Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность системы).pdf

2.2 Координация и мотивация

Содержанием функции координации предполагается наличие согласованности в действиях многочисленных исполнителей стратегических и ткущих планов в соответствии с целями организации. Данной функцией обеспечивается наличие слаженной работы всего персонала организации посредством налаживания отношений и взаимодействия между подразделениями. Качественной и своевременной информацией обеспечивается успех этой функции.

Одним из основных условий успешной деятельности организации является согласованность действий менеджеров этой организации. Они не только не должны являться противоречащими друг другу, а, напротив, является необходимым, чтобы они имели возможность обеспечивать дополнение друг друга и вели к одной цели – цели фирмы, которая выражена содержанием долгосрочных и оперативных планов.

Необходимо в данном аспекте рассмотреть и тот факт, что менеджер должен быть полностью той точки зрения, которой он придерживается, а кроме того, и отстаивать ее в случае необходимости. Но для блага дела иногда является полезным идти на компромиссы, открыто заявляя: «Я с Вами не согласен, я остаюсь на своей точке зрения, но ради блага фирмы, ради возможности совместной работы готов пойти на то-то и то-то». Искусство компромисса можно с уверенностью назвать одним из самых сложных, но и необходимых в багаже знаний и умений менеджера.

2.2.2 Мотивация

При проведении планирования и организации работы руководитель сталкивается с необходимостью определения того, что конкретно должно выполняться данной организацией, когда, каким образом и кем должно это делаться. Необходимо отметить, что в том случае, если выбор этих решений сделан эффективно, руководителем получается возможность осуществления воплощения своих решений в дела, применяя на практике основные принципы мотивации^[5].

Мотивация является процессом побуждения себя и других к осуществлению деятельности, преследуя в качестве цели достижение личных целей или целей, которые стоят перед организацией. Посредством осуществления систематического изучения мотивации с психологической точки зрения не будет представлена возможность определить с достаточной точностью то, что же выступает в качестве побудительного фактора человека к труду. Однако исследованием поведения человека в труде предоставляется ряд общих объяснений мотивации и предоставляется возможность осуществления создания прагматических моделей мотивации сотрудника на рабочем месте^[6].

Мотивация, как уже было отмечено выше, является процессом побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Кроме того, в данном аспекте необходимо обратить внимание на то, что теории мотивации являются основанными на определении потребностей человека и их структуры. Потребность является осознанием отсутствия чего-либо, что выступает в качестве фактора, побуждающего к действию. К числу таких теорий принято относить теории Маслоу, МакКлелланда и Герцберга.

Теория А. Маслоу

Мировая практика достаточно хорошо знакома на практике с мотивационной моделью иерархии потребностей, которая была предложена Маслоу (рис.4).

Рис.4. Иерархия потребностей (модель Маслоу)

1. Потребности принято подразделять на первичные (к числу которых относятся физиологические, безопасности и защищенности) и вторичные (в состав которых входят социальные, уважение, самовыражение).
2. Поведением человека происходит определение самой нижней неудовлетворенной потребности.
3. После удовлетворения потребности, ее мотивирующее воздействие прекращается.

Теория МакКлелланда

1. Три потребности, выступающие в качестве мотиватора человека: наличие потребности власти, успеха и принадлежности.
2. В настоящее время можно говорить о важности данных потребностей высшего порядка, что объясняется тем, что потребности низших уровней, как правило, уже являются удовлетворенными.

Теория Герцберга^[7]

1. Потребности подразделяются на гигиенические факторы и мотивации.
2. Наличием гигиенических факторов всего лишь не предоставляется возможности развиваться неудовлетворению работой.
3. Мотивации, которые являются приблизительно соответствующими потребностям высших уровней Маслоу и МакКлелланда, активно оказывают воздействие на поведение человека.
4. С целью эффективной мотивации подчиненных, руководитель должен сам вникнуть в сущность содержания существующей проблемы.

