Файл: Построение организационных структур (Анализ эффективности).pdf

Рис. 12. Результаты опроса по выявлению симптома «Конфликты и отсутствие координации», чел.

Анализ данных рис. 12 показывает, что наиболее существенным фактором, отмеченным как сотрудниками отдела продаж, так и прочими сотрудниками организации, был «упущенные возможности для усиления координации деятельности сотрудников».

Кроме того, для прочих сотрудников организации актуальными остаются факторы «отдельные работники или группы имеют противоположные интересы» и «непосредственные исполнители работы недостаточно мотивированы или отстранены от планирования работ».

Следующий по выраженности симптом структурного недостатка организации – «низкий уровень морали и мотивации».

В данном разделе работникам предлагалось ответить на вопрос о присутствии следующих 4 факторов:

1. Решения выглядят несогласованными и произвольными, не связанными с нормами и правилами
2. Работникам не ясно, что от них ожидают и как может быть оценен личный вклад каждого из них в результаты деятельности ООО «Гранд Авто».
3. Работники испытывают трудности из-за конкуренции между различными частями организации, порождаемой отсутствием четких правил для определения приоритетов
4. Работники перегружены из-за того, что им приходится выполнять работу, с которой могли бы лучше справиться другие

Результаты представлены на рисунке 13.

Рис. 13. Результаты по категории «Низкий уровень морали и мотивации», чел.

Для сотрудников отдела продаж наиболее актуальны такие факторы, как «Трудности из-за конкуренции» и «работники перегружены из-за того, что им приходится выполнять работу, с которой могли бы справиться и другие». Скорее всего, в последнем случае речь идет об отчетах, которые ведут сотрудники и, возможно, о взаимодействиях с юристом или маркетологом (периодические поручения собрать и подготовить для анализа информацию о клиентах).

В категории «Организация не способна новаторски отвечать на изменение обстоятельств» респондентам предлагалось ответить на следующие 3 вопроса о присутствии факторов в организации:

1. Отсутствует специалист, отвечающий за мониторинг изменений во внешнем окружении и поиск финансирования для нововведений.
2. Нововведения и планирование изменений не находят надлежащей поддержки руководства.

Результаты оценки уровня новаторски отвечать на изменение обстоятельств представлены на рис. 14.

---

Рис. 14. Результаты по категории «Неспособность новаторски
отвечать на изменение обстоятельств», чел.

Последняя по актуальности проблема – медленное и некачественное принятие решений.

Результаты ответов сотрудников по вопросам данного раздела представлены на рисунке 15.

Рис. 15. Результаты по категории «Медленное и некачественное принятие решений», чел.

По остальным симптомам было получено малое количество утвердительных ответов, поэтому их влияние невелико.

Таким образом, проведенное исследование по методике Дж. Чайлда выявило наличие следующих важнейших недостатков в организационной структуре:

1. Недостаточная координация деятельности сотрудников ООО «Гранд Авто», как внутри отдела продаж, так и между сотрудниками отдела продаж и прочими сотрудниками организации.
2. Острая конкуренция между сотрудниками отдела продаж, периодические противоречия между работой сотрудников отдела продаж и прочими сотрудниками ООО «Гранд Авто», вызванная недостаточным информированием и непониманием сотрудниками целей и взаимосвязей их работы.
3. Излишнее внимание к «бумажной работе», заключающееся в постоянном ведении отчетности по каждому из клиентов (как потенциальных, так и реальных), что может быть решено внедрением электронной CRM-системы.

Следующим этапом исследования стал анализ структуры организации при помощи структурных дилемм управления. Сотрудникам отдела продаж, руководителю отдела продаж, прочим сотрудникам, а также директору предлагалось обозначить на 5 осях текущее положение организации.

Таким образом, выявленные основные недостатки – недостаток координации деятельности сотрудников, негативные факторы влияния конкуренции в отделе продаж (хотя данная конкуренция оказывает в том числе и положительное воздействие, мобилизуя сотрудников), излишнее внимание к «бумажной работе».

3 Направления оптимизации организационной структуры в ООО «Гранд Авто»

Как и большинство оптовых предприятий, исследуемая компания начинала свою деятельность с простой линейной организационной структуры, в которой распределение полномочий идет сверху вниз. На текущий момент, по мере того как возрастает ответственность работников верхних уровней, появляется необходимость увеличить полномочия конкретных сотрудников в определенном звене более низкого уровня управления.

---

При разработке рекомендаций по исправлению указанных недостатков организационной структуры следует учитывать следующие требования, выявленные в ходе анализа результатов теста «структурные дилеммы управления» и обусловленные спецификой отрасли и предприятия:

1. Как сотрудники, так и руководство воспринимают предприятие как централизованное с централизацией функций управления, поэтому организационная структура должна базироваться на указанных принципах.
2. Относительно регламентации единое мнение отсутствует как в отношение текущего, так и в отношение желаемого положения организации, поэтому предусматривать ужесточение регламентации нет смысла.
3. Изначально предприятие задумывалось как вертикальное и централизованное, кроме того, отрасль требует зачастую скорее вертикальной организации с единоличным управлением, чем широкого делегирования полномочий, поскольку в оптовой торговле велика роль руководителя предприятия практически в каждой крупной сделке, следовательно, тип организационной структуры предопределен заранее, возможны лишь несущественные вариации.

