Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций(Теоретические аспекты барьеров на пути эффективных коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность требует постоянной координации деятельности организации и ее отдельных членов для достижения общей цели. Координация может осуществляться в различных формах, в первую очередь через контакты между членами организации в процессе коммуникации. Почти все, что происходит в организации, прямо или косвенно связано с процессами коммуникации, поэтому они являются важным средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Коммуникация является неотъемлемой частью любого процесса взаимодействия, но для ее эффективности требуются некоторые управленческие навыки. Для этого лидер должен, во-первых, знать механизм развития коммуникативных процессов, характер влияния внешних условий на достигнутые результаты, а во-вторых, обладать навыками, необходимыми для эффективного обмена информацией. В сложных ситуациях может даже потребоваться специальный сотрудник в организации, на которого следует возложить ответственность за исследования и улучшение систем связи в организации.

Коммуникационный процесс предъявляет определенные требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Каждый из участников общения должен обладать всеми или хотя бы некоторыми особыми способностями, а именно: видеть, слушать, трогать. Хорошее общение требует определенных знаний и навыков с каждой стороны, а также определенной степени взаимопонимания.

Растущая роль коммуникационных взаимодействий в функционировании и развитии современных организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и между организацией и ее окружающей средой, чтобы проводить оптимальные коммуникационные процессы, полезные для организации. Хорошая коммуникация на практике - главное условие успешной реализации целей организации. В то же время именно коммуникация представляет собой один из самых противоречивых процессов в управлении, ясность понимания которого еще не достигнуты.

Цель данной работы - познакомиться с характером и тонкостями коммуникаций, с потенциальными ловушками на пути к пониманию сути сообщений, а также с тем, что можно сделать для более эффективного общения как между менеджерами, так и за пределами их круга.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить ряд задач:

1. Рассмотреть сущность коммуникационного процесса.

2. Изучить коммуникационные барьеры.

3. Раскрыть средства и пути преодоления барьеров коммуникации.

4. Отразить принципы и правила преодоления коммуникационных барьеров.

5. Выявить пути совершенствования коммуникации в организации.

Объектом исследования являются коммуникации в процессе управления предприятием.

Предмет изучения – барьеры на пути эффективных коммуникаций.

Теоретической и методологической основой послужили работы профессоров и экономистов по данной теме. В процессе работы использовалась учебная литература отечественных авторов и материалы из периодических изданий.

По вопросам рассмотрения сущности коммуникационного процесса была рассмотрена учебная и научная литература «Основы коммуникаций» за 2015-2019г., а также материалы периодических изданий «Коммуникативные барьеры», «Способы преодоления барьеров коммуникации» 2015-2019г.

1. Теоретические аспекты барьеров на пути эффективных коммуникаций

1.1. Сущность коммуникационного процесса

Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации [11, с.24]. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Информация — это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации [11, с.25].

В первом случае общение носит межличностный характер и осуществляется посредством передачи идей, фактов, мнений, предложений, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного человека к другому, устно или каким-либо другим способом (письменно, жестами, поза, тон голоса, время передачи, недоказанность и т. д.), чтобы получить желаемый ответ.

Эффективное межличностное общение имеет решающее значение для успеха руководства по ряду причин. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные между собой) в контексте различных событий.

Во-вторых, межличностное общение, несомненно, лучший способ обсудить и решить проблемы неопределенности и двусмысленности.

Менеджеры тратят 50-90% своего времени на общение. Это может показаться невероятным, но если учесть, что менеджер должен общаться, играя межличностные роли, информационные роли и роли принятия решений, а также выполнять все функции управления, все становится на свои места. Именно потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных действий менеджера, их называют процессом установления связей.

Все три основные ролевые установки менеджеров и все четыре основные функции управления направлены на формулирование целей организации и их достижение, причем степень реализации этих целей, как правило, напрямую зависит от качества коммуникаций. Следовательно, эффективное общение необходимо для успеха как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

Однако, хотя критически важная роль коммуникации в успехе организаций признается всеми, опросы показывают, что, по мнению 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров, именно неэффективные коммуникации становятся сейчас основным барьеров на пути к достижению целей организации [15, с.217]. Разобравшись в сути коммуникаций на личностном и организационном уровнях, можно научиться снижать вероятность неэффективного общения и стать более эффективным менеджером. Эффективный менеджер — это менеджер, который эффективен именно в сфере коммуникаций. Такой управленец знаком с природой коммуникационного процесса, обладает отличными навыками устного и письменного общения и понимает, как на качество коммуникаций влияет среда.

