ВУЗ: Финансовый университет при правительстве Российской Федерации
Категория: Методичка
Дисциплина: Базы данных
Добавлен: 21.10.2018
Просмотров: 4302
Скачиваний: 19
46
10.1.1. Формы для связанных таблиц
В таких формах можно одновременно отобразить информацию из двух
(или более) связанных таблиц. Кроме того, такая форма позволяет выполнить
редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.
В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи
подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью исходной (глав-
ной) таблицы:
1. Выберите команду Мастер форм (вкладка Создание группа Формы).
3. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и
подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя
таблицы из раскрывающегося списка Таблицы/Запросы. Нажмите кнопку
ДАЛЕЕ.
4. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.
5. Далее выберите вид подчиненной формы.
6. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.
Для просмотра записей главной формы используются кнопки просмотра
в нижней части окна. Выше нее выводится строка для просмотра записей
подчиненной формы, которые представлены в виде таблицы.
10.2. Создание отчета
Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или
форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так
как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета мож-
но получить результаты в высококачественном варианте. В Access 2010 отчет
представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода
на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне
и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные до-
кументы.
При создании отчета Access всегда оперирует только с одной един-
ственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию
47
из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует со-
брать желаемые данные в новом запросе.
Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:
1. На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Мастер от-
четов.
2. Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых создаете отчет.
3. Выберите поля, данные которых будут помещены в отчет.
4. задайте требуемый порядок сортировки полей.
5. выберите вид макета отчета.
6. Задайте имя отчета.
7. Нажмите кнопку Готово.
Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:
1. На вкладке Создание группа Отчеты выберите команду Конструк-
тор отчетов.
2. На вкладке Конструктор группа Сервис выберите команду Добавить
поля.
3. Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться отчет и выбе-
рите поля, данные которых будут отображаться в отчете.
Заголовок отчета — печатается только в начале отчета, используется на
титульной странице.
Верхний колонтитул — печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы — печатается перед обработкой первой записи
группы.
Область данных — печатается каждая запись таблицы или динамиче-
ского набора данных запроса
Примечание группы — печатается после обработки последней записи
группы.
Нижний колонтитул — печатается внизу каждой страницы. Примеча-
ние отчета — печатается в конце отчета после обработки всех записей.
48
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в
размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании
связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для
расчета расположения данных на печатной странице программа Access 2010
должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Ac-
cess получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе
должен быть установлен.
10.2.1. Создание почтовых наклеек
Для переписки, как правило, используются почтовые наклейки и стан-
дартные письма, обычно называемые составными документами рассылки. В
Access почтовые наклейки создаются с помощью отчетов. Подобно любому
другому отчету, отчет для создания наклеек состоит из элементов управле-
ния. Для создания наклеек лучше всего использовать команду Наклейки
(вкладка Создание группа Отчеты). Изменение макета наклейки следует
производить в режиме Конструктора. Печатать почтовые наклейки можно
непосредственно из окна предварительного просмотра.
10.3. Создание элементов формы или отчета
Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отоб-
ражать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать сле-
дующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели,
переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно допол-
нить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различ-
ного типа. Для оформления форм (отчетов) также может быть использована
возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые
отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы.
Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.
49
Существует три основных типа элементов управления: присоединенные,
свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления – элементы, связанные с по-
лем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления по-
ле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство эле-
ментов управления, в том числе обьекты OLE, можно присоединить к полю.
Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные тексто-
вого типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля
МЕМО.
Свободные элементы управления сохраняют введенную величину, не
обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения:
текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямо-
угольников. Кроме того, их можно использовать для хранения обьектов OLE
(например рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.
Свободные элементы управления называют также переменными или
переменными памяти.
Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений,
например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям
таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управ-
ления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные
полей таблицы, с последующим отображением в форме.
Выбор объектов — позволяет изменить указатель курсора на инстру-
мент выбора объекта.
Мастера элементов — позволяет включать и отключать мастера по со-
зданию элементов управления.
Надпись — предназначена для вывода на экран не изменяющегося тек-
ста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к
свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.
Поле — позволяет создать область для отображения, ввода или измене-
ния данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа,
50
дата/время, логические величины и МЕМО. Поля могут быть как присоеди-
ненными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или
запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управ-
ления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе
с ним одновременно образуется еще один элемент управления - присоеди-
ненная надпись.
Группа параметров — позволяет создать область настраиваемого раз-
мера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей,
представляющих набор альтернативных значений.
Выключатель — позволяет создать кнопку, связанную с логическим
полем. Элемент может находиться в двух состояниях: Истина — кнопка
нажата, Ложь — кнопка отжата.
Переключатель — предназначен для создания кнопки (называемой ра-
диокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент
находится в двух состояниях: Истина — кружок с точкой, Ложь — пустой
кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие филь-
трацию.
Флажок — предназначен для создания флажка связанного с логическим
полем. Действуют аналогично переключателям, но в отличие от них, допус-
кают множественный выбор. Элемент может находится в двух состояниях:
Истина — квадрат с галочкой, Ложь — пустой квадрат.
Поле со списком — позволяет создать составной элемент управления,
объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значе-
ния, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке.
Список — позволяет создать список, допускающий прокрутку, и пред-
назначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в
форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.
Кнопка — позволяет создать кнопку, используемую для выполнения
набора макрокоманд Access или процедур VBA.