Перечислим недостатки, которые были выявлены в ходе анализа организационной структуры и исправлению которых должны быть служить разрабатываемые рекомендации:

1. Недостаточная координация деятельности сотрудников компании, как внутри отдела продаж, так и между сотрудниками отдела продаж и прочими сотрудниками организации.
2. Острая конкуренция между сотрудниками отдела продаж.
3. Периодические противоречия между работой сотрудников отдела продаж и прочими сотрудниками компании, вызванная недостаточным информированием и непониманием сотрудниками целей и взаимосвязей их работы.
4. Излишнее внимание к «бумажной» работе, то есть отсутствие автоматизированной базы клиентов и поставщиков.
5. Высокая загруженность директора, что не позволяет ему заниматься вопросами организационной структуры компании и стратегическими вопросами.
6. Неполное соответствие организационной структуры целям, особенностям внешней среды, лишние звенья в технологии предоставления услуг.

Поскольку указанные недостатки относятся ко всем работникам компании, они должны решаться на высшем уровне управления, то есть директором компании или лицом, его замещающим в данном вопросе. Кроме того, подобная работа должна проводиться регулярно.

Основные структурные недостатки и направления их устранения:

1. Недостаточная координация деятельности сотрудников компании.

---

Сотрудники отдела продаж не взаимодействуют друг с другом, не координируют деятельность, поскольку находятся в состоянии конкуренции. В то же время, цели и задачи, а также деятельность сотрудников компании, не занятых в отделе продаж, порой вступает в противоречие с деятельностью отдела продаж (например, противоречить могут рекомендации маркетолога, поскольку задача маркетолога – обеспечить стратегическое выживание и развитие компании, порой ценой текущих задач, либо рекомендации юриста по отдельным договорам, поскольку отдел продаж заинтересован в максимуме продаж, а юрист – в максимальной юридической и экономической безопасности предприятия и др.). Нарушение координации выявлены и между управленческим составом и сотрудниками, это обусловлено различием в понимании структуры управления. Также следует отметить, что присутствует неудовлетворительное состояние координации между деятельностью сотрудников отдела продаж и маркетологом. Она обусловлена как непониманием и неприятием сотрудниками отдела продаж работы маркетолога.

Данный недостаток можно решить за счет закрепления должностных обязанностей и ответственности за каждым сотрудником документально. Сотрудники компании, судя по результатам опроса, полагают, что их деятельность не регламентирована полностью, и в определенной степени готовы к усилению регламентации. Поэтому упорядочение обязанностей и ответственности не должно привести к серьезному сопротивлению со стороны исполнителей. Это облегчит координацию деятельности, которая по-прежнему остается за директором организации. Также необходимо провести четкую иерархию подчинения, чтобы не получалось так, что и менеджеры, и руководитель отдела продаж отчитываются непосредственно перед директором. То есть менеджеры должны будут отчитываться перед руководителем отдела продаж, а он – перед директором.

В данном случае можно использовать координацию деятельности с помощью комиссий, в данном случае это будет проходить в виде общих собраний раз в месяц, где будет осуществляется обмен мнениями, будут лучше пониматься проблемы, здесь принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый сотрудник может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

1. Острая конкуренция между сотрудниками отдела продаж

Конкуренция, которая имеет место между сотрудниками отдела продаж, порождена характером и спецификой работы данных сотрудников: каждый из них ищет клиентов для компании. При этом, если клиент уже работает с каким-либо менеджером по продажам, то другой менеджер ничего не может предложить данному клиенту (все менеджеры по продажам по сути работают на одном рынке).

---

Кроме того, необходимо отметить, что здоровая конкуренция является обязательным условием функционирования отдела продаж, таким образом, необходимо лишь уменьшить интенсивность, смягчить и устранить проявления этой конкуренции в личных отношениях сотрудников.

Эта проблема может быть решена за счет распределения сфер ответственности между менеджерами отдела продаж: работа с юридическими и физическими лицами. На первое направление будут выделены 2 человека – специалисты по работе с юридическими лицами, в их обязанности будет входить: поиск клиентов, работа с постоянными клиентами, заключение договоров, доведение товара до заказчика. Второе направление также представлено двумя сотрудниками: работа с физическими лицами, поиск клиентов, заключение договоров, осуществление доставки товара до конечного потребителя. Данный аспект достаточно сложный по сравнению с первым, так как данная область – совершенно новое направления сбыта продукции и клиентская база отсутствует. Кроме того, 1 сотрудник – специалист по сопровождению продаж (третье направление работы отдела продаж) - должен будет вести учет всех поступающих платежей со стороны клиентов, подготовка платежных поручений для оплаты необходимых текущих счетов, работа с договорами (составление), прием звонков и консультирование клиентов, отслеживание наличие товаров на складе, ведение базы данных клиентов и поставщиков. Всеми тремя областями руководит руководитель отдела продаж, к нему поступает вся отчетность, которую он систематизирует и передает директору.

1. Конфликты между отделом продаж и прочими сотрудниками.

Конфликты между различными подразделениями компании возникают по причине следования своим интересам каждого подразделения, при этом деятельность каждого из них «вписывается» в общие стратегические цели компании, таким образом, каждая из сторон оказывается вроде бы «правой», компания терпит от этого убытки. Из-за конфликтов, которые возникают между сотрудниками происходит «острые» ситуации с клиентами, вплоть до их потери. В результате сложившейся ситуации в организации водитель с грузчиком не получают полной информации о предстоящей работе, то есть не имеют плана на день, что приводит к неправильному планированию времени и доставкой товара до клиента не в срок. Таким образом, данные конфликты могут быть отнесены скорее к деструктивным, затормаживающим развитие организации, чем к конструктивным, несущим источник развития.

---