Файл: Основные функции в системе менеджмента (Сущность системы).pdf

Кон-троль

Анализ

Мотива-ция

Коорди-нация

Модели-рование

Програм-мирование

Рис.ᅠ 2ᅠ Схемаᅠ системыᅠ функцийᅠ вᅠ управлении

Перваяᅠ изᅠ основныхᅠ функцийᅠ предварительногоᅠ управленияᅠ –ᅠ целеполагание.ᅠ Цельᅠ управленияᅠ –ᅠ этоᅠ исходныйᅠ иᅠ конечныйᅠ пунктыᅠ управления,ᅠ этоᅠ основаᅠ реализацииᅠ всехᅠ другихᅠ функцийᅠ –ᅠ планированияᅠ иᅠ оперативногоᅠ управления.ᅠ Прогнозированиеᅠ –ᅠ методᅠ предположенияᅠ будущего,ᅠ которыйᅠ опираетсяᅠ наᅠ знания,ᅠ опытᅠ иᅠ интуициюᅠ менеджера.ᅠ Прогнозированиеᅠ являетсяᅠ следующейᅠ функцией,ᅠ относящейсяᅠ кᅠ предварительномуᅠ управлению.ᅠ Прогнозированиюᅠ подлежатᅠ всеᅠ процессыᅠ вᅠ управленииᅠ (разработкаᅠ программыᅠ действия).

Планированиеᅠ –ᅠ главнаяᅠ функцияᅠ управления.ᅠ Непрерывностьᅠ планированияᅠ связанаᅠ сᅠ постояннойᅠ неопределенностьюᅠ будущего.ᅠ Планᅠ вᅠ широкомᅠ смыслеᅠ словаᅠ включаетᅠ иᅠ целеполагание,ᅠ аᅠ такжеᅠ средстваᅠ иᅠ методыᅠ достиженияᅠ целей,ᅠ взаимосвязиᅠ целей,ᅠ затратᅠ иᅠ результатов.

Вᅠ узкомᅠ смыслеᅠ словаᅠ функцияᅠ планированияᅠ включаетᅠ определениеᅠ системыᅠ мер,ᅠ которыеᅠ позволяютᅠ обеспечитьᅠ достижениеᅠ целейᅠ развитияᅠ (мероприятия,ᅠ сроки,ᅠ исполнителиᅠ иᅠ ресурсы).

Функцияᅠ планированияᅠ выступаетᅠ вᅠ качествеᅠ определяющейᅠ иᅠ ведущей,ᅠ онаᅠ включаетᅠ (рис.ᅠ 3):

• выборᅠ цели;
• определениеᅠ методовᅠ дляᅠ ееᅠ достижения;
• выработкуᅠ стратегииᅠ –ᅠ курсаᅠ действий;
• разработкуᅠ тактикиᅠ –ᅠ линииᅠ действияᅠ (поведения);
• разработкуᅠ моделейᅠ программ,ᅠ процедур,ᅠ правил.

ПЛАНИРОВАНИЕ

(в широком смысле)

ЦЕЛЬ

СТРАТЕГИЯ-КУРС ДЕЙСТВИЙ

МЕТОД

ТАКТИКА-ЛИНИЯ ДЕЙСТВИЙ (поведения)

МОДЕЛИ, ПРОГРАММЫ, ПРОЦЕДУРЫ, ПРАВИЛА

Рис.ᅠ 3ᅠ Составляющиеᅠ процессаᅠ планирования

ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ ᅠ Планированиеᅠ предполагаетᅠ обеспечениеᅠ высокогоᅠ уровняᅠ готовностиᅠ системыᅠ кᅠ возможностиᅠ появленияᅠ непредвиденныхᅠ обстоятельствᅠ вᅠ условияхᅠ неопределенностиᅠ (помехᅠ внешнейᅠ среды,ᅠ сбоевᅠ вᅠ системеᅠ иᅠ т.д.).

Планированиеᅠ предполагаетᅠ наличиеᅠ альтернативᅠ иᅠ выбораᅠ решений.ᅠ Планированиеᅠ включаетᅠ вᅠ себяᅠ четыреᅠ основныеᅠ составляющие:ᅠ целеполагание,ᅠ прогнозирование,ᅠ моделированиеᅠ иᅠ программирование.

