Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций(Теоретические аспекты барьеров на пути эффективных коммуникаций).pdf

Правило «собственной неправоты». Необходимо допускать ошибочность личной точки зрения.

Правило «места и времени». Эффективность руководящих распоряжений возрастает при их своевременности и выборе наиболее благоприятной обстановки, в которой они реализуются.

Правило активного и конструктивного слушания, правило обратной связи [3, с.63].

Соблюдение этих правил и принципов способствует реализации функции коммуникации в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику.

3. Пути совершенствования коммуникации в организации

Некоторые из основных способов улучшения коммуникации в организации: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение систем обратной связи, внедрение систем для сбора предложений, использование информационных бюллетеней, использование современных информационных технологий и ресурсов. Рассмотрим эти методы подробнее [13, с.823].

Регулирование информационных потоков (иными словами, изучение информационных потоков).

Каждый руководитель должен знать свои информационные потребности, а также потребности своих подчиненных. Он должен четко понимать объем информации, необходимый каждой части организации для успешного функционирования в целом. При этом не должно наблюдаться ни информационной перегрузки, ни информационного голода. Потребность в информации во многом зависит от масштаба задач и целей.

Именно руководитель ставит перед собой и подчиненными эти цели, соответственно, именно он должен анализировать, изучать и корректировать информационные потоки, чтобы обеспечить наибольшую эффективность коммуникационных процессов в организации, а значит, и успех работы как целое.

Разработка и внедрение систем сбора предложений.

Это необходимо для облегчения доступа к информации с нижних уровней на более высокие. При использовании этой системы все сотрудники организации имеют возможность представить свои идеи, предложения, повышающие эффективность работы организации. Основная цель построения такой системы - уменьшить фильтрацию при передаче информации снизу вверх.

В большинстве случаев такая система реализуется с помощью ящиков предложений, в которые сотрудники могут анонимно бросать письма со своими предложениями.

Однако это не очень эффективно, потому что сотрудник не видит, рассматриваются его предложения или нет, а также отсутствует материальный стимул для сотрудников, идеи которых были применены для повышения эффективности работы. Следует разрабатывать программы, чтобы открыто демонстрировать, почему конкретная идея реализована или нет, а также стимулировать ценные идеи сотрудников. Также можно настроить что-то вроде телефонной службы для получения предложений или страницы уведомлений и пожеланий на веб-сайте компании, где люди, имеющие дело с этой информацией, могут ответить на интересующие вопросы, дать объяснения возможности или невозможности использования каждого из них. Кроме того, одним из вариантов обратной связи является создание кружков качества, а также групп неуправленческих работников, которые встречаются еженедельно для обсуждения предложений по улучшению работы и управления, а также возможные или существующие проблемы, влияющие на их работу.

Улучшение управленческих действий.

Лидер может проводить небольшие встречи с несколькими своими сотрудниками, чтобы делиться нововведениями, обсуждать предстоящие изменения, расставлять приоритеты в работе на будущее и т. д.

В некоторых компаниях как минимум раз в месяц проводятся подобные совещания, в которых принимает участие практически весь коллектив. Эти встречи способствуют налаживанию коммуникационного процесса не только между сотрудниками, но также и между сотрудниками и руководителем [10, с.1086]. Подчиненные начинают чувствовать свою роль в жизни компании. Во многих организациях проводятся подобные встречи, но только среди руководящего звена (так называемые «планерки»). На них подводятся итоги проделанной работы, а также ставятся новые цели и задачи.

Что касается встреч, то они часто превращаются в фарс. Его основная цель - способствовать диалогу между управленческой элитой и сотрудниками - не достигается, поскольку предполагаемый диалог происходит в монологе, естественно сверху вниз. Сотрудников иногда почти заставляют присутствовать (что чем-то напоминает партийные собрания в советские времена). Заметки, отправленные на трибуну, предварительно проверяются на содержание, и, как правило, автор сложного вопроса исследуется с помощью анализа почерка.

