Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий. Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. Необходимость применения процессно-ориентированного управления в последние годы все более явственно осознается бизнес-сообществом России. Процессно-ориентированное управление создает предпосылки более быстрого преобразования производственных систем тех хозяйствующих субъектов, которые существуют в условиях динамичного, активно развивающегося рынка с наличием здоровой конкуренции.

Актуальность темы исследования определила постановку объекта, предмета, цели и задач курсовой работы.

Объект исследования – управление организацией ООО «ПодъемСервис». Предмет исследования – процессный подход в управлении организацией ООО «ПодъемСервис».

Цель курсовой работы – разработка рекомендаций по использованию процессного подхода в управлении организацией (на примере ООО «ПодъемСервис»).

Для достижения цели исследования были поставлены и решены следующие задачи курсовой работы:

– рассмотреть теоретические подходы к формированию системы управления организацией на основе процессного подхода: понятие, классификация, реализация;

– дать общую организационно-экономическую характеристику организации ООО «ПодъемСервис»;

– рассмотреть использование процессного подхода в управлении ООО

«ПодъемСервис»;

– предложить рекомендации по внедрению процессного подхода в управлении организацией.

Методология процессно-ориентированного управления представлена в работах таких зарубежных специалистов в этой области, как Б. Андерсена, Д. Джестона, М. Робсона, М. Хаммера, Дж. Харрингтона и другие. Среди российских специалистов проблему процессного управления разрабатывают Н. М. Абдикеев, А. О. Блинов, В. Г. Елиферов, В. В. Репин и другие.

Методологическую основу исследования составили принципы и положения микро- и макроэкономики, стратегического менеджмента, теории организации и производственного менеджмента. Информационной базой послужили труды ведущих специалистов в области процессного подхода, реинжиниринга бизнес-процессов и теории организации, а также финансовая отчетность и управленческие отчеты компании ООО «ПодъемСервис».

Для достижения поставленной цели были использованы общелогические методы – анализ, синтез, классификация, типологизация, системный подход и метод теоретического познания – формализация.

---

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ФОРМИРОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ОСНОВЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Понятие процессного подхода

Ключевым в понимании процессного подхода является переход от вертикального построения организационной структуры к горизонтальной. Основоположниками процессного подхода можно по праву считать авторов пионерной работы "Реинжениринг корпорации. Манифест революции в бизнесе" М. Хаммера и Дж. Чампи. Именно они высказали, что изменившиеся условия бизнеса требуют от компаний нового подхода к управлению на базе бизнес- процессов, где в основе успешного функционирования лежит максимальное удовлетворение клиента.

Суть процессного подхода сводится к тому, чтобы доставить клиенту желаемое в кратчайшие сроки, высочайшего качества и по максимально низкой цене. Непрерывный контакт с потребителем позволяет получить информацию о его требованиях, определить его пожелания, которые нужно удовлетворить или превзойти. Совершенствуя внутренние процессы, организация может понизить сроки и цену, повысив качество изделий, устраняя лишние операции, избыточный контроль, ненужный документооборот. Таким образом, процессный подход - это новое видение организации работы предприятия, но в современных условиях оно гораздо больше соответствует естественной организации деятельности и условиям конкурентной среды, чем традиционное функциональное представление о предприятии. [1]^[1]

Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.

Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время?

2. Куда хотим двигаться?

3. Как мы собираемся сделать это?

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. [2]^[2]

---

Организация. Организовывать - значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации.

Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

Контроль. Контроль - это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. [2]^[3]

Таким образом, прежде всего, необходимо дать краткое описание проблем внедрения процессного подхода. Для некоторых руководителей и сотрудников компаний его методы кажутся простыми и прозрачными, давно изученными, типовыми и легко применимыми. Встречаются специалисты, которые с удовольствием проповедуют идеологию процессного подхода с различных трибун. Содержание девяноста пяти процентов подобных выступлений можно предсказать заранее - следуя "классическим" канонам. Однако на практике все обстоит гораздо сложнее. При попытке реализовать на реальном предприятии красивые и логичные построения теоретиков процессного подхода управленцы-практики сталкиваются с большим количеством проблем, решать которые приходится им самим. Для внедрения важны реально действующие методы, увязанные в систему, а не набор абстрактных взглядов.

---

1.2. Классификация бизнес-процессов

Одним из первых этапов построения процессной организаций и управления деятельностью предприятия является выделение и классификация бизнес-процессов. Для выделения бизнес-процессов целесообразно сформировать команду, в состав которой необходимо включить:

- собственников предприятия;

- топ-менеджеров;

- специалистов, знающих проблемы и технологии предприятия;

- претендентов в процессную команду;

- внешних консультантов.

Наличие внешних консультантов позволит использовать накопленный опыт и методики выделения и классификации бизнес-процессов.

Как правило, основу для классификации бизнес-процессов составляют четыре базовые категории: [3]^[4]

- основные бизнес-процессы;

- обеспечивающие бизнес-процессы;

- бизнес-процессы развития;

- бизнес-процессы управления.

Основные бизнес-процессы производят выходы процессов. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти.

Обеспечивающие, или вспомогательные, бизнес-процессы снабжают ресурсами все бизнес-процессы предприятия. В отличие от основных количество обеспечивающих процессов достигает нескольких десятков.

На рис. 1 представлено взаимодействие основных и обеспечивающих бизнес-процессов. Понимание данного взаимодействия очень важно для определения доли обеспечивающих процессов в затратах на производство продукции или услуг и определения их истинной себестоимости.

Рисунок 1. Взаимодействие бизнес-процессов

Процессы управления - это бизнес-процессы, которые охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом. В основе построения: технологии выполнения процессов управления лежит концепций контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл управления предприятием, начиная от стратегического планирования до анализа причин отклонений от плана и формирования управляющих воздействий.

---

К процессам развития, как правило, относятся процессы совершенствования производимого продукта или услуги, технологии, оборудования, а также инновационные процессы.

1.3. Реализация процессного подхода

Для успешного руководства и управления организацией необходимо, чтобы менеджмент - скоординированная деятельность по руководству и управлению организацией - осуществлялся систематически и наглядно. Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности ("прозрачности") объекта управления (организации или системы) посредством его описания - точного, достаточного, лаконичного и удобного для восприятия и анализа. [3]^[5]

Очевидно, что для сложных систем практически невозможно получить единственное описание, отвечающее на все вопросы с точки зрения управления, пригодное для достижения всех ключевых целей. Являясь по своей природе многогранной по формам и содержанию представления, организация (система) как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана в виде целого ряда самостоятельных, законченных "проекций", количество которых, кроме всего прочего, определяется целями менеджмента (рис. 2)^[6].

---