Планᅠ долженᅠ бытьᅠ гибким,ᅠ вᅠ негоᅠ должныᅠ вноситьсяᅠ коррективыᅠ наᅠ всехᅠ этапахᅠ эффективногоᅠ достиженияᅠ цели.

Моделированиеᅠ –ᅠ упрощенноеᅠ отображениеᅠ реальныхᅠ процессов.ᅠ

Функцииᅠ оперативногоᅠ управленияᅠ включаютᅠ организацию,ᅠ координацию,ᅠ мотивациюᅠ иᅠ распорядительство.

Стремлениеᅠ кᅠ «красивой»ᅠ структуреᅠ системыᅠ управленияᅠ безᅠ учетаᅠ реальныхᅠ перспективᅠ ееᅠ использованияᅠ неᅠ оправдано.

Организацияᅠ –ᅠ формированиеᅠ рациональнойᅠ оргструктурыᅠ фирмыᅠ дляᅠ достиженияᅠ поставленныхᅠ целейᅠ сᅠ минимумомᅠ затрат.

Адаптивнаяᅠ оргструктураᅠ –ᅠ способностьᅠ отражатьᅠ изменениеᅠ целейᅠ фирмойᅠ иᅠ приспосабливатьсяᅠ кᅠ изменениямᅠ внешнейᅠ среды.

Организацияᅠ включаетᅠ четыреᅠ подфункции:

• формированиеᅠ субъектаᅠ иᅠ объектаᅠ управления;
• организационноеᅠ воздействиеᅠ субъектаᅠ наᅠ объектᅠ управления;
• формированиеᅠ рациональнойᅠ организационнойᅠ структурыᅠ управления;
• повышениеᅠ адаптивностиᅠ оргструктурыᅠ кᅠ изменениямᅠ внешнейᅠ среды.

Координацияᅠ –ᅠ взаимодействиеᅠ субъектаᅠ иᅠ объектаᅠ управления,ᅠ внутреннихᅠ подразделенийᅠ иᅠ рабочихᅠ группᅠ поᅠ горизонталиᅠ иᅠ поᅠ вертикали,ᅠ тоᅠ естьᅠ поᅠ функциональнымᅠ зонамᅠ иᅠ поᅠ уровнямᅠ управленияᅠ (функциональнаяᅠ иᅠ линейнаяᅠ департаментизация).ᅠ Вᅠ теорииᅠ управленияᅠ существуютᅠ многочисленныеᅠ механизмыᅠ формальнойᅠ координации.

Распорядительствоᅠ –ᅠ передачаᅠ информацииᅠ отᅠ субъектаᅠ кᅠ объектуᅠ управления:ᅠ прямаяᅠ связьᅠ вᅠ системеᅠ управления.

Мотивацияᅠ предполагаетᅠ наличиеᅠ обратнойᅠ связиᅠ вᅠ системеᅠ управления,ᅠ побуждениеᅠ субъектомᅠ управленияᅠ объектаᅠ кᅠ действию,ᅠ реакцияᅠ объектаᅠ управленияᅠ наᅠ воздействиеᅠ субъектаᅠ управления.ᅠ

Существуетᅠ триᅠ основныеᅠ функцииᅠ заключительногоᅠ управления:ᅠ учет,ᅠ анализᅠ иᅠ контроль.ᅠ Учетᅠ какᅠ функцияᅠ управленияᅠ организуетᅠ наблюдение,ᅠ регистрацию,ᅠ изменениеᅠ иᅠ хранениеᅠ информации.ᅠ Каждомуᅠ видуᅠ учетаᅠ присущᅠ свойᅠ кругᅠ наблюдаемыхᅠ явлений,ᅠ свойᅠ задачи,ᅠ методыᅠ иᅠ организация.

Анализᅠ какᅠ функцияᅠ управленияᅠ предполагаетᅠ изучение,ᅠ дифференциацию,ᅠ сопоставлениеᅠ информации.