Исходя из этого, представляется целесообразным утверждать, что имеет место факт существования ряда различных путей мотивации, менеджер должен: установить набор критериев (принципов), которые оказывается наиболее существенное влияние на поведение сотрудника; осуществить обеспечение создания атмосферы, благоприятной для мотивации работников;- осуществлять активное общение со своими сотрудниками, что объясняется тем, что для того, чтобы сотрудник имел полную мотивацию и осуществлял свою трудовую деятельность с полной отдачей, он должен четко представлять себе, чего от него ожидают.

Стимулы принято подразделять на материальные и нематериальные.

Материальные, в свою очередь, принято делить на денежные (к которым относится заработная плата, ряд доплат, надбавок, ссуды и льготные кредиты) и не денежные, которые состоят из социальных (обеспечение мед. обслуживания, страхования, путевок, питания, подарков и т.п.) и функциональных (обеспечение улучшения организации труда, улучшения условий труда).

Таким образом, представляется уместным заключить, что мотивация находится в непосредственной прямой зависимости от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого вознаграждения за выполненную работу.

2.3 Контроль

Контроль принято считать процессом, посредством которого обеспечивается достижение целей организации. Необходимость его объясняется в том, что он способствует обнаружению и разрешению возникающих проблем раньше, чем они приобретут характер слишком серьезных, и может также использоваться с целью стимулирования осуществления успешной деятельности^[8].

Процесс контроля заключается в установке стандартов, изменениях фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты являются существенно отличающимися от установленных стандартов.

Контроль принято считать критически важной и сложной функцией управления. Одной из важнейших особенностей контроля, которую необходимо принимать во внимание в первую очередь, является то, что контроль должен носить характер всеобъемлющего. Каждым руководителем, независимо от своего ранга, должен осуществляться контроль в качестве неотъемлемой части своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Необходимо отметить то, что по форме осуществления все три вида контроля (предварительный, текущий и заключительный) являются схожими. Это объясняется тем, что перед ними стоит одна и та же цель: оказывать содействие тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Их различие заключается только во времени осуществления.

Предварительный контроль обычно принято реализовывать в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, его принято применять относительно к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Осуществление текущего контроля имеет место в том случае, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Осуществление заключительного контроля происходит непосредственно после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время^[9].

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы^[10].

Необходимо отметить так же и то, что в процессе контроля имеет место и наличие трех четко различимых этапов: осуществление выработки стандартов и критериев; проведение сопоставления с ними реальных результатов; принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом из приведенных этапов происходит реализация комплекса различных мер.

Первым этапом процесса контроля является осуществление установки стандартов, т.е. конкретных целей, которые поддаются измерению, имеют временные границы. Для осуществления управления необходимо наличие стандартов в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, определение которых осуществляется в процессе планирования.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами происходит определение масштаба допустимых отклонений. Исходя из принципом исключения, - только наличие существенных отклонений от заданных стандартов должно стать причиной, вызывающей срабатывание системы контроля, в противном случае она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующим этапом является осуществление измерения результатов – выступает обычно в качестве самого хлопотного и дорогостоящего. Осуществляя сравнение измеренных результатов с заданными стандартами, менеджером получается возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Рассматривая эффективность контроля, необходимо отметить то, что поведение людей, естественно, не является единственным фактором, посредством которого происходит определение эффективности контроля. Для того, чтобы контроль имел возможность осуществить выполнение своей истинной задачи, т.е. осуществить обеспечение достижения целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами. Контроль выступает в качестве эффективного в том случае, если он наделен стратегическим характером, его целью является достижение конкретных результатов, является своевременным, гибким, простым и экономичным.

Необходимо отметить так же и тот немаловажный фактор, что осуществление эффективного сочетания различных видов контроля, принимая во внимание параметры внешней и внутренней среды, является залогом успешного функционирования организации.