Основная задача менеджмента - получение прибыли, что напрямую зависит от умения менеджера управлять делами. Можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать [6, с.148]. Известно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Этот факт отлично проиллюстрировало исследование Р. Лайкерта, проанализировавшего деятельность бригадиров и их подчиненных одного из предприятий коммунального обслуживания.

В то время как 85% бригадиров считали, что их подчиненные могут свободно обсуждать важные деловые проблемы, лишь 5 % признались, что действительно это делают. В ходе другого исследования менеджер отдела сообщил, что дал инструкции и донес до подчиненных решения по 165 конкретным моментам. Однако, по сведениям подчиненных, они знали лишь о 84 его распоряжениях. Еще один исследователь проанализировал деятельность калифорнийской компании в сфере здравоохранения и выявил серьезные расхождения в оценке эффективности коммуникаций представителями менеджмента высшего, среднего и низшего уровней [4, с.116].

Кроме того, зачастую переданное сообщение неправильно понимается его получателем, что также является признаком неэффективных коммуникаций. Дж. Майнер, выдающийся исследователь в сфере менеджмента, считает, что всего 50% контактов в организации приводят в результате к взаимопониманию сторон [4, с.117]. И, как правило, причиной этому является неспособность людей учесть тот факт, что коммуникации представляют собой обмен.

Обе стороны играют активную роль в обмене. Например, если вы, как руководитель, уведомляете подчиненного об изменении их рабочего задания, то это только начало процесса обмена. Чтобы общение было эффективным, ваш собеседник должен продемонстрировать, что он понимает свою задачу и каких результатов вы от него ждете. Коммуникация эффективна только в том случае, если одна сторона предлагает информацию, а другая правильно ее воспринимает, и для этого к этому процессу необходимо относиться с большой осторожностью.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель общения - понимание передаваемой информации, то есть сообщений [2, с.83].

В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.

1. Генерирование идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникации часто занимает всего несколько секунд, и поэтому выделить в нем фазы довольно сложно, необходимо проанализировать каждую из них и рассказать о проблемах, возникающих на каждой из фаз. Этот анализ аналогичен изучению изображений из очень короткого фильма.

1) Сгенерируйте идею.

Коммуникация начинается с формулировки идеи или сбора информации. Отправитель решает, какое важное сообщение или сообщение следует передать. К сожалению, многие из этих попыток терпят неудачу на первом этапе, потому что отправитель не тратит достаточно времени на обдумывание идеи. Важность этого этапа подчеркивает К. Дэвис: «Ни глянцевая бумага, ни громкоговоритель не могут улучшить плохо составленное сообщение. Девиз этого этапа: «Не начинай говорить, не думая» [14, с.185].

Важно помнить, что на этом этапе идея еще не воплощена в словах или в другой форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только решил, какую именно концепцию он хочет донести. Чтобы сделать это эффективно, надо учесть множество факторов. Например, менеджер, желающий сообщить людям о результатах оценки их деятельности, должен четко понимать, что ему необходимо донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о способах улучшения результатов. Его сообщение не должно состоять из смутных похвал общего характера или критики.

2) Кодирование и выбор канала.

Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение [14, с.185].

Если канал не очень согласуется с идеей, разработанной на первом этапе, эффективность коммуникации также снизится. Например, руководитель, желающий поговорить с подчиненным о недопустимости серьезных нарушений мер безопасности, конечно, может сделать это во время непринужденной беседы за чашкой кофе или отправить ему неформальную записку. Но эти каналы вряд ли смогут передать какое-либо представление о серьезности проблемы так же эффективно, как через официальную встречу или записку.

Выбор средств связи не должен ограничиваться выбором канала. Часто желательно использовать комбинацию двух или более средств массовой информации. Это усложняет процесс, так как отправитель должен установить последовательность использования этих средств и определить, как долго они будут разделены. Однако исследования показывают, что одновременное использование устного и письменного общения обычно более эффективно, чем использование любого из этих средств. Обсуждая результаты этого исследования, профессор Т. Митчел отмечает: «Общий вывод этой работы - устное сообщение в комбинации с письменным, как правило, в большинстве случаев повышает эффективность коммуникации» [7, с.58]. Используя оба канала, можно найти более сложные подходы и при этом письменно зарегистрировать ситуацию. Но это не означает, что любой коммуникационный процесс должен включать письменный элемент, это приводит к неуправляемому бумажному потоку в организации.