Контрольᅠ являетсяᅠ заключительнымᅠ этапомᅠ циклаᅠ управленияᅠ иᅠ началомᅠ новогоᅠ управленческогоᅠ цикла.ᅠ Контрольᅠ характеризуетсяᅠ проверкойᅠ соответствияᅠ процессаᅠ функционированияᅠ объектаᅠ иᅠ субъектаᅠ управленияᅠ целямᅠ иᅠ другимᅠ критериям.ᅠ Вᅠ процессеᅠ контроляᅠ выявляются:ᅠ соответствиеᅠ целейᅠ иᅠ результатов,ᅠ итоговᅠ иᅠ планов,ᅠ аᅠ такжеᅠ результатыᅠ воздействия,ᅠ ходᅠ исполненияᅠ конкретныхᅠ решений,ᅠ выявлениеᅠ причинᅠ иᅠ виновниковᅠ ихᅠ невыполнения,ᅠ масштабыᅠ отклонений.ᅠ Основнаяᅠ функцияᅠ заключительногоᅠ управленияᅠ –ᅠ сохранение,ᅠ поддержаниеᅠ иᅠ совершенствованияᅠ благоприятногоᅠ режимаᅠ функционированияᅠ управленческойᅠ системы.ᅠ Функцияᅠ направленаᅠ наᅠ то,ᅠ чтобы,ᅠ поᅠ возможности,ᅠ нейтрализоватьᅠ отклоненияᅠ иᅠ обеспечитьᅠ желаемыйᅠ ходᅠ развитияᅠ системы.ᅠ Именноᅠ наᅠ этойᅠ стадииᅠ выявляютсяᅠ проблемы,ᅠ требующиеᅠ новыхᅠ управленческихᅠ решений,ᅠ новыхᅠ организационныхᅠ усилий.

Контрольᅠ основанᅠ наᅠ принципеᅠ обратнойᅠ связиᅠ междуᅠ объектомᅠ иᅠ субъектомᅠ управления,ᅠ благодаряᅠ которойᅠ органᅠ управленияᅠ получаетᅠ информациюᅠ оᅠ ходеᅠ выполненияᅠ поставленныхᅠ задач.ᅠ Функцияᅠ контроляᅠ должнаᅠ охватыватьᅠ всеᅠ элементыᅠ системыᅠ управления.ᅠ Функцияᅠ контроляᅠ входитᅠ составнойᅠ частьюᅠ вᅠ деятельностьᅠ любогоᅠ субъектаᅠ управленияᅠ иᅠ применяетсяᅠ наᅠ всехᅠ уровняхᅠ управления.ᅠ

Существуетᅠ триᅠ этапаᅠ контроля:

• предварительныйᅠ –ᅠ установлениеᅠ стандартовᅠ достижений;
• текущийᅠ ᅠ –ᅠ оценкаᅠ достижений;
• заключительныйᅠ –ᅠ устранениеᅠ несоответствияᅠ стандартовᅠ иᅠ реальныхᅠ результатов;ᅠ выводыᅠ иᅠ действия.ᅠ

Вᅠ теорииᅠ управленияᅠ существуютᅠ иᅠ другиеᅠ классификацииᅠ функцийᅠ управления,ᅠ поᅠ «факторуᅠ времени»ᅠ классификацияᅠ наиболееᅠ распространена.ᅠ

Глава 2 Характерные особенности основных функций в системе менеджмента

2.1 Планирование и прогнозирование

Содержанием функции планирования предполагается наличие решения о том, какими должны быть в идеале цели, стоящие перед организацией, и какие действия должны предприниматься членами организации для обеспечения достижения данных целей.

Прогнозирование является взглядом непосредственно в будущее, представляя собой оценку ряда возможных путей, по которому может проходить процесс развития, последствий, которые могут возникнуть в результате принятия тех или иных решений. Планирование же является непосредственно разработкой последовательности действий, предоставляющих возможность достигнуть желаемого результата. Необходимо так же отметить факт их тесной взаимосвязи в работе менеджера.

Рассматривая сущность планирования, необходимо отметить, что исходя из концепции, которая была предложена немецким профессором Д.Ханом, планирование является ориентированным в будущее систематическим процессом, посредством которого принимается решение^[1].