Заключение

Подводяᅠ итогиᅠ вышесказанному,ᅠ можноᅠ сделатьᅠ рядᅠ выводов.ᅠ Функцииᅠ управленияᅠ играютᅠ решающуюᅠ рольᅠ вᅠ системеᅠ производственныхᅠ отношенийᅠ наᅠ всехᅠ уровняхᅠ управления,ᅠ ониᅠ являютсяᅠ определяющимиᅠ иᅠ приᅠ формированииᅠ структурыᅠ управленияᅠ организацииᅠ поэтомуᅠ функцииᅠ занимаютᅠ особоеᅠ местоᅠ вᅠ системеᅠ менеджментаᅠ иᅠ играютᅠ ключевуюᅠ рольᅠ вᅠ ееᅠ формировании.

Функцииᅠ управленияᅠ –ᅠ этоᅠ конкретныйᅠ видᅠ управленийᅠ деятельности,ᅠ которыйᅠ осуществляетсяᅠ специальнымиᅠ приемамиᅠ иᅠ способами.ᅠ Ониᅠ являютсяᅠ однимᅠ изᅠ основныхᅠ компонентов,ᅠ составляющихᅠ содержанияᅠ управления.ᅠ Каждаяᅠ функцияᅠ менеджментаᅠ представляетᅠ собойᅠ сферуᅠ действияᅠ определенногоᅠ процессаᅠ управления,ᅠ аᅠ системаᅠ управленияᅠ конкретнымᅠ объектомᅠ илиᅠ видомᅠ деятельностиᅠ –ᅠ этоᅠ совокупностьᅠ функций,ᅠ связанныхᅠ единымᅠ управленческимᅠ циклом.

Сущностнаяᅠ особенностьᅠ менеджментаᅠ обуславливаетᅠ наличиеᅠ менеджераᅠ –ᅠ субъектаᅠ управления,ᅠ профессиональногоᅠ управляющего,ᅠ прошедшегоᅠ специальнуюᅠ подготовку,ᅠ дающуюᅠ емуᅠ правоᅠ наᅠ выполнениеᅠ функцийᅠ поᅠ руководствуᅠ людьми.

Выделяютᅠ дваᅠ наиболееᅠ важныхᅠ типаᅠ классификацииᅠ функцийᅠ управления:

• сᅠ позицииᅠ субъектаᅠ управления;
• сᅠ позицииᅠ объектаᅠ управления.

Классификацияᅠ функцийᅠ управления,ᅠ отражающихᅠ субъектᅠ управления,ᅠ включаетᅠ дваᅠ основныхᅠ видаᅠ функций:

1. Функций,ᅠ отражающиеᅠ стадииᅠ управления.
2. Функции,ᅠ отражающиеᅠ структуруᅠ субъектаᅠ управления.

Классификацияᅠ функцийᅠ управления,ᅠ отражающихᅠ объектᅠ управления,ᅠ включаетᅠ пятьᅠ основныхᅠ видовᅠ функций:

1. Функции,ᅠ отражающиеᅠ структуруᅠ управления;
2. Функции,ᅠ отражающиеᅠ уровниᅠ управления;
3. Функции,ᅠ отражающиеᅠ стадииᅠ процессаᅠ управления;
4. Функции,ᅠ отражающиеᅠ составныеᅠ элементыᅠ процессаᅠ управления;
5. Функции,ᅠ отражающиеᅠ параметрыᅠ процессаᅠ управления.

Функцииᅠ управленияᅠ имеютᅠ специфическийᅠ характерᅠ ониᅠ неразрывноᅠ взаимосвязаныᅠ иᅠ объединеныᅠ вᅠ единыйᅠ целостныйᅠ процесс.

Функцииᅠ менеджментаᅠ влияютᅠ наᅠ эффективностьᅠ организации.ᅠ Ониᅠ играютᅠ решающуюᅠ рольᅠ вᅠ системеᅠ производственныхᅠ отношенийᅠ наᅠ всехᅠ уровняхᅠ управленияᅠ иᅠ являютсяᅠ определяющимиᅠ приᅠ формированииᅠ структурыᅠ управления,ᅠ безᅠ проявленияᅠ функцийᅠ невозможноᅠ нормальноеᅠ функционированиеᅠ организации.