Улучшение системы обратной связи. Системы обратной связи являются основой для построения системы управления и коммуникации в организации. Одной из разновидностей системы обратной связи может быть перемещение сотрудников организации из одной части в другую. Например, менеджер идет в цех, где лично проверяет, как выполняются его заказы, правильно ли сотрудники поняли смысл информации, которую он хотел передать. Следующая версия системы обратной связи — это опрос сотрудников. Опросы необходимы для того, чтобы руководство могло получить ответы от работников на большое количество своих вопросов единовременно. Примерами таких вопросов могут выступать:

1) насколько четко доведены до работников цели и задачи их работы;

2) с какими видами проблем они сталкиваются в результате своей профессиональной деятельности;

3) насколько точная информация, необходимая в работе доводится до них; 4) как они оценивают руководителя;

5) владеют ли они информацией, касающейся их дальнейшей работы, а также в курсе ли он последних изменений в работе организации [14, с.237].

Для построения эффективной коммуникационной системы организации необходимы следующие принципы, заостряющие внимание на качестве сообщений, условиях их приема, а также использовании преимуществ неформальной организации. Далее дадим им краткую характеристику.

Принцип ясности. На первый взгляд может показаться, что коммуникация — это просто сообщение, но это не совсем так. Для того, чтобы информация, передаваемая в процессе коммуникации, представляла хоть какую-нибудь ценность, ей необходимо пройти отбор по принципу ясности.

Передаваемое сообщение будет обладать ясностью только, если язык и способ его передачи будет понятен получателю.

Принцип целостности.

По своей природе все управленческие сообщения выступают скорее средствами, нежели окончательными целями. Принцип целостности заключается в том, что целью управленческих сообщений выступает оказание содействия налаживанию взаимопонимания среди сотрудников, работающих над одной задачей, чтобы способствовать выполнению поставленных целей организации.

Принцип стратегического использования информационной организации.

Данный принцип заключается в том, что максимально эффективный коммуникационный процесс протекает только, если руководство применяет неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Одно из действий на пути совершенствования коммуникаций - определение того, какая именно информация необходима для распространения между сотрудниками фирмы для того, чтобы повысилась степень удовлетворенности фирмой, а также с целью проведения стимулирования производительности труда [1, с.82]. Если сотрудники в курсе того, что происходит с их компанией, и они четко осознают свою роль в ней, у них развивается уверенность и доверие к руководящему составу организации, а также они начинаю поддерживать цели и стратегию организации. Если же данная информация утаивается, либо руководство что-то не договаривает, процесс работы нарушается, начинают появляться слухи, работники перестают доверять руководству. Для того, чтобы разработать эффективную программу внутренних коммуникаций в организации, руководителю нужно начать с анализа и оценки управленческой среды. Возможно, для этого нужны ему будут люди, поддерживающие и разделяющие именно его точку зрения. Их можно найти в отделе по управлению персоналом.

Потом следует приступить к изучению литературы, чтобы можно было составить четкую картину того, что собой представляет организационная структура и тип коммуникаций данной организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение коммуникации в бизнесе на современном этапе развития постоянно растет. Это связано с тем, что предприятия, организации, их руководители и сотрудники должны получать и узнавать все больше и больше информации, которая помогает решать возникающие проблемы.

Значение коммуникации в управлении невозможно переоценить. Практически все, что делают лидеры, чтобы помочь организации достичь своих целей, требует эффективного общения. Если люди не могут обмениваться информацией, ясно, что они не смогут сотрудничать, формулировать цели и достигать их.

Коммуникации — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов.

Однако в процессе общения часто возникают трудности и недопонимания. Их причиной могут быть коммуникационные барьеры, возникающие в процессе управленческого общения.

Система барьеров — это своего рода автоматизированная охрана - при срабатывании охранной сигнализации подходы к человеку автоматически блокируются. В противном случае человеческий мозг и психика просто не выдержали бы информационного коллапса. Однако иногда барьеры играют и отрицательную роль.

Неэффективные коммуникации - одна из главных проблем. Глубоко разбираясь в коммуникации на уровне отдельного человека и организации, необходимо научиться сокращать количество неэффективных коммуникаций и становиться более эффективными менеджерами.