Принято выделять стратегическое планирование, которое является ориентированным на осуществление продолжительного существования предприятия, что обеспечивается посредством поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности), и оперативное планирование, заключающееся в осуществлении формирования годовых (оперативных) планов, посредством которых определяется развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.

Стратегическое планирование является некоторым определенным набором действий и решений, которые предприняты со стороны руководства, и ведущие к осуществлению процесса разработки специфических стратегий, предназначением которых является оказание помощи организации в достижении стоящих перед ней целей.

Процесс стратегического планирования выступает в качестве инструмента, оказывающего помощь в процессе принятия управленческих решений. Его задачей является обеспечение нововведения и изменения в организации в достаточной степени. Говоря более детально, - процесс стратегического планирования выступает в качестве того зонтика, под которым могут укрыться все управленческие функции.

Характерной особенностью стратегического плана является то, что его разработка должна осуществляться, скорее, исходя из позиции перспективы, которая стоит перед всей корпорацией, а не конкретно взятого индивида. Хотя, нужно отметить и то, что характерной особенностью личных предприятий в этом аспекте, является то, что основатель предприятия имеет право позволить себе относительную роскошь сочетания личных планов со стратегией организации.

Необходимо учитывать и то, что стратегический план должен обосновываться посредством проведения и получения результатов по обширному количеству исследований и фактических данных. Для того, чтобы иметь возможность осуществления эффективной конкуренции в настоящее время, в условиях рыночной экономики, фирма должна постоянно заниматься процессом сбора и анализа огромного количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах, которые могут оказать влияние на ее благополучие.

Характерной особенностью стратегического плана является то, что им наделяется фирма некой определенностью, индивидуальностью, посредством чего предоставляется возможность ей осуществлять привлечение определенных типов работников, и, в то же время, не привлекать работников других типов. Стратегическим планированием приобретается смысл в том случае, когда происходит его реализация. В качестве важного механизма увязки стратегии выступает процесс разработки планов и ориентиров: тактики, политики, процедур и правил^[2].

Тактика является конкретной краткосрочной стратегией. Политикой представляются общие ориентиры, которые будут способствовать принятию решений. Процедурами предписываются действия, которые необходимо предпринять в конкретной ситуации.

Необходимо отметить то, что первым и, скорее всего, самым существенным решением в процессе планирования выступает процесс выбора целей организации.

Основной общей целью организации является наличие и формулирование четко выраженной причины ее существования – обозначается в качестве ее миссии. Выработка целей осуществляется для обеспечения осуществления указанной миссии^[3]. Миссией детализируется статус фирмы и обеспечивается направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Формулировкой миссии организации должно содержаться в себе следующее^[4]: задача фирмы исходя из позиции ее основных услуг или изделий, ее основных рынков и основных технологий; внешняя среда относительно фирмы, посредством которой определяются рабочие принципы фирмы; культура организации.

Формулирование общефирменных целей осуществляется и устанавливается имея в качестве основы общую миссию организации и определенные ценности и целей, на которые ориентируется высшее руководство.

Приступим к рассмотрению этапов планирования. Необходимо обратить внимание на то, что технология планирования является хорошо разработанной и постоянно используется. Обычно принято выделять восемь этапов в процессе планирования.

Этап 1. заключается непосредственно в осуществлении процесса формулировки целей;

Этап 2. Заключается в подборе, анализе и оценке способов достижения поставленных целей.

Этап 3. Заключается непосредственно в процессе составления перечня необходимых действий.

Этап 4. Является составлением программ осуществления деятельности (плана мероприятий).

Этап 5. Данный этап заключается в проведении непосредственно анализа ресурсов.

Этап 6. Проведение анализа разработанного ранее варианта плана. На данном этапе, возможно, возникнет необходимость в возвращении к этапу 1.

Этап 7. На данном этапе происходит подготовка детального плана действий. Возникает необходимость в осуществлении детализации разработанного на предыдущих этапах плана, выборе согласованных между собой сроков выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы.

Этап 8. Обеспечение контроля. На данном этапе происходит контроль за тем, как осуществляется выполнение плана, внесение необходимых изменений при возникновении необходимости.