ВУЗ: Финансовый университет при правительстве Российской Федерации
Категория: Методичка
Дисциплина: Базы данных
Добавлен: 21.10.2018
Просмотров: 4284
Скачиваний: 19
26
Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко
применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление
Access 2010. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.
Для каждого типа данных предусмотрено несколько готовых фильтров.
Они доступны в виде команд меню в режимах таблицы и макета и в пред-
ставлениях формы и отчета. Таблицу или форму можно отфильтровать не
только с помощью этих фильтров, но и путем заполнения формы (фильтр по
форме).
Пользователь, который может уверенно написать выражение самостоя-
тельно, может добиться большей гибкости, создав собственные фильтры с
помощью параметров вкладки документа Фильтр.
Ниже описаны доступные типы фильтров.
Обычные фильтры: используются для фильтрации по значению или
диапазону значений.
Фильтрация по выделенному : позволяет отсортировать все строки в
таблице, содержащие значение, которое совпадает с выделенным значением
в строке. Используется в режиме таблицы.
Фильтр по форме: используется, если требуется отфильтровать не-
сколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.
Расширенный фильтр: позволяет задать пользовательские условия
фильтра.
Применение обычного фильтра.
1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор-
мы, отчета или макета.
2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар-
кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет
фильтра.
Чтобы удалить все фильтры для определенного объекта, на вкладке
Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и
выберите команду Очистить все фильтры.
27
3. Щелкните в любом месте столбца или элемента управления, соответ-
ствующего первому полю, к которому требуется применить фильтр, и на
вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Фильтр.
Чтобы применить обычный фильтр, выберите пункт Текстовые (или
Числовые, Даты) фильтры и выберите нужный фильтр. Для фильтров Равно
и Между потребуется ввести нужные значения.
Некоторые символы, например *, % и ?, в текстовом поле фильтра счи-
таются специальными знаками. Так, звездочка (*) представляет строку зна-
ков, поэтому строка "а*" соответствует любой строке, начинающейся с буквы
а, а не только строке а*. Если не требуется, чтобы знак считался специаль-
ным, необходимо заключить его в квадратные скобки ([]), например "a[*]". В
базах данных, использующих стандарт ANSI-89, к специальным относятся
знаки *, ?, [, ], !, - и #. В базах данных стандарта ANSI-92 специальными счи-
таются знаки %, _, [, ], ^ и -. В Access можно использовать любой из этих
стандартов, но не оба стандарта одновременно (например, нельзя использо-
вать в выражении сочетание ?a*).
Чтобы применить фильтр на основе значений поля, снимите флажки
возле значений, для которых не следует применять фильтр, и затем нажмите
кнопку ОК.
Если требуется применить фильтр только по одному или нескольким
значениям из длинного списка, сначала снимите флажок (Выделить все), а
затем выберите нужные значения.
Чтобы отфильтровать пустые значения (пустое значение означает отсут-
ствие данных) в текстовых и числовых полях, а также в полях дат, снимите
флажок (Выделить все), а затем установите флажок значения (Пустые).
Применение фильтра по выделению.
1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор-
мы, отчета или макета.
28
2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар-
кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет
фильтра.
3. Перейдите к записи, в которой содержится значение, используемое в
качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме кон-
структора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).
Чтобы применить фильтр по частично выделенному значению, выделите
нужные символы, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр вы-
берите команду Выделение и укажите фильтр, который требуется приме-
нить.
Применение фильтра с помощью заполнения формы.
1. Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или форму в пред-
ставлении формы.
2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В области мар-
кировки проверьте наличие значка Без фильтра или затененного значка Нет
фильтра.
3. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку
Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Фильтр по форме.
4. Выполните действия, соответствующие выбранному режиму.
В режиме Таблицы щелкните первую строку в столбце, к которому
нужно применить фильтр. Щелкните появившуюся стрелку и выберите зна-
чение. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в
нижней части таблицы и выберите другое значение.
В режиме Формы щелкните стрелку в элементе управления и выберите
значение для фильтра. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте
вкладку Или в нижней части формы и выберите другое значение.
5. Иногда может возникнуть необходимость в определении двух различ-
ных наборов условий, например составить список с именами контактов, про-
живающих в Казахстане, и контактов, имеющих дни рождения в апреле. Для
этого можно выполнить одно из указанных ниже действий.
29
Чтобы получить все записи, соответствующие любому из нескольких
наборов условий, введите первый набор условий. Затем откройте вкладку
Или и введите следующий набор условий. Обратите внимание на то, что ес-
ли значение поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от дру-
гих значений полей, необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на
каждой вкладке Или. Иначе говоря, вкладка Найти и каждая вкладка Или
задают отдельный набор значений для фильтра.
Обратите внимание, что каждый раз, когда на вкладку Или добавляется
условие, создается другая вкладка Или, что позволяет указать несколько аль-
тернативных условий отбора. Фильтр возвращает любую запись, в которой
содержатся все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, за-
данные на первой вкладке Или, или все значения, определенные на второй
вкладке Или, и т. д.
Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, нажмите кнопку Пере-
ключить фильтр еще раз.
Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно и
еще раз выберите команду Фильтр по форме. Будет отображен текущий
набор условий фильтра.
Применение расширенного фильтра.
1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, фор-
мы, отчета или макета.
Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке перехо-
дов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затенен-
ным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается,
нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке
Главная и затем выберите команду Очистить все фильтры (если команда
Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).
3. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку
Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Расширенный
фильтр.
30
4. Добавьте в сетку поля, к которым требуется применить фильтр.
5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Усло-
вия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые со-
ответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтер-
нативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке
Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.
Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы
для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие, которое
должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в
строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить
фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.
Чтобы научиться задавать условия, примените к представлению обыч-
ный фильтр или фильтр по выделенному, который позволяет получить жела-
емый результат. Затем откройте вкладку объекта Фильтр.
8.7. Удаление с экрана лишних данных
Для удаления с экрана (но не из таблицы) лишних данных (полей), а
также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являю-
щихся соседними:
одного столбца – установите в него курсор и вызовите правой клавишей
контекстное меню. Выберите команду Скрыть поля;
нескольких столбцов, а также восстановления их отображения – выбе-
рите команду Отобразить поля.
Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым
поле в режиме Конструктор.
Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в
условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после приме-
нения фильтра.