Вы можете улучшить коммуникацию в организациях в следующих областях:

1. Регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);

2. Разработка систем сбора предложений с целью облегчения потока информации с нижних уровней на верхние и уменьшения фильтрации;

3. Совершенствование управленческих действий (проведение собраний);

4. Совершенствование систем обратной связи;

5. Использование современных информационных технологий (сети, электронная почта, Интернет);

6.выпуск информационных бюллетеней.

Организационные коммуникации теперь стали важнейшим ресурсом социально-экономического, технического и технологического развития любой организации, являясь, так сказать, катализатором научно-технического прогресса.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Барышников Н.В. Основы межкультурной коммуникации: Уч. / Н.В. Барышников. - М.: Вузовский учебник, 2017. - 192 c.
2. Гавра Д. Основы теории коммуникации. / Д. Гавра. - СПб.: Питер, 2015. - 288 c.
3. Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации (для бакалавров) / О.Л. Гнатюк. - М.: КноРус, 2015. - 128 c.
4. Гойхман О.Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова, В.И. Дубинский. - М.: Инфра-М, 2018. - 253 c.
5. Дзялошинский И.М. Деловые коммуникации. теория и практика: Учебник для бакалавров / И.М. Дзялошинский, М.А. Пильгун. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 433 c.
6. Кривокора, Е.И. Деловые коммуникации: Учебное пособие / Е.И. Кривокора. - М.: Инфра-М, 2017. - 447 c.
7. Ларина Т.В. Основы коммуникации: Учебник / Т.В. Ларина. - М.: Академия, 2018. - 160 c.
8. Лисс Э.М. Деловые коммуникации / Э.М. Лисс, А.С. Ковальчук. - М.: Дашков и Ко, 2018. - 342 с.
9. Маркова Е. И., Маркова И. Д. Коммуникативные барьеры в деловом общении и способы их преодоления//Наука и современность. - 2017. - №16. - С.54-59.
10. Мансурова Т.Г. Влияние внутренних коммуникаций на эффективность деятельности предприятия / Т.Г. Мансурова, Г.Р. Гумерова, Н.В. Руднева // Экономика и предпринимательство. - 2017. - № 6. - С. 1084 - 1089.
11. Нахимова Е.А. Основы теории коммуникации: Учебное пособие, стер / Е.А. Нахимова, А.П. Чудинов. - М.: Флинта, 2015. - 164 c.
12. Павлова Л.Г. Коммуникативные барьеры в сфере управления / Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. - 2017. - № 2. - С. 175 - 180.
13. Рафикова Д.М. О путях и способах повышения эффективности организационных коммуникаций / Д.М. Рафикова // Экономика и социум. - 2016. - № 12-2. - С. 822 - 825.
14. Спивак В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика / В.А. Спивак. - М.: Юрайт, 2017. - 460 с.
15. Спивак В.А. Деловые коммуникации. теория и практика: Учебник для академического бакалавриата / В.А. Спивак. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 460 c.
16. Тупьян Я.А. Барьеры общения, конфликты, стресс [Текст] / Я.А. Лупьян. – Мн.: Выш. шк., 2016. – 223 с
17. Тимофеев М.И. Деловые коммуникации: Учебное пособие / М.И. Тимофеев. - М.: Риор, 2018. - 312 c.
18. Фалькова Е.Г. Межкультурная коммуникация в основных понятиях и определениях. - СПб: СПбГу, 2017. - 563с.
19. Чамкин, А.С. Основы коммуникологии (теория коммуникации): Учебное пособие / А.С. Чамкин. - М.: Инфра-М, 2018. - 384 c.
20. Шарков, Ф.И. Коммуникология: основы теории коммуникации: Учебник для бакалавров / Ф.И. Шарков. - М.: Дашков и К, 2016. - 488 c.
21. Шунейко А.А. Основы успешной коммуникации: Учебное пособие / А.А. Шунейко, И.А. Авдеенко. - М.: Флинта, 2016. - 192 c.