка	КодЗакупка	КодРН КодТовар КодЕИ Количество Цена
Заказ	КодЗаказ	КодПН КодТовар КодУслуга Количество КодЕИ КодВУ Описание ДатаНачала ДатаОкончания

Таким образом, схемы сущностей имеют вид:

Единицы измерения (ЕИ) (КодЕИ, Наименование)
Вид товара (ВидТовара) (КодВТ, Наименование)
Вид услуги (ВидУслуги) (КодВУ, Наименование)
Приходная накладная (ПриходнаяНакладная) (КодПН, Дата, КодСклад, КодПоставщик, Номер)
Расходная накладная (РасходнаяНакладная) (КодРН, Дата, КодСклад, КодКлиент, Номер)
Закупка (Закупка) (КодЗакупка, КодРН, КодТовар, КодЕИ, Количество, Цена)
Заказ (Заказ) (КодЗаказ, КодПН, КодТовар, КодУслуга, Количество, КодЕИ, КодВУ, Описание, ДатаНачала, ДатаОкончания)
Склад (Склад) (КодСклад, Адрес, Наименование)
Поставщик (Поставщик) (КодПоставщик, Адрес, Наименование, Телефон)
Клиент (Клиент) (КодКлиент, Имя, Фамилия, Отчество, Адрес, Пасспорт, Телефон)
Сотрудник (Сотрудник) (КодСотрудник, Имя, Фамилия, Отчество, Адрес, Пасспорт, Телефон, ДатаРождения)
Услуга (Услуга) (КодУслуга, Наименование, КодЕИ, КодВУ, Цена)
Товар (Товар) (КодТовар, Наименование, КодЕИ, КодВТ, Артикул, Цвет,Ширина, Изготовитель, Цена)

Анализ сущностей позволяет выделить связи между ними. Перечень связей между сущностями представлен в табл. 3.

Таблица 3

Перечень связей между сущностями

Связь	Идентификатор
Закупка СОДЕРЖИТ Товар	Закупка_СОДЕРЖИТ_Товар
Закупка ИМЕЕТ ЕИ	Закупка_ИМЕЕТ_ЕИ
Приход ИМЕЕТ Закупку	Приход_ИМЕЕТ_Закупку
Приход ИМЕЕТ Поставщика	Приход_ИМЕЕТ_ Поставщика
Приход ИДЁТ на Склад	Приход_ИДЁТ_на_Склад
Сотрудник ДЕЛАЕТ Заказ	Сотрудник_ДЕЛАЕТ_Заказ
Заказ СОДЕРЖИТ Товар	Заказ_СОДЕРЖИТ_Товар
Заказ СОДЕРЖИТ Услугу	Заказ_СОДЕРЖИТ_Услугу
Заказ ИМЕЕТ ЕИ	Заказ_ИМЕЕТ_ЕИ
Расход ИМЕЕТ Заказ	Расход_ИМЕЕТ_Заказ
Услуга ИМЕЕТ ЕИ	Услуга_ИМЕЕТ_ЕИ
Расход ОТНОСИТСЯ к Складу	Расход_ОТНОСИТСЯ_к_Складу
Расход ИМЕЕТ Клиента	Расход_ИМЕЕТ_Клиента
Товар ИМЕЕТ ВидТовара	Товар_ИМЕЕТ_ВидТовара
Услуга ИМЕЕТ ВидУслуги	Услуга_ИМЕЕТ_ВидУслуги

Реализация интерфейса предполагает соблюдение следующих принципов: повышение удобства для постоянной работы с программой, оптимизация доступа к функциям для более удобной работы менеджера, неизбыточности представления информации.

При запуске программы пользователю предлагается пройти авторизацию посредствам ввода логина и пароля (рисунок 5). При нажатии на кнопку «Войти» произойдет поиск пользователя в БД и определение роли (администратор или менеджер) данного пользователя. В соответствии с ролью пользователя, отобразиться интерфейс программы. В случае если у пользователя роль – администратор, будет отображен дополнительный пункт меню «Администрирование» (Рисунок 6). Для администратора доступен пункт меню «Пользователи», в котором можно легко и удобно управлять пользователями в системе (рисунок 7). Так же для администратора доступен пункт настройки (рисунок 8), в котором можно отредактировать формат телефона, вводимого менеджерами при заполнении данных. Для роли «Менеджер» наиболее важными пунктами меню являются регистрация приходной и расходной накладной (рисунок 9 и 10 соответственно). Так же менеджер можно получать статистику по клиентам, а именно выполнять запрос «Деятельность сотрудника» (рисунок 11). Для администратора и менеджера есть пункт меню, в котором они могут отредактировать ряд справочников. Интерфейсы редактирования справочников похожи друг на друга, в первой части расположены поля ввода (для добавления и редактирования записей). Ниже расположены кнопки с действиями – «Новая» (добавить запись), «Удалить выделенную» и «Сохранить» (для сохранения изменений). Следующая часть – это полный список записей с возможностью выбора для удаления и редактирования. Ниже будет приведен пример такого интерфейса для справочника «Клиенты».

Рисунок 5 – Форма авторизации

Рисунок 6. Интерфейс для управления пользователями

Рисунок 7. Интерфейс настроек формата телефона

Рисунок 8. Интерфейс для заполнения приходной накладной

Рисунок 9. Интерфейс для заполнения расходной накладной